applatenmaken.com/kennisbank/vaste prijs of nacalculatie
Vaste prijs of nacalculatie
Voor u tekent, kiest u een afspraakvorm: een vaste prijs, betalen naar bestede uren, of iets daartussenin. Die keuze bepaalt meer dan de factuur. Hij bepaalt wie het risico draagt, hoeveel u onderweg nog kunt bijsturen en hoe het gesprek verloopt zodra er iets verandert.
Waarom een vaste prijs niet hetzelfde is als zekerheid
Een vaste prijs geeft u één getal en dat is prettig voor een begroting. Wat er onder dat getal gebeurt, is minder eenvoudig. Een leverancier die een vast bedrag afgeeft, neemt het risico op tegenvallers over en rekent dat in. Hoe vager de opdracht, hoe groter die opslag, want hij begroot niet het verwachte geval maar het ongunstige.
Belangrijker is wat het doet met het gesprek. Bij een vaste prijs wordt elke wijziging een onderhandeling: valt dit binnen de afspraak of is het meerwerk? Dat is niet onredelijk, maar het verandert de toon. Waar u eerst samen naar de beste oplossing zocht, gaat het nu over wat er in de bijlage stond.
De vorm werkt goed wanneer u precies weet wat u wilt en dat ook kunt opschrijven. Bij een systeem dat u tijdens het bouwen beter leert begrijpen, werkt hij tegen u: elke nieuwe inzicht kost een wijzigingsvoorstel.
De drie vormen naast elkaar
In de praktijk komt u deze drie tegen, soms onder andere namen. Ze verschillen vooral in wie het risico draagt en hoeveel u onderweg kunt veranderen.
| Vorm | Wat het u geeft | Waar het knelt |
|---|---|---|
| Vaste prijs | ✓Eén bedrag vooraf en een leverancier die de tegenvallers draagt | !Een risico-opslag die u niet ziet, en elke wijziging wordt een onderhandeling |
| Nacalculatie | ✓Volledige vrijheid om onderweg bij te sturen zonder wijzigingsvoorstellen | !Geen plafond, dus u moet zelf sturen op voortgang en besteding |
| Vaste prijs per fase | ✓Zekerheid per blok en een natuurlijk moment om te herzien | !Vraagt van u dat u per fase besluit, en dat kost aandacht |
Wat u zelf inbrengt bepaalt welke vorm werkt
De vraag is niet welke vorm het beste is maar welke bij uw situatie past, en dat hangt vooral af van hoe scherp uw opdracht is en hoeveel tijd u er zelf in kunt steken.
Weet u precies wat er moet komen, ligt er een uitgewerkt programma van eisen en verandert dat de komende maanden niet, dan is een vaste prijs verdedigbaar. U koopt dan zekerheid en betaalt daarvoor een opslag die in verhouding staat.
Is de opdracht nog aan het schuiven, of moet uw organisatie tijdens het bouwen ontdekken hoe het proces eigenlijk hoort te lopen, dan koopt een vaste prijs u vooral rigiditeit. De leverancier bouwt dan precies wat er staat, ook als u halverwege ziet dat het anders moet.
Wat u vastlegt, welke vorm het ook wordt
De afspraakvorm is minder bepalend dan wat u eromheen regelt. Deze punten voorkomen het grootste deel van de discussies achteraf.
Deze afspraken zijn goedkoop om te maken en duur om te missen. Ze horen in het contract, niet in een e-mail.
Een middenweg die in de praktijk vaak werkt
De vorm die we het vaakst zien werken bij maatwerk is een vaste prijs per afgebakende fase, met een herzieningsmoment ertussen. U spreekt een eerste blok af dat scherp genoeg is om te begroten, en aan het eind daarvan besluit u op basis van wat er staat of en hoe u doorgaat.
Dat geeft u de begrotingszekerheid van een vaste prijs zonder dat u de hele opdracht vooruit moet dichttimmeren. Het geeft de leverancier ruimte om te leren van wat er in het eerste blok bleek. En het geeft u een uitstapmoment dat niet voelt als een conflict.
Wat u ervoor terugdoet, is aandacht. Per fase moet u besluiten, en dat besluit moet u kunnen nemen. Een opdrachtgever die alleen aan het begin en het eind meekijkt, is beter af met een vaste prijs voor het geheel, ook al betaalt hij daar meer voor.
Veelgestelde vragen
Is een vaste prijs veiliger dan nacalculatie?
Hij is voorspelbaarder, wat iets anders is dan veiliger. U betaalt een opslag voor het risico dat de leverancier overneemt, en u levert flexibiliteit in: elke wijziging wordt een onderhandeling. Bij een scherp afgebakende opdracht is dat een goede ruil. Bij een opdracht die nog beweegt, werkt het tegen u.
Waarom lopen offertes voor dezelfde app zo uiteen?
Meestal omdat er iets anders begroot wordt. De een rekent op een uitgewerkte oplossing inclusief beheer en overdracht, de ander op de kortste route naar iets dat werkt. Vraag daarom niet alleen om een bedrag maar om de aannames eronder: wat zit erin, wat niet, en wat gebeurt er als een aanname niet klopt.
Wat is meerwerk precies?
Werk dat buiten de afgesproken opdracht valt. Het lastige is dat de grens zelden scherp is: een veld toevoegen kan een detail zijn of een nieuwe stroom raken. Leg daarom vooraf vast wie meerwerk vaststelt, hoe het wordt begroot en wie het namens u mag goedkeuren. Zonder die afspraak wordt elk verzoek een discussie.
Kan ik bij nacalculatie een plafond afspreken?
Ja, en dat is aan te raden. Niet als hard maximum waarbij het werk stopt, maar als afgesproken moment om samen te kijken waar u staat. Dat houdt de flexibiliteit van nacalculatie en geeft u toch een grens waar iemand aan de bel trekt.
Wat als het project uitloopt bij een vaste prijs?
Dan is dat in beginsel het risico van de leverancier, en dat is precies waarvoor u betaalt. In de praktijk ontstaat er discussie zodra de uitloop komt door onduidelijkheid in de opdracht of door beslissingen die aan uw kant bleven liggen. Daarom is vastleggen wat er van u wordt verwacht net zo belangrijk als vastleggen wat de leverancier levert.