Wisselkantoor-software laten maken

Een wisselkantoor koopt en verkoopt vreemde valuta aan particulieren en bedrijven: contant geld inwisselen voor euro's of andersom, soms aangevuld met reischeques of vergelijkbare diensten. Bij elke transactie geldt een koers die op dat moment actueel is, en die koers kan meerdere keren per dag wijzigen. Daarnaast houdt een wisselkantoor per vestiging en per valuta een eigen kas aan, met een saldo dat na elke transactie moet kloppen.

Standaard kassasoftware is gebouwd voor vaste prijzen per artikel, niet voor een koers die continu verandert en per transactie apart moet worden vastgelegd. En waar een winkel na de kassabon klaar is, moet een wisselkantoor bij grotere bedragen ook nog de identiteit van de klant vaststellen en beoordelen of een transactie gemeld moet worden. Software op maat brengt koersenbeheer, kassaregistratie en identificatie samen in een workflow, zodat een medewerker aan de balie niet tussen meerdere systemen hoeft te schakelen.

De kern is een sluitende registratie per transactie, tegen de juiste koers. Daaromheen zijn dit de functies die vaak het verschil maken:

• Koersenbeheer: koersen per valuta handmatig invoeren of automatisch ophalen via een koersfeed, met vastlegging van tijdstip en marge per wijziging.
• Transactieregistratie met kassabon: elke wisseling vastleggen met valuta, bedrag, toegepaste koers en medewerker, en daar een kassabon voor de klant uit genereren.
• Kassabeheer per valuta: een saldo per vestiging en per valuta bijhouden, met telling en afsluiting aan het einde van de dag.
• Klantidentificatie en transactielimieten: vanaf ingestelde bedragen om een identiteitsbewijs vragen en dat gegeven aan de transactie koppelen, met een limiet die het systeem zelf bewaakt.
• Meldingsplicht-ondersteuning: ongebruikelijke transacties herkennen aan de hand van vooraf ingestelde criteria en de vastlegging voorbereiden die nodig is voor een melding.
• Rapportage: overzichten per dag, vestiging en valuta ten behoeve van kasafstemming en verantwoording.

Wisselkantoren vallen in Nederland onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en hebben daarnaast een vergunning nodig om als wisselinstelling te mogen opereren. Het toezicht op wisselinstellingen ligt bij De Nederlandsche Bank (DNB). Dat betekent onder meer dat de identiteit van klanten bij grotere transacties moet worden vastgesteld en vastgelegd, dat ongebruikelijke transacties herkend en gemeld moeten worden, en dat een wisselkantoor moet kunnen aantonen hoe die controles zijn uitgevoerd.

De identiteitsgegevens die daarbij worden vastgelegd, zoals documentnummer, geboortedatum en nationaliteit, vallen onder de AVG en vragen om een zorgvuldige inrichting van bewaartermijnen, toegang en beveiliging. Hoe u dat breder over uw organisatie inricht, los van dit ene proces, staat beschreven op onze pagina over privacybeheer-software laten maken. De wisselkantoor-software zelf zorgt dat identificatiegegevens op de juiste manier aan een transactie gekoppeld worden en niet los daarvan rondzwerven.

Een koersfeed van een leverancier of bank kan koersen automatisch aanleveren, met een marge die het wisselkantoor zelf bepaalt bovenop de basiskoers. Bij meerdere vestigingen is het van belang dat alle kassa's op hetzelfde moment dezelfde koers hanteren, en dat een centraal overzicht laat zien wat er per vestiging en per medewerker is gewisseld. Koppeling met de boekhouding scheelt dubbel invoeren bij de dagafsluiting en maakt de aansluiting tussen kas en administratie sneller controleerbaar.

Bepalend zijn het aantal vestigingen en kassa's, wel of niet koppeling met een koersfeed, de mate waarin identificatie en meldingsplicht-controles geautomatiseerd worden, en koppeling met de boekhouding of een centraal rapportagesysteem. Een enkele vestiging met een handmatig bijgehouden koers is aanzienlijk lichter dan een keten met meerdere kassa's, een koersfeed en geautomatiseerde signalering. We beginnen bij het onderdeel waar nu de meeste tijd of het meeste risico zit.

We beginnen met een overzicht van uw huidige proces: hoe koersen nu worden bijgehouden, hoe transacties worden vastgelegd en waar identificatie nu gebeurt. Daarna richten we koersenbeheer en kassaregistratie in, gevolgd door de identificatie- en limietcontroles die bij de Wwft horen. Vervolgens sluiten we de meldingsplicht-ondersteuning en rapportage aan, en ten slotte de koppeling met een koersfeed en eventueel de boekhouding. Elke stap is los te gebruiken, zodat u niet hoeft te wachten tot alles klaar is.

• Privacybeheer-software laten maken
• Alle software op maat