applatenmaken.com/kennisbank/een epd kiezen
Een elektronisch patiëntendossier kiezen
Een EPD kiest u zelden opnieuw. Het bepaalt jarenlang hoe uw team registreert, wat u kunt delen met andere zorgverleners en hoe makkelijk u er ooit weer uit komt. Deze pagina gaat over de vragen die dat bepalen.
Wat een EPD is, en waarin een ECD verschilt
Een elektronisch patiëntendossier is het systeem waarin een zorgverlener de gegevens van een patiënt vastlegt: bevindingen, behandeling, correspondentie en de bijbehorende administratie. Een elektronisch cliëntendossier doet hetzelfde werk, maar die term is gangbaar waar over cliënten wordt gesproken: de langdurige zorg, de gehandicaptenzorg en de geestelijke gezondheidszorg.
Het onderscheid zit vooral in woordgebruik en in wat standaard in het pakket zit. Een ECD leunt zwaarder op zorgplannen en dagrapportages, een EPD in de curatieve zorg op consulten en verwijzingen. Voor uw keuze is dat minder bepalend dan het lijkt: beide vallen onder dezelfde regels.
Opvallend genoeg komt het woord EPD in de wet niet voor. De Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg kent het zorginformatiesysteem, uw eigen dossiersysteem, en daarnaast het elektronisch uitwisselingssysteem, waarmee andere zorgaanbieders die gegevens kunnen raadplegen. Dat onderscheid is bruikbaar, want leveranciers noemen ze vaak in één adem.
- EPD of ECD
- Het dossiersysteem waarin uw team registreert. Dit ziet u in de demonstratie.
- Zorginformatiesysteem
- De term die de wet voor datzelfde systeem gebruikt.
- Elektronisch uitwisselingssysteem
- De voorziening waarmee anderen uw gegevens raadplegen. Vaak niet hetzelfde product.
- Informatiestandaard
- De afspraak waarmee twee systemen hetzelfde gegeven op dezelfde manier bedoelen.
Waarom uitwisseling de keuze bepaalt, niet het scherm
Aan schermen went u. Waar u niet aan went is een systeem dat gegevens niet kwijt kan aan wie ze nodig heeft. Dan gaat uw team overtypen, bellen en scannen, jarenlang.
De wetgever duwt dezelfde kant op. De Wet elektronische gegevensuitwisseling in de zorg geldt sinds 1 juli 2023. Het is een kaderwet: zij maakt het mogelijk om per gegevensuitwisseling aan te wijzen dat die elektronisch moet verlopen, en om daarbij eisen te stellen aan taal en techniek. In het bijbehorende besluit is het versturen van een recept door een huisarts aan een terhandsteller aangewezen.
Europees loopt dezelfde lijn. De verordening over de Europese ruimte voor gezondheidsgegevens, Verordening (EU) 2025/327, is op 26 maart 2025 in werking getreden en stelt eisen aan systemen voor elektronische patiëntendossiers. Die verplichtingen gaan gefaseerd gelden: geen reden tot haast, wel om te vragen wat uw leverancier ermee doet.
Vraag daarom niet of een pakket koppelbaar is, want dat zegt iedereen. Vraag welke uitwisselingen vandaag bij welke klant draaien, met welke standaard, en of u die klant mag spreken. Zie ook systemen koppelen met een api.
Wat u vraagt over uitwisseling en declaratie
Er lopen twee stromen uit uw dossier naar buiten. Naar andere zorgverleners gaat inhoud, naar de zorgverzekeraar gaat administratie. Pakketten zijn zelden in beide even sterk.
Aan de inhoudelijke kant moet u toestemming kunnen aantonen. De wet bepaalt dat een zorgaanbieder gegevens alleen via een elektronisch uitwisselingssysteem beschikbaar stelt voor zover is vastgesteld dat de cliënt daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Het systeem moet die toestemming dus vastleggen, tonen en intrekbaar maken.
Aan de declaratiekant lopen berichten naar zorgverzekeraars via de EI-standaarden van Vektis, waarbij EI staat voor externe integratie van elektronische systemen. VECOZO verzorgt dat berichtenverkeer en controleert verzonden berichten; Vektis beheert ook het AGB-register. Vraag wie de standaarden bijhoudt als ze wijzigen.
Antwoorden als "dat kan" tellen niet. U zoekt een naam, een versie en een klant die het gebruikt. Zie ook een softwareleverancier kiezen.
Toegang en logging, omdat het medische gegevens zijn
Voor systemen die medische gegevens verwerken gelden normen die niet vrijblijvend zijn. Het Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders, in werking sinds 1 januari 2018, verwijst voor veilig en zorgvuldig gebruik naar NEN 7510 en NEN 7512, en voor logging naar NEN 7513. Die gaan achtereenvolgens over informatiebeveiliging in de zorg, de vertrouwensbasis bij gegevensuitwisseling en het vastleggen van handelingen in het dossier.
Logging is hier geen technisch detail. De cliënt heeft recht op elektronische inzage en afschrift, en daarbij op een overzicht van wie informatie beschikbaar heeft gesteld en wie iets heeft ingezien of opgevraagd, met datum erbij. Zo'n overzicht stelt u niet met de hand samen: dit is een keuzecriterium, geen wens voor later.
| Onderwerp | Wat geregeld hoort te zijn | Waar u op let |
|---|---|---|
| Rollen en rechten | ✓Toegang volgt de behandelrelatie, niet alleen de functietitel | !Of iemand met één rol bij het hele bestand kan |
| Logging | ✓Inzage en wijziging vastgelegd conform NEN 7513 | !Of u die logging zelf kunt raadplegen |
| Noodtoegang | ✓Een doorbraakprocedure die achteraf zichtbaar is | !Of die procedure de normale route wordt |
| Beheerders | ✓Tweefactor, en vastgelegd wie bij productiegegevens kan | !Hoeveel mensen bij de leverancier dat zijn |
Dit is geen juridisch advies. Wat in uw situatie verplicht is, hangt af van uw sector en de gegevens die u verwerkt; leg dat voor aan een jurist of aan uw functionaris gegevensbescherming voordat u tekent. Zelf kunt u de vragen uit beveiliging eisen aan uw leverancier stellen en vragen of bescherming vanaf het ontwerp is meegenomen: privacy by design.
De overstap, de oude dossiers en uw eigen data
Een medisch dossier wordt wettelijk minimaal twintig jaar bewaard, gerekend vanaf de laatste wijziging, en soms langer. Uw oude systeem kan dus niet zomaar uit zodra het nieuwe draait. Een overstap is net zo goed een archiefvraagstuk.
- Bepaal wat mee moet
Actieve dossiers, gesloten dossiers, bijlagen en beeldmateriaal zijn vier verschillende problemen.
- Kies een route per categorie
Alles overzetten, een kernset overzetten en het oude systeem raadpleegbaar houden, of exporteren naar een archiefvoorziening.
- Test op echte dossiers
Vrije tekst, scans en handmatige correcties leggen fouten bloot die een nette testset verbergt.
- Leg vast wie controleert
Een behandelaar bevestigt dat het overgezette dossier klopt. Dat oordeel kan de leverancier niet vellen.
De praktische kant staat in datamigratie naar een nieuw systeem en in een oud systeem uitfaseren.
Leg tot slot vast wat er met uw gegevens gebeurt als de samenwerking eindigt. Van wie zijn ze, in welk formaat krijgt u een volledige export, hoe vaak kunt u die opvragen, hoe lang bewaart de leverancier ze na opzegging en wie aan zijn kant erbij kan. Zie ook waar staat uw data en broncode, eigendom en overdracht.
Overweegt u geen pakket maar iets dat op uw eigen werkwijze is toegesneden, dan staat op onze pagina over EPD-software wat daarbij komt kijken.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een EPD en een ECD?
Functioneel is het hetzelfde soort systeem: een elektronisch dossier waarin zorgverleners gegevens over een persoon vastleggen. EPD is gangbaar waar over patiënten wordt gesproken, ECD waar over cliënten wordt gesproken, zoals in de langdurige zorg en de gehandicaptenzorg. Het accent in de functionaliteit verschilt, de regels waaraan het systeem moet voldoen niet.
Welke wet regelt gegevensuitwisseling in de zorg?
De Wet elektronische gegevensuitwisseling in de zorg geldt sinds 1 juli 2023. Het is een kaderwet: per gegevensuitwisseling kan worden aangewezen dat die elektronisch moet verlopen, en aan welke eisen voor taal en techniek. Daarnaast regelt de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg de uitdrukkelijke toestemming en het inzagerecht van de cliënt.
Aan welke normen moet een systeem met medische gegevens voldoen?
Het Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders, in werking sinds 1 januari 2018, verwijst naar NEN 7510 voor informatiebeveiliging in de zorg, NEN 7512 voor de vertrouwensbasis bij gegevensuitwisseling en NEN 7513 voor logging. Vraag niet of een leverancier die normen kent, maar hoe ze zichtbaar zijn in het product. Wat in uw situatie geldt, laat u toetsen door een jurist.
Moeten de oude dossiers mee naar het nieuwe systeem?
Bewaren moet, overzetten niet per se. Een medisch dossier wordt wettelijk minimaal twintig jaar bewaard, gerekend vanaf de laatste wijziging. U kunt volledig migreren, een kernset migreren en het oude systeem raadpleegbaar houden, of exporteren naar een archiefvoorziening. Die keuze maakt u per categorie dossiers.
Wat legt u vast over eigendom van uw eigen data?
Leg vast van wie de gegevens zijn, in welk formaat u een volledige export krijgt, hoe vaak u die kunt opvragen, hoe lang de leverancier ze na opzegging bewaart en wie aan zijn kant bij productiegegevens kan. Regel dat voordat u tekent, want als u wilt overstappen is uw positie het zwakst.