applatenmaken.com/kennisbank/wat doet een WMS
Wat doet een WMS en wanneer heeft u er een nodig?
Uw voorraadstanden staan in het ERP of in een spreadsheet, en op papier klopt het. In het magazijn wordt gezocht, gaan er verkeerde artikelen mee en levert de telling onverklaarbare correcties op. Deze pagina legt uit wat een warehouse management systeem daaraan toevoegt, en wanneer uw huidige systeem volstaat.
Wat een WMS doet dat uw ERP niet doet
Een ERP houdt bij hoeveel u van een artikel heeft. Dat is een administratief getal: het telt op en bepaalt of de verkoop iets mag beloven. Een warehouse management systeem, kortweg WMS, weet waar dat artikel ligt en stuurt het werk aan dat het daar brengt en weghaalt. Dat is het verschil tussen een voorraadstand en een magazijn dat loopt.
- Locatiebeheer
- Uw ERP weet dat er veertig stuks zijn. Een WMS weet dat er dertig op een pallet in het rek liggen en tien in de grijplocatie, en welke gepakt moet worden.
- Aansturing van het picken
- Geen orderregels op volgorde van binnenkomst, maar een opdracht per medewerker in een volgorde die door het magazijn loopt. Meerdere orders tegelijk, of per zone.
- Controle bij inslag
- Bij ontvangst wordt gescand tegen de inkooporder. Wat binnenkomt gaat naar een locatie die het systeem toewijst, niet naar de plek waar toevallig ruimte was.
- Controle bij uitslag
- Bij het pakken wordt gescand tegen de orderregel. Een verkeerd artikel of aantal wordt gemeld op het moment zelf, niet als de klant belt.
Die twee controlemomenten leveren de meeste winst op. Magazijnfouten ontstaan zelden uit onkunde, maar doordat artikelen op elkaar lijken, doordat een locatie vol stond, of doordat een mutatie later zou worden ingevoerd.
Hoe zo'n systeem er als toepassing uitziet, staat in de gids over magazijnbeheer-apps. Deze pagina gaat over de keuze ervoor.
Wanneer uw ERP volstaat en wanneer niet
Een apart WMS is geen stap die ieder bedrijf ooit hoort te zetten. Er zijn magazijnen waar de voorraadmodule van een ERP-systeem ruim voldoet. Waar dat ophoudt, hangt niet af van uw omzet maar van het aantal beslissingen per order.
| Uw situatie | Wat hier past | Waar u op let |
|---|---|---|
| Vaste plek per artikel, overzichtelijk assortiment | ✓Uw ERP volstaat; een picklijst is genoeg | !Of dat ook geldt als de mensen die het uit hun hoofd weten er niet zijn |
| Meerdere locaties per artikel, meerdere verkoopkanalen | ✓Grensgebied. Locatiebeheer en scannen gaan lonen, soms als uitbreiding op uw ERP | !Of uw ERP echt meerdere locaties per artikel kent, of alleen meerdere magazijnen |
| Batches, houdbaarheid, serienummers of veel retouren | ✓Een WMS verdient zich terug; dit bijhouden zonder scannen gaat mis | !Of u kunt terugvinden welke batch naar welke klant is gegaan, ook lang daarna |
Vier signalen zeggen meer dan een vergelijking van functielijsten: er wordt gezocht naar artikelen die volgens het systeem aanwezig zijn, pickfouten komen pas bij de klant aan het licht, nieuwe medewerkers zijn traag productief omdat de kennis in hoofden zit, en de telling levert correcties op die niemand kan verklaren. Twee van de vier zijn genoeg reden om het te onderzoeken.
Gaat het bij u vooral om het pickproces zelf, dan zit u beter op de pagina over orderpicking-software.
Hoe het samenwerkt met scanners en met uw ERP
Een WMS zonder scanners is een administratie met extra invoerwerk. De waarde ontstaat doordat handeling en registratie samenvallen: iemand pakt iets, scant het, en daarmee is het geboekt. Dat kan met een handterminal en bij lichtere processen met een telefoon.
De koppeling met uw ERP loopt in twee richtingen. Vanuit het ERP komen artikelgegevens, inkooporders en verkooporders; terug gaan ontvangsten, voorraadmutaties, verzendingen en correcties. Hoe zo'n uitwisseling werkt en waar die stukgaat, staat in het artikel over systemen koppelen met een API.
Belangrijker dan de techniek is de afspraak die vaak wordt overgeslagen: welk systeem is eigenaar van welk gegeven. Gebruikelijk is dat het ERP eigenaar is van artikelen, klanten en orders, en het WMS van locaties en fysieke voorraad; het ERP neemt de voorraadstand over van het WMS en niet andersom. Ligt dat niet vast, dan is een koppeling die even stilvalt het begin van een probleem dat lang doorwerkt.
Waarom uw magazijn meer bepaalt dan het pakket
De meeste aandacht gaat naar de vergelijking tussen pakketten, en daar gaat het zelden mis. De Nederlandse markt kent brede internationale systemen zoals Manhattan, Blue Yonder, SAP en Oracle, magazijnmodules binnen ERP-pakketten als Microsoft Dynamics, Exact en AFAS, en kleinere aanbieders voor webshops of een specifieke sector, zoals Picqer, Boltrics, Boxwise en Sherpaan. De basis doen ze vrijwel allemaal; het verschil zit in de vraag of uw magazijn zich laat aansturen.
Een WMS werkt met locaties, en die locaties moeten een logica hebben. Het bepaalt een korte pickroute als de gangnummering meeloopt met de looprichting, legt hardlopers vooraan als is vastgelegd wat een hardloper is, en stuurt een ontvangst naar de juiste plek als er regels zijn voor welk artikel waar hoort. Ontbreekt dat, dan registreert het systeem de bestaande wanorde.
De volgorde is dus: eerst uw orders en wat u de klant belooft, dan het proces, dan de systeemlogica, en pas daarna het pakket. Een programma van eisen dat bij het proces begint, levert een kortere shortlist op.
Vragen die u zonder software beantwoordt. Wat u hier niet weet, weet het pakket straks ook niet.
Wat er misgaat als de voorraad in twee systemen staat
De duurste fout bij een WMS is niet een verkeerd pakket. Het is dat de voorraad op twee plekken wordt bijgehouden zonder dat is bepaald welke van de twee gelijk heeft. Dat gebeurt zelden bewust: er gaat een keer iets mis in de koppeling, iemand corrigeert het met de hand in het ERP omdat de klant wacht, en vanaf dat moment lopen de twee uit elkaar.
Het vervelende is dat u het niet meteen merkt. Bij artikelen die snel doorlopen valt een verschil op, bij de rest niet. Als het opvalt, is niet meer te herleiden welk getal echt is en welk uit een correctie komt. Dan blijft alleen tellen over, en dat kost precies de moeite die het systeem zou besparen.
De remedie is saai: een systeem is eigenaar van de fysieke voorraad, correcties worden alleen daar gedaan en het andere volgt. Spreek daarnaast af hoe u tussentijds telt zonder het magazijn stil te leggen, zodat afwijkingen opvallen voordat ze gewoonte worden.
Dezelfde vraag speelt bij de overstap. Beginvoorraad, artikelen en locaties overzetten is een migratie, met alle rommel die in oude bestanden zit: dubbele artikelnummers, verpakkingseenheden die niet kloppen, standen die niemand meer heeft geteld. Wat daarbij komt kijken staat in het artikel over datamigratie naar een nieuw systeem. Lees ook waarom software soms niet wordt gebruikt, voordat u de scanners uitdeelt.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een WMS en de voorraadmodule van mijn ERP?
Het ERP houdt aantallen bij op artikelniveau, het WMS op locatieniveau, en het WMS stuurt bovendien het werk aan: wie pakt wat, waar en in welke volgorde. Sommige ERP-pakketten hebben een magazijnmodule die dat deels kan; of die volstaat hangt af van het aantal locaties per artikel en of u wilt scannen.
Kan ik met alleen mijn ERP toe?
Vaak wel, als elk artikel een vaste plek heeft, het assortiment overzichtelijk is en orders uit weinig regels bestaan. Het houdt op zodra artikelen op meerdere locaties liggen, meerdere kanalen uit hetzelfde magazijn worden bediend, of u batches, houdbaarheid of serienummers moet terugvinden. Kijk naar het aantal beslissingen per order, niet naar uw omzet.
Heb ik scanners nodig voor een WMS?
Voor het grootste deel van de winst wel. Zonder scannen blijft registreren een aparte handeling die later gebeurt of wordt overgeslagen, en dan blijft de voorraad afwijken. Zware terminals zijn niet altijd nodig; bij lichtere processen volstaat een telefoon.
Kies ik een standaardpakket of iets op maat?
Voor een gangbaar magazijn doet een standaardpakket de basis prima; dat is meestal het verstandigste beginpunt. Maatwerk is te verdedigen als uw proces onderscheidend is, of als het systeem moet samenwerken met machines of met bestaande software die niet weg kan.
Wat gaat er mis als de voorraad in twee systemen staat?
De twee lopen uit elkaar, meestal door handmatige correcties op een van beide plekken. U merkt het pas later en dan is niet meer te herleiden welk getal klopt. Leg vast welk systeem eigenaar is van de fysieke voorraad en laat het andere volgen.