applatenmaken.com/taxatie en waarborg edelmetaal
Taxatie- en waarborgregistratie-app laten maken
Bij edelmetaal hangt alles aan het object: het gewicht, het gehalte, de taxatiewaarde op een moment, de keurtekens die erop staan en wie het heeft ingebracht. Zit dat in een kasboek, een fotomap en het hoofd van de taxateur, dan is een dossier reconstrueren werk en is het bij een controle of een verzekeringsclaim niet in één keer te tonen.
Waar dit om draait
Een taxatie is een oordeel op een moment, met een onderbouwing eronder: gewicht, gehalte, staat, gangbare metaalprijs en eventuele bijzonderheden. Dat oordeel moet later terug te vinden zijn, want tussen taxatie en verkoop kan een jaar zitten en de metaalprijs beweegt intussen.
Daarnaast is er de wettelijke kant. Onder de Waarborgwet moeten gouden voorwerpen vanaf één gram, zilveren vanaf acht gram en platina vanaf een halve gram zijn gekeurd en van een gehaltemerk voorzien voordat ze in Nederland in de handel mogen. Dat keuren gebeurt door een aangewezen waarborginstelling; in Nederland zijn dat WaarborgHolland en Edelmetaal Waarborg Nederland. Wat u zelf moet kunnen aantonen is welk object wanneer is aangeboden en wat eruit kwam.
Wat de software moet kunnen
- Een dossier per object met gewicht, gehalte, afmetingen, foto's en bijzonderheden.
- Taxaties vastleggen met datum, taxateur, gehanteerde metaalprijs en onderbouwing.
- Keurtekens en gehaltemerken registreren, inclusief wat er al op het object stond.
- Aanbieding aan de waarborginstelling volgen: verzonden, gekeurd, terug.
- Herkomst en inbrenger vastleggen, met de identificatie die daarbij hoort.
- De hele keten volgen van inname tot verkoop of omsmelten.
Het object is de eenheid, niet de order
Dit is waar standaardpakketten misgaan. Voorraadsoftware denkt in artikelen met een aantal; bij edelmetaal is elk stuk uniek. Twee identiek ogende ringen kunnen een ander gehalte, een andere taxatiewaarde en een andere herkomst hebben, en die verschillen mogen niet verdwijnen in een regel met aantal twee.
Wij bouwen daarom het object als eenheid, met een eigen dossier dat meegaat door elke stap. Wordt het omgesmolten of opgesplitst, dan legt het systeem die overgang vast in plaats van het oude dossier te wissen. Bij een vraag over herkomst is dat het verschil tussen een antwoord en een reconstructie.
Foto's horen bij dat dossier en niet in een aparte map. Een taxatie zonder beeld van de staat op dat moment is achteraf lastig te verdedigen, zeker als er tussen taxatie en verkoop tijd zit.
Integraties en techniek
In de praktijk koppelt dit aan uw kassa- of verkoopadministratie, aan een weegschaal voor het gewicht, en soms aan een koersbron voor de actuele metaalprijs. Dat laatste maakt taxeren sneller en zorgt dat de gehanteerde koers wordt vastgelegd bij het oordeel in plaats van achteraf te worden gereconstrueerd.
Voor het vastleggen aan de balie werkt een tablet of telefoon het beste: wegen, fotograferen en de gegevens invullen in één handeling. Een objectnummer met een barcode of label maakt dat u het dossier later in één scan terugvindt, ook als het object in een kluis of bij de waarborginstelling ligt.
Waar u op let
Bij inkoop van particulieren gelden regels rond identificatie en registratie, en bij handel in edelmetaal spelen daarnaast verplichtingen rond ongebruikelijke transacties. Wat er in uw situatie precies geldt, bepaalt uw jurist of brancheorganisatie; wij zorgen dat het systeem vastlegt wat u moet kunnen aantonen en dat die gegevens niet breder toegankelijk zijn dan nodig.
Let daarnaast op de beveiliging van het dossier zelf. Een overzicht van waardevolle objecten met locatie en waarde is gevoelige informatie. Toegang hoort per rol te gaan en het systeem hoort niet vanaf elk apparaat benaderbaar te zijn.
Wat de kosten bepalen
Of de aanbiedingsstroom richting de waarborginstelling meemoet, of er een koersbron wordt gekoppeld, en of klanten hun eigen taxatierapport moeten kunnen inzien. Een intern objectregister met taxaties is een overzichtelijk traject; hetzelfde register met een klantportaal en koerskoppeling is aanzienlijk meer.
Wat vaak wordt onderschat is de invoer aan de balie. Als vastleggen langer duurt dan het op een kaartje schrijven, gebeurt het niet. Daar ontwerpen we op, en dat is waarom we eerst meekijken aan de balie voordat we schermen tekenen.
In stappen naar taxatieregistratie op maat
- We kijken mee aan de balie en bij de taxatie, zodat we weten wat er echt gebeurt.
- We ontwerpen het objectdossier met de velden die u werkelijk gebruikt.
- We bouwen inname, taxatie en fotovastlegging als één handeling.
- Daarna de waarborgstroom en de keten tot verkoop of omsmelten.
- We dragen over en richten de toegangsrechten in op wie wat mag zien.
Veelgestelde vragen
Vanaf welk gewicht moet edelmetaal gekeurd worden?
Onder de Waarborgwet geldt dat gouden voorwerpen vanaf één gram, zilveren vanaf acht gram en platina vanaf een halve gram moeten zijn gekeurd voordat ze in Nederland in de handel worden gebracht. Het keuren gebeurt door een aangewezen waarborginstelling. Wat er in uw specifieke situatie geldt, controleert u bij de instelling of uw brancheorganisatie; wij bouwen de registratie, wij geven geen juridisch advies.
Kunnen jullie koppelen met de waarborginstelling?
Wat er aan koppelvlak beschikbaar is, verschilt en verandert; dat zoeken we uit voordat we iets toezeggen. Wat in elk geval werkt, is de aanbieding als proces in uw eigen systeem volgen: welke objecten zijn wanneer verzonden, wat kwam er terug en wat staat er nog uit. Dat is het deel waar in de praktijk objecten zoekraken.
Hoe gaat het systeem om met omsmelten?
Als een overgang, niet als een verwijdering. Het oorspronkelijke object krijgt een einddatum en de nieuwe partij verwijst ernaar terug. Zo blijft de herkomst navolgbaar, ook als het object fysiek niet meer bestaat. Dat is precies het punt waarop een voorraadsysteem dat in aantallen denkt, de historie kwijtraakt.
Kunnen klanten hun taxatierapport inzien?
Dat kan als apart onderdeel: de klant krijgt een link naar zijn eigen dossier met de taxatie, de foto's en de onderbouwing. Het is een veelgevraagde toevoeging bij verzekeringstaxaties. Reken erop dat het een eigen scherm en eigen toegangsafspraken vraagt, en dus geen bijproduct van het register is.
Hoe zit het met identificatie bij inkoop van particulieren?
Bij handel in edelmetaal gelden regels rond identificatie en registratie van transacties. Wat er precies moet worden vastgelegd en hoe lang, bepaalt uw jurist of brancheorganisatie. Wij zorgen dat het systeem dat kan vastleggen, dat de gegevens beperkt toegankelijk zijn en dat er een bewaartermijn op zit.
Van wie is de software na oplevering?
Van u. Code en omgeving staan op uw naam, zodat u niet vastzit aan een leverancier voor elke wijziging.