Software voor licentiebeheer bij een reseller laten maken

Bij licentiehandel bestaat er geen voorraad die u kunt tellen. Wat u heeft, is een inkoopafspraak met een leverancier en een verkoopafspraak met een klant, en die twee lopen niet gelijk. Ze hebben andere looptijden, andere opzegtermijnen en soms andere aantallen, en elk van die verschillen kost geld zonder dat iemand het merkt.

Daar komt bij dat het aantal gebruikers verandert. Een klant neemt vijf licenties af en gebruikt er drie, of gebruikt er acht. Bij een maandelijkse afname is dat een cijfer dat elke maand kan schuiven, en dat maakt van uw administratie een aansluiting in plaats van een lijst.

De kern is dat inkoop en verkoop per licentie aan elkaar hangen, met de datums die ertoe doen.

• Ingekochte licenties per leverancier, met aantal, looptijd en inkoopprijs.
• Verkochte licenties per klant, met aantal, looptijd en verkoopprijs.
• De aansluiting: wat is ingekocht en niet doorbelast, en andersom.
• Verlengdata en opzegtermijnen aan beide kanten, want die vallen zelden samen.
• Prijstrappen en staffels, die per leverancier anders werken.
• Het werkelijke gebruik, waar dat uit te lezen is.

Het duurste dat in deze administratie misgaat, is een verlenging die u niet zag aankomen. Uw klant zegt op met een termijn van een maand, uw leverancier hanteert er drie, en het verschil betaalt u zelf. Bij één klant is dat vervelend, bij een portefeuille is het een structureel lek.

De reden dat het misgaat is zelden onwil. De datums staan in verschillende systemen, in contracten die niemand erbij pakt, en de melding komt van de leverancier op het moment dat het al te laat is. Wie beide termijnen aan dezelfde licentie hangt, ziet het moment aankomen waarop hij moet handelen.

Wij bouwen die bewaking als het eerste onderdeel dat werkt. Niet omdat het het mooiste is, maar omdat het meteen geld oplevert.

Bij veel producten is uit te lezen hoeveel gebruikers er werkelijk actief zijn. Dat cijfer naast wat u heeft verkocht, levert twee soorten winst op: klanten die meer gebruiken dan zij afnemen, en klanten die betalen voor wat ze niet gebruiken.

Bij abonnementen die per maand meebewegen komt daar een derde vraag bij: wanneer verrekent u. Een klant die in maart opschaalt en in mei terugschaalt, levert bij maandelijkse verrekening een ander bedrag op dan bij een jaarlijkse afrekening achteraf. Welke afspraak u ook maakt, het systeem moet hem kunnen uitvoeren zonder dat iemand elke maand een spreadsheet bijwerkt.

Dat tweede is ongemakkelijk en op termijn het meest waardevol. Een klant die ontdekt dat hij jaren te veel betaalde, vertrekt; een klant die door u wordt gewezen op licenties die hij kan opzeggen, blijft. Welke kant u kiest, is een commerciële afweging, maar u kunt hem alleen maken als u het verschil ziet.

Aan de inkoopkant hebben de grote leveranciers doorgaans een portaal en soms een koppeling waarmee afnamen en verlengingen op te halen zijn. Dat verschilt sterk per leverancier en het verandert regelmatig; wij inventariseren per leverancier wat er is voordat we iets beloven.

Aan uw kant koppelen we met uw boekhouding voor de facturatie en, als u die heeft, met uw ticket- of klantsysteem. Werkt u met terugkerende facturatie op verbruik, dan raakt dit aan verbruiksfacturatie. Hoe koppelingen werken staat op systemen koppelen met een api.

Let op de prijstrappen. Leveranciers hanteren staffels die per product en per programma verschillen, en een klant die over een grens gaat, verandert uw inkoopprijs voor het geheel. Als die logica niet in het systeem zit, klopt uw marge per klant niet, ook al klopt het totaal.

Let ook op wat u belooft over gebruikscijfers. Niet elk product geeft betrouwbare gebruiksgegevens af, en een cijfer dat net iets anders meet dan de klant denkt, levert een gesprek op dat u niet wilt. Toon liever minder en leg uit wat het meet.

Het aantal leveranciers weegt zwaarder dan het aantal klanten. Elke leverancier heeft een eigen manier van aanleveren, eigen staffels en eigen termijnen, en elk daarvan is een eigen stuk werk.

Daarnaast telt of het gebruik meemoet. De aansluiting tussen inkoop en verkoop is een overzichtelijk systeem; daar het werkelijke gebruik naast leggen vraagt per product een eigen uitlezing en dat is waar de omvang ontstaat.

1. We beginnen bij de verlengdata en opzegtermijnen, want daar zit het directe lek.
2. We bouwen het register van ingekochte en verkochte licenties met hun looptijden.
3. Daarna de aansluiting: wat is ingekocht en niet doorbelast, en andersom.
4. Vervolgens de prijstrappen per leverancier, zodat de marge per klant klopt.
5. Pas als dat staat, halen we per product het werkelijke gebruik erbij.

• Verbruiksfacturatie software
• Digitale certificaten software
• Alle software op maat