applatenmaken.com/kennisbank/een oud systeem uitfaseren
Een oud systeem uitfaseren
De meeste vervangingsprojecten leveren een werkend nieuw systeem op en laten het oude staan. Een half jaar later draaien er twee, gebruikt iedereen het oude voor dat ene ding, en betaalt u voor allebei. Uitfaseren is een apart traject en het verdient een apart plan.
Waarom het oude systeem blijft staan
Er is bijna altijd één functie die niemand had genoemd. Een export die de boekhouding elk kwartaal draait, een rapport dat naar de accountant gaat, een schermpje waarmee de planning iets rechtzet. Die functies zitten niet in het programma van eisen omdat ze zo vanzelfsprekend zijn dat niemand eraan denkt.
Daarnaast is er de historie. Tien jaar aan dossiers, orders of registraties waar u wettelijk of praktisch bij moet kunnen. Zolang die alleen in het oude systeem staan, kunt u de stekker er niet uit trekken, hoe goed het nieuwe systeem ook werkt.
Het derde is gewoonte. Mensen die jaren op een bepaalde manier werkten, houden een achterdeur open zolang die bestaat. Zolang het oude systeem aan staat, is de overstap vrijblijvend en blijft de verandering half.
Drie routes van oud naar nieuw
Welke route past, hangt af van hoeveel risico u kunt dragen en hoeveel geduld uw organisatie heeft.
| Route | Wat het u geeft | Waar het knelt |
|---|---|---|
| In één keer overzetten | ✓Kort en duidelijk: één datum, daarna is het oude weg | !Alles moet in één keer goed, en terugvallen kan meestal niet meer |
| Naast elkaar draaien | ✓Een vangnet, en de mogelijkheid rustig te vergelijken | !Dubbel invoeren, dubbele kosten, en de neiging dit eindeloos te rekken |
| Stap voor stap per onderdeel | ✓Beheersbaar risico en zichtbare voortgang | !Vraagt koppelingen tussen oud en nieuw die u daarna weer weggooit |
Wat u moet weten voordat u begint
De inventarisatie is het deel dat het vaakst wordt overgeslagen en het meeste oplevert. Deze zes vragen brengen bijna alle verrassingen aan het licht.
De laatste vraag is de belangrijkste. Zonder een datum met een naam erbij blijft het oude systeem staan.
Historie: meenemen of archiveren
Alles migreren is duur en vaak onnodig. De praktische vraag is niet of u de historie nodig heeft, maar hoe vaak en waarvoor.
Gegevens waarmee actief gewerkt wordt — lopende dossiers, actuele klanten, openstaande posten — horen in het nieuwe systeem. Die migreert u, en die controleert u regel voor regel op een steekproef.
Gegevens die u alleen bewaart omdat het moet, hoeven niet mee. Een leesbaar archief volstaat: een export in een gangbaar formaat, of een bevroren kopie waar iemand bij kan wanneer het nodig is. Dat is aanzienlijk goedkoper dan tien jaar historie inpassen in een nieuw model waar hij niet voor gemaakt is.
Leg wel vast wie dat archief beheert en hoe lang. Een bevroren kopie op de laptop van iemand die vertrekt, is geen archief.
Het afscheid zelf
Uitzetten is een gebeurtenis en die plant u. In de praktijk werkt het in drie stappen die elk een week of wat uit elkaar liggen.
Eerst zet u het oude systeem op alleen-lezen. Niemand kan er nog iets in wijzigen, iedereen kan er nog in kijken. Dat forceert de overstap zonder dat er iets verloren gaat, en het maakt in één klap zichtbaar wie er nog gebruik van maakte.
Daarna schakelt u de toegang uit voor iedereen behalve een klein groepje, en houdt u het systeem nog een periode beschikbaar. Blijft het stil, dan volgt de laatste stap: een definitieve export, de contracten opzeggen en de omgeving opruimen. Zet die drie momenten in de planning bij de start van het project, niet aan het eind.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik het oude systeem nog laten draaien?
Zo kort mogelijk, met een datum die vooraf is afgesproken. Een periode van alleen-lezen na de overstap is verstandig, maar zonder einddatum wordt die periode oneindig. Kies een moment, zet er een naam bij en behandel verlenging als een besluit in plaats van als vanzelfsprekend.
Moet alle historie mee naar het nieuwe systeem?
Meestal niet. Migreer waar actief mee gewerkt wordt en archiveer de rest in een leesbaar formaat. Dat scheelt aanzienlijk in kosten en voorkomt dat u tien jaar oude gegevens perst in een model dat daar niet voor is ontworpen. Controleer wel welke bewaartermijnen op u van toepassing zijn.
Wat als er een functie blijkt te ontbreken na de overstap?
Dat gebeurt, en het is de reden om een periode van alleen-lezen aan te houden. Belangrijker is dat u vooraf actief zoekt naar die functies in plaats van erop te wachten: vraag alle afdelingen welke rapporten en exports ze draaien, ook de kwartaal- en jaarlijkse. Daar zit de vergeten functionaliteit.
Is naast elkaar draaien niet het veiligst?
Het voelt zo en het is meestal het duurst. Dubbele invoer leidt tot verschillen tussen de twee systemen, en zodra die er zijn weet niemand meer welke klopt. Als u het doet, doe het dan kort en met een harde einddatum.
Wie moet dit binnen onze organisatie trekken?
Iemand met mandaat om de knop om te zetten, niet alleen iemand die het project coördineert. Uitfaseren stuit altijd op een afdeling die nog even wil wachten. Zonder iemand die dat besluit kan nemen, wint dat uitstel.