Voorraaddashboards: de volledige gids

Een voorraadsysteem weet dat er tweehonderd stuks van artikel 4812 liggen. Het zegt niet of dat veel is. Voor een artikel dat er tien per week verkoopt, is het een half jaar voorraad; voor een artikel dat er honderd per dag verkoopt, is het morgen op.

Een voorraaddashboard is het scherm dat de voorraad afzet tegen het verbruik en per artikel en locatie laat zien hoeveel dagen hij dekt, hoe snel hij omloopt, wat er niet beweegt en hoe vaak er nee moest worden verkocht.

Het verschil met voorraadbeheer zit in de vraag. Voorraadbeheer beantwoordt wat er ligt en waar. Het dashboard beantwoordt of dat goed is. En het verschil met voorraadoptimalisatie is de richting: optimalisatie rekent bestelpunten en veiligheidsvoorraden uit, het dashboard laat zien of die rekensom in de praktijk werkt.

De gebruikers zijn de inkoper, de magazijnmanager, de controller en de directie. De inkoper kijkt dagelijks naar wat dreigt op te raken. De magazijnmanager kijkt naar ruimte en naar wat al maanden stilligt. De controller kijkt naar de waarde van de voorraad en naar afwaardering. De directie kijkt naar hoeveel geld er in de voorraad zit tegenover hoe vaak klanten nee horen.

Het past bij groothandels, webwinkels met een eigen magazijn, fabrikanten met grondstoffen en onderdelen, en technische dienstverleners met een onderdelenmagazijn of busvoorraad. Hoe meer artikelen en locaties, hoe minder iemand het nog in zijn hoofd kan overzien.

Een voorraaddashboard met één totaalwaarde is een balanspost. De waarde zit in de verdeling: welke artikelen te veel, welke te weinig, en welke helemaal niet bewegen.

Waarde

de voorraad tegen kostprijs, per groep en locatie; het geld dat vastzit

Dekking

de voorraad gedeeld door het gemiddelde verbruik: hoeveel dagen of weken het nog duurt tot het op is

Omloop

hoe vaak per jaar de voorraad wordt verkocht en aangevuld; laag betekent lang op de plank

Incourant

artikelen zonder beweging in een vastgestelde periode, met hun waarde

Service

het aandeel orderregels dat direct uit voorraad kon worden geleverd

De definitie van verbruik bepaalt alles. Gemiddeld over het afgelopen jaar, het afgelopen kwartaal of de afgelopen vier weken? Voor een seizoensartikel geeft elk antwoord een andere dekking. Leg per artikelgroep vast welke periode geldt, en toon bij een seizoensartikel ook het verbruik van dezelfde periode vorig jaar.

Servicegraad is het cijfer dat de klant merkt en dat het vaakst ontbreekt. Het meet niet de voorraad maar de gemiste verkoop: hoe vaak moest een order wachten of werd een regel niet geleverd. Daarvoor moet het dashboard ook de orders lezen, niet alleen de voorraad. Een lage voorraad met een hoge servicegraad is goed nieuws; een hoge voorraad met een lage servicegraad betekent dat het verkeerde op de plank ligt.

In bijna elk magazijn is er tegelijk te veel en te weinig. De snellopers raken op, de langzame artikelen liggen er al jaren. Een totaal laat dat niet zien; een indeling wel.

De lijst met artikelen die dreigen op te raken, is het dagelijkse gereedschap van de inkoper. Hij vergelijkt de dekking met de levertijd: een artikel dat nog tien dagen dekt en drie weken levertijd heeft, had al besteld moeten zijn. Het dashboard zet die artikelen bovenaan, met wat er al onderweg is erbij.

De lijst met stilliggende voorraad is het gereedschap van de controller en de magazijnmanager. Een artikel dat een jaar niet is bewogen, wordt meestal niet meer verkocht tegen de volle prijs. Het dashboard laat de waarde zien, en de keuze wordt concreet: afprijzen, terugsturen, doneren of afschrijven. Wie die keuze uitstelt, betaalt voor de ruimte waarin het ligt.

Een bedrijf met drie magazijnen of twintig servicebussen heeft niet één voorraad maar drieëntwintig. Het totaal kan kloppen terwijl elke locatie het verkeerde heeft.

Busvoorraad is het klassieke blinde vlek. Monteurs rijden rond met onderdelen die op de balans staan maar in geen enkel systeem goed worden bijgehouden. Een dashboard dat per bus laat zien wat er ligt en wat er is verbruikt, maakt het aanvullen voorspelbaar en laat zien welke bus onderdelen heeft die al een jaar meerijden.

Voor verplaatsen tussen locaties is een regel nodig: vanaf welk overschot en welk tekort loont het? Het dashboard kan een voorstel doen; de magazijnmanager beslist, omdat hij weet wat transport kost en welke locatie binnenkort een grote order verwacht.

Alle cijfers op een voorraaddashboard zijn een combinatie van voorraad en beweging. Het leest dus niet alleen wat er ligt, maar ook wat er is uitgegaan en wat er onderweg is.

Voorraad

de stand per artikel en locatie met kostprijs, uit het ERP of WMS

Mutaties

elke uitgifte en ontvangst met datum, voor verbruik, omloop en de laatste beweging

Orders

orderregels met wat er gevraagd en wat er geleverd is, voor de servicegraad

Onderweg

open inkooporders met verwachte datum en de levertijd per leverancier, voor wat dreigt op te raken

De voorraadstand is zo goed als de laatste telling. Een magazijn waar de systeemvoorraad regelmatig afwijkt van wat er werkelijk ligt, levert een dashboard dat artikelen als op toont die er zijn, en andersom. Toon daarom bij elk artikel de datum van de laatste telling, en neem telverschillen op als eigen cijfer.

De mutaties zijn meestal het grootste gegevensbestand. Voor dekking en omloop is een samenvatting per dag of week genoeg; voor de laatste beweging van een artikel is één datum genoeg. Het dashboard hoeft niet elke mutatie apart te bewaren om de cijfers goed te hebben.

Een grafiek van de voorraadwaarde is snel gemaakt. De afspraak wat verbruik is, de koppeling met orders voor de servicegraad en de voorraad die op bussen en bij klanten ligt, zijn waar het werk zit.

Bronnen

één ERP met een koppelvlak is overzichtelijk; een WMS en een ERP die elk een deel bijhouden, vragen afstemming

Locaties

één magazijn is een lijst; busvoorraad en consignatie vragen een eigen registratie als die er nog niet is

Definities

dekking over een vaste periode is eenvoudig; seizoenen, nieuwe artikelen en uitlopers vragen regels

Service

de servicegraad vraagt orderregels met gevraagd en geleverd, wat niet elk systeem apart bewaart

Wat meevalt: de voorraadwaarde en de omloop, die volgen direct uit de stand en de mutaties. Wat tegenvalt: de servicegraad, omdat veel systemen alleen bewaren wat er is geleverd en niet wat er werd gevraagd. Een order die is aangepast omdat het artikel er niet was, verdwijnt dan uit de statistiek.

Vraag ook wat u al heeft. De meeste ERP- en WMS-pakketten hebben voorraadrapporten, en veel hebben een ABC-analyse. Waar die stoppen, is bij meerdere systemen en locaties, bij busvoorraad, bij de servicegraad en bij een scherm dat inkoop, magazijn en controller elk hun eigen lijst geeft.

De volgorde hieronder levert na de tweede stap al een lijst op waar de inkoper elke ochtend mee werkt. Elke stap daarna maakt het beeld vollediger.

1. Definities vastleggenMet inkoop en controller: over welke periode verbruik, vanaf wanneer incourant, wat telt als geleverd.
2. Eén magazijn koppelenVoorraadstand en mutaties uit het ERP of WMS, met de datum van de laatste telling erbij.
3. Lijst voor inkoopA-artikelen met een dekking onder de levertijd, met wat er al onderweg is.
4. Lijst voor incourantArtikelen zonder beweging, met waarde, en een besluit per artikel: afprijzen, terug, afschrijven.
5. ServicegraadUit de orderregels, met gevraagd en geleverd, zodat de gemiste verkoop zichtbaar wordt.
6. Locaties en bussenDe volgende magazijnen, de busvoorraad en consignatie, naast elkaar met dezelfde definities.