Functieomschrijving-software laten maken

Een functieomschrijving beschrijft wat een rol inhoudt: taken, verantwoordelijkheden, competenties en de plek in de organisatie. Bij de meeste organisaties ontstaan die teksten verspreid: een manager schrijft iets in Word, een recruiter past het aan voor een vacature, en na een reorganisatie weet niemand meer welke versie nog klopt. Zodra een functie wijzigt, twee afdelingen dezelfde rol net anders omschrijven, of een goedkeuringsstap wordt overgeslagen, ontstaat er ruis tussen wat de organisatie belooft en wat de rol werkelijk inhoudt.

Kant-en-klare HR-software behandelt een functieomschrijving meestal als los tekstveld bij een vacature, zonder sjabloonbeheer, versiehistorie of een eigen goedkeuringsflow. Functieomschrijving-software op maat is nadrukkelijk geen vacaturesite: het gaat om het interne proces waarmee de tekst ontstaat en actueel blijft, vóórdat die ergens gepubliceerd wordt. Publicatie en de sollicitatieflow horen bij de vacaturesite; deze software levert de goedgekeurde brontekst die daar, op het intranet of in een cao-bijlage wordt hergebruikt.

De kern is een centrale plek met één actuele tekst per functie. Daaromheen zijn dit de functies die vaak het verschil maken:

• Sjabloonbeheer per functiefamilie: een vaste opbouw en verplichte onderdelen voor bijvoorbeeld technische, commerciële of ondersteunende functies.
• Goedkeuringsworkflow: van opsteller naar leidinggevende naar HR, met een status per omschrijving en een duidelijke eigenaar per stap.
• Centrale bibliotheek: één actuele versie per functie, direct te vinden in plaats van verspreid over mappen en mailboxen.
• Herbruikbare bouwstenen: standaardcompetenties, arbeidsvoorwaardenblokken en disclaimers die in meerdere omschrijvingen tegelijk worden bijgewerkt.
• Versiebeheer: wijzigingen aan een functie worden vastgelegd, met een leesbaar verschil tussen de oude en de nieuwe tekst.
• Vertaling: een Nederlandse en Engelse versie naast elkaar, met een seintje als de brontekst wijzigt en de vertaling achterloopt.

Een functieomschrijving is niet alleen een intern document: de eisen en formuleringen erin komen terug in vacatureteksten en mogen niet direct of indirect onderscheid maken naar leeftijd, geslacht, herkomst of andere gronden uit de Algemene wet gelijke behandeling. Het College voor de Rechten van de Mens behandelt klachten hierover en publiceert onderzoek naar discriminerende formuleringen in vacatureteksten. Software die functie-eisen uit herbruikbare bouwstenen opbouwt, helpt zulke formuleringen structureel te vermijden in plaats van per vacature opnieuw te beoordelen.

Voor de inhoud van een vacaturetekst zelf geldt de NVP Sollicitatiecode als gangbare norm: onder meer welke functie-eisen, taken en informatie over de selectieprocedure minimaal in een tekst horen. Een sjabloon dat deze onderdelen als vaste velden afdwingt, voorkomt dat een opsteller iets vergeet of dat de ene afdeling uitgebreider communiceert dan de andere.

Functieomschrijvingen staan niet op zichzelf. Functiefamilies, salarisschalen en het functiehuis liggen doorgaans al vast in het bredere hr-systeem. Een koppeling daarmee voorkomt dat functiegegevens dubbel worden ingevoerd en dat een omschrijving losraakt van de functie waar hij bij hoort zodra die van schaal verandert.

Aan de andere kant staat de publicatie: zodra een omschrijving is goedgekeurd, kan de tekst worden doorgezet naar de vacaturetekst op de website, het intranet of een extern platform. Dat publicatiekanaal, inclusief de sollicitatieflow voor kandidaten, is het domein van vacaturesite-software. Functieomschrijving-software levert de goedgekeurde brontekst aan, maar regelt zelf geen sollicitaties.

De grootste valkuil is dat een deel van de organisatie toch buiten het systeem om blijft werken: een manager past een omschrijving lokaal aan in Word en stuurt die rechtstreeks naar een recruiter, waardoor de bibliotheek alweer verouderd is voordat hij goedgekeurd is. Zorg dat de goedkeuringsflow de enige weg is waarlangs een omschrijving geldig wordt, en dat afwijkende versies zichtbaar worden afgekeurd in plaats van stilzwijgend genegeerd.

Een tweede punt is onderhoud na livegang: functies veranderen door reorganisaties, nieuwe systemen of gewijzigde arbeidsvoorwaarden, en een omschrijving die daar niet in meebeweegt, is net zo onbetrouwbaar als de spreadsheet die hij verving. Plan daarom een vast controlemoment per functiefamilie, niet alleen een update op het moment dat er toevallig een vacature ontstaat.

We inventariseren eerst welke functiefamilies en sjablonen er al zijn, en welke onderdelen, zoals competenties en arbeidsvoorwaardenblokken, in meerdere omschrijvingen terugkomen. Daarna richten we de centrale bibliotheek in met sjabloonbeheer en versiebeheer, gevolgd door de goedkeuringsflow van opsteller naar leidinggevende naar HR. Vervolgens koppelen we waar gewenst aan het hr-systeem voor functiegegevens en, optioneel, aan vertaalondersteuning voor Nederlandse en Engelse teksten. Publicatie naar vacaturesite of intranet sluiten we als laatste aan, zodat alleen goedgekeurde teksten naar buiten gaan.

• Vacaturesite laten maken
• Hr-systeem laten maken
• Alle software op maat