App voor nacalculatie in projectmatige houtbouw laten maken

De voorcalculatie is opgebouwd uit elementen met elk hun eigen normuren en materiaalstaat. Dat is het niveau waarop u prijst en waarop u leert. Zodra de werkplaats begint, verdwijnt dat niveau: er wordt tijd geschreven op een projectnummer en hout wordt afgeboekt van een order.

Daardoor is een tegenvaller pas na afloop zichtbaar en niet te herleiden. Was het de complexiteit van dat ene dakvlak, een leverancier die te laat was, of een tekening die halverwege wijzigde? Zonder registratie op elementniveau blijft dat een vermoeden, en gaat dezelfde fout volgend project opnieuw in de calculatie.

De kern is het element als drager van zowel de voor- als de nacalculatie.

• Elementenstructuur per project, met de voorgecalculeerde uren en materialen per element.
• Uren schrijven op het element in plaats van op het project, met een bewerking erbij.
• Materiaal afboeken op het element, inclusief wat er is afgekeurd of overgebleven.
• Meer- en minderwerk als aparte regel, gekoppeld aan het element waar het speelt.
• Tussenstand tijdens het project: welke elementen lopen uit de pas en met hoeveel.
• Terugkoppeling naar de calculatie, zodat normuren worden bijgesteld op wat er echt gebeurt.

Dit bepaalt of het systeem gaat werken. Vraagt u een timmerman om per element een tijdregel in te vullen met een keuzelijst van veertig posities, dan schrijft hij aan het einde van de dag acht uur op het project en bent u terug bij af.

Wat wel werkt is een scan op het element zelf. Elk element krijgt een label, je scant bij het starten en bij het afronden, en het systeem weet wie, wat en hoe lang. Waar dat niet kan, werkt een korte lijst van de elementen die vandaag aan de beurt zijn, zodat er hooguit twee keer getikt hoeft te worden.

Reken erop dat dit een werkwijzeverandering in de werkplaats vraagt. Dat is geen softwarevraag maar de belangrijkste voorwaarde voor het slagen; wie dat overslaat, krijgt een systeem met lege velden.

In hout is een deel van het verschil tussen voor- en nacalculatie geen uren maar materiaal: zaagverlies, een plaat die verkeerd is aangebracht, een element dat opnieuw moest. Wie dat niet apart registreert, ziet alleen dat er meer materiaal is verbruikt en niet waarom.

Wij leggen herbewerking daarom vast als eigen categorie, met een reden. Dan is achteraf zichtbaar of het verschil zat in de calculatie, in de uitvoering of in een tekening die is gewijzigd. Dat onderscheid is het verschil tussen leren en constateren.

De elementenstructuur komt vaak uit uw tekenpakket of uit de calculatie. Die dubbel invoeren is zonde en foutgevoelig, dus we halen hem op waar dat kan. Wat mogelijk is hangt af van uw pakket en van of de elementstructuur daar exporteerbaar is; dat inventariseren we vooraf.

Verder gaat het om urenregistratie op de werkvloer, wat een tablet bij de werkbank of een telefoon met scanner betekent, en om uw boekhouding voor de kostprijzen van materiaal. Een werkplaats heeft niet overal goed bereik, dus offline werken met latere synchronisatie is een ontwerpeis.

Kies het elementniveau zorgvuldig. Te grof en u leert niets; te fijn en niemand vult het in. Voor de meeste bedrijven ligt het bij het niveau waarop ook gecalculeerd wordt, en dat is meestal de wand of het dakvlak en niet de individuele regel.

Let ook op wat u met de uitkomsten doet. Nacalculatie levert pas geld op als de normuren daadwerkelijk worden bijgesteld. Spreek vooraf af wie dat doet en wanneer, anders ontstaat er een rapportage die iedereen leest en niemand gebruikt.

Drie dingen: of de elementenstructuur uit een tekenpakket komt of handmatig wordt opgebouwd, of materiaal per element wordt afgeboekt, en of meer- en minderwerk meeloopt. Alleen uren per element registreren is een overzichtelijk traject; volledige nacalculatie met materiaal, afval en een koppeling met het tekenpakket is een veelvoud.

Wat in de praktijk het meeste tijd kost, staat in geen functielijst: bepalen wat een element is en welke bewerkingen u onderscheidt. Dat lijkt vanzelfsprekend tot twee calculatoren het verschillend blijken te doen.

1. We nemen een afgerond project door en leggen naast elkaar wat er is gecalculeerd en wat het werd.
2. We bepalen het elementniveau en de bewerkingen die u wilt onderscheiden.
3. We bouwen de urenregistratie op het element, want zonder die invoer werkt de rest niet.
4. Daarna materiaal en herbewerking, en pas als die staan de terugkoppeling naar de calculatie.
5. We draaien een project mee en dragen over aan werkplaats en calculatie.

• Job-shop-planning-software
• Vaste prijs of nacalculatie
• Alle software op maat