Digitale certificaten-software laten maken

Na een opleiding, cursus, training of certificering geven veel organisaties nog een certificaat mee dat met de hand is opgemaakt en per e-mail verstuurd. Dat werkt tot iemand het certificaat nodig heeft bij een nieuwe werkgever of een toezichthouder: die kan dan alleen navraag doen bij de uitgevende organisatie, die zelf vaak geen centraal overzicht heeft van wie welk certificaat wanneer heeft ontvangen.

Standaardsoftware lost dit maar ten dele op. Een leerplatform genereert soms een PDF bij het afronden van een module, maar biedt zelden een manier waarop een derde de echtheid zelfstandig kan controleren, en koppelt niet aan de eigen deelnemersadministratie of certificeringsregels. Software op maat sluit aan bij hoe uw organisatie certificeert: welke opleidingen, welke geldigheidsduur, en wie er mag intrekken of vernieuwen.

De kern is automatische uitgifte met een controleerbare herkomst. Daarnaast zijn dit de functies die het verschil maken:

• Automatisch genereren: het certificaat wordt aangemaakt zodra een deelnemer een opleiding, cursus of toets succesvol afrondt, met naam, resultaat en uitgiftedatum direct correct ingevuld.
• Verifieerbare link of QR-code: elk certificaat krijgt een unieke link en/of QR-code waarmee een werkgever of andere derde direct kan nagaan of het certificaat echt en nog geldig is.
• Overzicht voor de uitgevende organisatie: wie heeft welk certificaat wanneer ontvangen, doorzoekbaar per deelnemer, opleiding of periode.
• Vervaldatum en hercertificering: signalering ruim voordat een certificaat verloopt, zodat deelnemer en organisatie op tijd weten dat hercertificering nodig is.
• Intrekken: een certificaat kan worden ingetrokken, bijvoorbeeld bij fraude of een vervallen erkenning, waarna de verificatiecheck dat meteen toont.
• Sjablonen per opleiding of niveau: eigen huisstijl, en verplichte velden zoals uitgevende instantie en de scope van het certificaat.

Voor de verifieerbare link of QR-code is geen eigen protocol nodig. Open Badges is een internationale standaard van 1EdTech voor digitale badges: metadata over de uitgever, de criteria, het bewijs en de ontvanger staat in de badge zelf, zodat die op zichzelf te controleren is, zonder tussenkomst van de uitgever. Versie 3.0 sluit aan op de Verifiable Credentials van het World Wide Web Consortium, wat badges ook geschikt maakt om te delen op LinkedIn of in een e-portfolio. De software kan certificaten uitgeven als eigen document, als Open Badge, of als beide.

Een certificaat bevat persoonsgegevens: minimaal een naam, vaak ook een resultaat of geboortedatum. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de omgang met dergelijke gegevens onder de AVG. Dat betekent vooraf bepalen wat op de publieke verificatiepagina zichtbaar is, hoe lang certificaten bewaard blijven, en wie er wijzigingen mag aanbrengen.

Certificaatuitgifte staat zelden op zichzelf. De meest gevraagde koppeling is met het leerplatform of toetssysteem waar een deelnemer een opleiding afrondt, zodat uitgifte automatisch volgt op een geslaagde toets zonder handmatige actie. Voor onderwijsinstellingen loopt dit vaak samen met een studentinformatiesysteem of een breder onderwijs-ERP, waarin resultaten en inschrijvingen al centraal staan.

Daarnaast helpt een koppeling met de eigen deelnemers- of ledenadministratie, zodat certificaten in één overzicht met de rest van het klantdossier staan. Voor grote cohorten is bulk-uitgifte via een API nuttig, zodat een hele groep in één keer wordt gecertificeerd in plaats van certificaat voor certificaat.

De grootste valkuil zit in de publieke verificatiepagina: te veel persoonsgegevens tonen aan iedereen met de link is onwenselijk, te weinig maakt de check nutteloos. Bepaal vooraf wat een derde precies moet kunnen zien, zoals naam, opleiding en geldigheid, en wat u liever niet publiek toont, zoals resultaat of geboortedatum.

Regel intrekking en correctie ook als volwaardig proces en niet als uitzondering die er later bij wordt bedacht: wie mag intrekken, wat gebeurt er met een certificaat bij een tikfout in de naam, en blijft een ouder certificaat na jaren nog opvraagbaar als de opleiding zelf niet meer bestaat.

Bepalend zijn het aantal typen certificaten en sjablonen, het volume aan uitgiftes per jaar, de koppelingen met leerplatform, toetssysteem en deelnemersadministratie, en de keuze voor een eigen verificatiepagina, Open Badges, of beide. Een enkele cursus met een vaste geldigheidsduur is aanzienlijk lichter dan een certificeringsinstantie met meerdere niveaus, hercertificering en bulk-uitgifte. We beginnen bij het proces waar nu de meeste handmatige uitgifte plaatsvindt.

We brengen eerst het huidige uitgifteproces in kaart: wie certificeert wanneer, vanuit welk systeem, en met welke geldigheidsduur. Daarna bouwen we de kernregistratie met automatische generatie bij afronding, gevolgd door de verifieerbare link of QR-code en de publieke checkpagina. Vervolgens komen signalering van vervaldatums en hercertificering, en desgewenst een Open Badges-export, met als laatste stap de koppeling met leerplatform en deelnemersadministratie. Elke stap maakt de uitgifte aantoonbaar sluitender.

• Studentinformatiesysteem laten maken
• Onderwijs-ERP-software laten maken
• Alle software op maat