applatenmaken.com/patiëntidentificatie-software laten maken

Patiëntidentificatie-software laten maken

Een patiënt met twee dossiers na een fusie, een BSN die niet overal is ingevoerd, een typefout in een achternaam. Kleine oorzaken met grote gevolgen voor medicatieveiligheid en administratie. Wij bouwen de matching-software die daar één betrouwbaar dossier van maakt.

Plan een gesprek Meer software op maat

Waar dit om draait

Elke patiënt zou één dossier moeten hebben, maar in de praktijk lopen er bij zorginstellingen al snel meerdere naast elkaar. Na een fusie van ziekenhuizen of zorggroepen, na een overstap tussen bronsystemen, of gewoon door een typefout in een achternaam of geboortedatum bij inschrijving: dubbele en foutieve patiëntdossiers ontstaan op meer manieren dan u zou willen.

Dat is precies waar patiëntidentificatie-software voor bedoeld is, vaak aangeduid als een Master Patient Index (MPI) of Enterprise MPI (EMPI). Het systeem vergelijkt binnenkomende gegevens op NAW, geboortedatum en BSN, herkent waarschijnlijke dubbelingen en biedt die aan als voorstel voor samenvoeging, zodat er uiteindelijk één betrouwbaar gouden dossier per patiënt overblijft.

Voor ziekenhuizen, zorggroepen en andere zorginstellingen is dit meer dan administratief gemak. Een gesplitst dossier betekent dat medicatiehistorie, allergieën of eerdere diagnoses niet compleet in beeld zijn op het moment dat het ertoe doet, en dat rekeningen of correspondentie op de verkeerde plek belanden.

Wat we voor u bouwen

Matching-engine: Combineert deterministische matching, zoals een exacte BSN-overeenkomst, met fuzzy-matching voor typefouten en naamvarianten, zodat beide soorten dubbelingen worden opgespoord.
Merge- en reviewscherm: Medewerkers zien voorgestelde matches naast elkaar en beslissen zelf over samenvoegen. Niets wordt automatisch definitief zonder menselijke blik bij twijfelgevallen.
Koppeling met EPD/ZIS: Synchronisatie met systemen zoals HiX, Epic of Nedap, zodat het gouden dossier overal hetzelfde beeld geeft aan zorgverleners.
Audit trail: Elke match, merge, splitsing en handmatige wijziging wordt vastgelegd: wie de actie uitvoerde, wanneer, en op basis van welke gegevens.
Datakwaliteitsdashboard: Overzicht van openstaande matchvoorstellen, verdachte dubbelingen en de bronsystemen waar de meeste afwijkingen ontstaan.
Controle bij inschrijving: Realtime check op mogelijke dubbele dossiers al bij het aanmaken van een nieuw patiëntdossier, aan de balie of via een online intake.

Deterministisch of fuzzy matchen

Niet elke match is even zeker. Sommige situaties vragen om strikt deterministische matching, andere zijn gebaat bij fuzzy-matching, en in de praktijk zoekt de meeste zorginstelling een plek daartussenin. Waar uw organisatie op dat spectrum landt, hangt af van hoe compleet uw BSN-registratie is en hoeveel bronsystemen u combineert.

Deterministisch

Exacte match op BSN. Betrouwbaar zolang het nummer overal correct is ingevoerd, maar biedt geen vangnet bij ontbrekende of foutieve invoer.

Past bij één bronsysteem met volledige BSN-registratie

Hybride

Combineert BSN met NAW en geboortedatum en kent een waarschijnlijkheidsscore toe aan gedeeltelijke matches. In de praktijk de meest gebruikte aanpak.

Past bij meerdere bronsystemen na een fusie

Fuzzy of probabilistisch

Vangt typefouten, naamvarianten en verouderde adresgegevens op via fonetische matching, met een lagere zekerheid die om menselijke merge-review vraagt.

Past bij oudere dossiers en handmatige invoer

Onze aanpak, stap voor stap

Inventarisatie van bronsystemen
We brengen in kaart welke systemen patiëntgegevens bevatten, van uw EPD/ZIS tot oudere lijsten van overgenomen locaties, en waar de gegevens uit elkaar lopen.
Matchregels opstellen
Samen bepalen we welke velden leidend zijn, zoals BSN, NAW en geboortedatum, en wanneer een fuzzy-match nog acceptabel is, in overleg met uw functionaris gegevensbescherming.
Testen op bestaande dossiers
De matchlogica draait op een kopie van uw huidige data, zodat u ziet hoeveel dubbelingen er zijn en hoe betrouwbaar de voorstellen zijn voordat er iets echt wijzigt.
Merge-workflow bouwen
Een scherm waarin twijfelgevallen worden voorgelegd aan de juiste medewerkers, met de historie van beide dossiers overzichtelijk naast elkaar.
Uitrol en koppeling
Live zetten, gekoppeld aan uw EPD of ZIS, met een periode van extra controle voordat automatische synchronisatie de standaard wordt.

Waarom maatwerk hier loont

Losse MPI-pakketten gaan vaak uit van één specifiek EPD of één vaste matchmethode. Zorginstellingen die meerdere keren zijn gefuseerd, of die met meerdere bronsystemen naast elkaar werken, hebben matchregels nodig die zijn afgestemd op hun eigen mix van data, niet op een generieke standaard.

Omdat het hier om bijzondere persoonsgegevens gaat, medische gegevens vallen onder een strenger AVG-regime, telt ook wie de code en de infrastructuur beheert. Bij ons bent u eigenaar van de code, geen vendor lock-in, zodat u matchregels, audit-eisen en koppelingen kunt aanpassen zodra uw organisatie verandert, bijvoorbeeld na een volgende fusie of een nieuw bronsysteem.

Veelgestelde vragen

Wat is een Master Patient Index (MPI) precies?

Een Master Patient Index, ook wel Enterprise MPI (EMPI) genoemd, is het centrale systeem dat bepaalt welke patiëntdossiers bij dezelfde persoon horen. Het vergelijkt gegevens uit al uw bronsystemen en houdt één gouden dossier per patiënt bij.

Hoe ontstaan dubbele of foutieve patiëntdossiers eigenlijk?

Vaak door een fusie van zorginstellingen, een overstap naar een ander bronsysteem, of simpelweg een typefout in een naam of geboortedatum bij inschrijving. Zonder centrale controle blijven die dubbelingen onopgemerkt.

Matcht het systeem automatisch, of kijkt er altijd iemand mee?

Beide kan. Bij een zekere match, bijvoorbeeld een exacte BSN-overeenkomst, kan koppeling automatisch. Bij een fuzzy-match met lagere zekerheid krijgt een medewerker het voorstel te zien en beslist zelf over samenvoegen.

Werkt dit samen met ons bestaande EPD of ZIS?

Ja. We bouwen koppelingen met veelgebruikte systemen zoals HiX, Epic en Nedap, zodat het gouden dossier synchroon loopt met wat uw zorgverleners al gebruiken.

Hoe waarborgt de software de AVG bij deze gevoelige gegevens?

Medische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en vragen om extra zorgvuldigheid. We leggen elke match, merge en wijziging vast in een audittrail en bouwen toegang en verwerking in overleg met uw functionaris gegevensbescherming.