Een leermanagementsysteem laten maken: de volledige gids

Een leermanagementsysteem beheert het opleiden binnen uw organisatie. Het weet welke functies welke opleidingen nodig hebben, wie ze heeft gevolgd, wanneer die geldigheid afloopt en wie er dus binnenkort iets moet doen. Het lesmateriaal zelf is daarbij bijzaak; het kan uit uw systeem komen, van een externe aanbieder of uit een klassikale dag.

• Eisen per functie Welke opleidingen horen bij welke rol, en vanaf wanneer.
• Deelname bijhouden Wie heeft wat gevolgd, intern, extern of klassikaal.
• Geldigheid bewaken Wanneer verloopt iets, en wie moet daarvoor worden ingepland.
• Inschrijven en plannen Beschikbare data, plaatsen en aanmeldingen, met akkoord van de leidinggevende.
• Bewijs bewaren Certificaten en diploma's, terugvindbaar en met een geldigheidsdatum.
• Aantonen Een overzicht dat u aan een auditor of opdrachtgever kunt laten zien.

Dat is een ander vraagstuk dan e-learning. E-learning gaat over de lerende: hoe leg ik iets uit, hoe toets ik of het is begrepen, hoe houd ik iemand bij de les. Wilt u vooral dat deel bouwen, dan is de gids over e-learning-apps de juiste. Deze gids gaat over de kant van de leidinggevende en de kwaliteitsmanager: wie is bevoegd, wie niet meer, en kan ik dat aantonen.

Dat onderscheid is niet academisch. Organisaties kopen vaak een systeem vol prachtige cursusmogelijkheden en ontdekken daarna dat het lastigste probleem nog niet is opgelost: het bijhouden van geldigheid van certificaten die elders zijn behaald, in klaslokalen en bij externe opleiders.

Kijk daarom bij het bepalen van uw wensen eerst naar de vraag die u nu niet kunt beantwoorden. Meestal is dat niet 'welke cursussen hebben we', maar 'wie mag er maandag op die machine staan en welk bewijs heb ik daarvan'.

Er is een tweede vraag die vaak pas laat opkomt: voor wie is het overzicht bedoeld? Een opleidingscoördinator wil een lijst met wat er dit kwartaal verloopt. Een leidinggevende wil weten of zijn eigen ploeg compleet is. Een auditor wil één uitdraai met bewijs erbij. Dat zijn drie verschillende schermen op dezelfde gegevens, en wie er maar één bouwt, krijgt twee groepen gebruikers die het systeem links laten liggen.

De grondslag staat in artikel 8 Arbowet: onderricht geven en erop toezien dat het wordt toegepast. Waar het misgaat, is bij de aanname dat de wet daar termijnen bij noemt. Ook artikel 15 over bedrijfshulpverlening doet dat niet; dat eist alleen een opleiding waarmee de taken naar behoren kunnen worden vervuld.

Artikel 8

onderricht geven en toezien dat het wordt toegepast

Artikel 15

bedrijfshulpverlening, en zonder termijn

RI&E

daarin onderbouwt u uw eigen herhalingstermijn

SSVV

het VCA-examen loopt via een erkend examencentrum

Voor uw systeem betekent dit dat de termijnen instelbaar moeten zijn en dat u moet kunnen vastleggen waaróm een termijn is gekozen. Bij een controle of na een incident is die onderbouwing precies wat er wordt gevraagd, en een systeem dat alleen een datum toont, helpt u dan niet.

Denk ten slotte aan de gegevens zelf. Opleidingsgegevens horen bij het personeelsdossier en zijn niet voor iedereen inzichtelijk. Een leidinggevende mag zien wie bevoegd is; hij hoeft niet te zien dat iemand een examen drie keer heeft moeten doen. Leg die verschillen in rechten vast voordat u begint.

Let ook op de bewaartermijn van het bewijs zelf. Een certificaat is een personeelsgegeven en hoort niet eindeloos te blijven staan nadat iemand uit dienst is. Tegelijk wilt u bij een incident kunnen aantonen dat iemand op dat moment bevoegd was. Die twee belangen botsen, en de oplossing is meestal een bewuste termijn met een onderbouwing, niet het bewaren van alles voor het geval dat.

De functies hieronder maken het verschil tussen een systeem dat werkelijk gebruikt wordt en een archief dat langzaam veroudert.

Het invoeren van externe resultaten is de functie die het meeste bepaalt en die het slechtst wordt uitgevoerd. In de praktijk komt het bewijs binnen als een pdf per e-mail, van een opleider, met een naam die net anders is gespeld. Kan uw systeem dat niet snel verwerken, dan blijft het bij een medewerker in een map liggen en klopt uw overzicht niet meer. Maak dat pad korter dan de weg naar die map.

Het overzicht van aflopende geldigheid is de reden dat het systeem bestaat. Zorg dat het uit zichzelf naar de juiste leidinggevende gaat, ruim voordat iets verloopt, met de handeling erbij die genomen moet worden. Een lijst die iemand zelf moet opzoeken, wordt niet opgezocht.

Een klein onderdeel met veel effect: de naamherkenning bij inkomend bewijs. Externe opleiders spellen namen anders, gebruiken roepnamen of laten voorvoegsels weg. Een systeem dat daarop struikelt, levert een stapel niet-toegewezen certificaten op die iemand handmatig moet uitzoeken. Een systeem dat een voorstel doet en om bevestiging vraagt, houdt dat werk klein. Vraag hier expliciet naar, want het is een van de weinige plekken waar tijd echt weglekt.

Het jaar van een opleidingscoördinator kent een vast ritme, en op elk moment kan de administratie uit de pas gaan lopen met de werkelijkheid.

1. Iemand komt in dienstZijn functie bepaalt zijn opleidingseisen. Als dit niet automatisch gaat, ontstaat hier het eerste gat.
2. Opleidingen inplannenInterne data, externe aanbieders, of een e-learning. Met akkoord van de leidinggevende.
3. Volgen en afrondenResultaat vastleggen, met het bewijsstuk en de datum waarop het verloopt.
4. Functie verandertAndere eisen, soms met terugwerkende kracht. Dit is de plek waar de meeste systemen tekortschieten.
5. Termijnen naderenSignaleren voordat iets verloopt, bij de persoon die er iets aan kan doen.
6. Iemand wordt gecontroleerdEen audit, een opdrachtgever of een incident. Nu moet uw overzicht kloppen.

De functiewijziging is het onderschatte moment. Iemand die van monteur naar werkvoorbereider gaat, heeft opeens andere eisen, en de oude certificaten die verlopen zijn nu misschien niet meer relevant. Een systeem dat dat niet kan volgen, produceert eindeloos onterechte waarschuwingen, en dat is de snelste manier om ervoor te zorgen dat niemand er nog naar kijkt.

Let ook op inleenkrachten en aannemers. Zij werken op uw locatie, vaak met dezelfde eisen, en staan zelden in uw personeelssysteem. Bepaal vooraf of zij in uw systeem horen; zo niet, dan heeft u een gat op precies de plek waar een opdrachtgever naar vraagt.

Houd er rekening mee dat opleiden vaak botst met de productie. Een cursusdag betekent dat iemand niet op de vloer staat, en dat maakt de planning van opleidingen in de praktijk tot een onderhandeling. Een systeem dat cursusdata naast het rooster kan tonen, of dat op zijn minst waarschuwt bij een botsing, wint daarmee meer draagvlak dan met welke rapportagefunctie ook.

Een leermanagementsysteem dat niet gekoppeld is, wordt een tweede administratie. Dat is de meest voorkomende manier waarop deze systemen stilvallen.

Voor het uitwisselen van lesmateriaal en resultaten bestaan gangbare afspraken, zoals SCORM en het nieuwere xAPI. Vraag bij inkoop welke uw aanbieder ondersteunt en wat er precies wordt teruggegeven: alleen 'afgerond', of ook een score en een tijdstip. Dat verschil bepaalt of u achteraf iets kunt aantonen of alleen een vinkje heeft.

Denk bij de toegankelijkheid van uw systeem ook aan mensen die het lastig kunnen bedienen. Voor bepaalde diensten gelden toegankelijkheidseisen, en een verplichte opleiding die voor een deel van uw mensen onbruikbaar is, is een probleem dat u liever vooraf oplost dan achteraf.

Denk bij het inrichten ook aan de mensen die zelden achter een computer zitten. Een monteur of een verzorgende leest geen e-mail met een link naar een portaal, en een verplichte opleiding die alleen zo bereikbaar is, blijft liggen. Een korte weg via de telefoon, of een leidinggevende die het namens hem regelt, is dan de praktische oplossing. Dat klinkt als een detail en het bepaalt bij uitvoerende functies of uw cijfers over deelname iets waard zijn.

Er zijn volwassen pakketten voor opleidingsbeheer. Maatwerk loont als uw eisenstructuur bijzonder is, als u met inleenkrachten en aannemers werkt, of als het moet aansluiten op software die u zelf liet bouwen.

• Begin bij de vraag die u nu niet kunt beantwoorden. Meestal: wie mag er maandag op die machine staan, en wat is mijn bewijs.
• Eis dat externe resultaten snel in te voeren zijn. Daar ontstaat het meeste bewijs, en daar verzandt het meeste.
• Laat termijnen instelbaar zijn met onderbouwing. De wet noemt ze vaak niet; uw eigen motivatie is wat telt bij een controle.
• Zorg dat functiewijzigingen kloppen. Anders krijgt u onterechte waarschuwingen en kijkt niemand er nog naar.
• Neem inleenkrachten mee in het besluit. Wel of niet in uw systeem, maar bewust en niet per ongeluk.
• Regel de rechten vooraf. Opleidingsgegevens horen bij het personeelsdossier. Niet iedereen hoeft alles te zien.

Vraag bij het inkopen ook wat er gebeurt bij een reorganisatie. Functies worden hernoemd, afdelingen samengevoegd en eisen herzien. Kan uw systeem een eisenpakket aanpassen zonder de historie te verliezen, dan overleeft het die verandering. Zo niet, dan begint u opnieuw met invoeren op het moment dat u er het minst tijd voor heeft, en dat is precies wanneer zulke systemen stilvallen.

Vijftig medewerkers met één verplichte cursus is goedkoper dan vijftien medewerkers met acht certificaten van zes verschillende opleiders.

Een verstandige eerste versie beperkt zich tot de verplichte opleidingen: de eisenmatrix, het bewaken van geldigheid en het invoeren van extern bewijs. Dat is klein, direct nuttig en het lost het probleem op waarvoor u het systeem wilde. Cursusaanbod, inschrijvingen en eigen lesmateriaal kunnen daarna, met echt gebruik als leidraad.

Houd ten slotte rekening met de eenmalige vulling. Uw bestaande certificaten zitten in mappen, mailboxen en een spreadsheet, en die moeten er één keer in. Dat is handwerk waar niemand op zit te wachten en dat het project kan laten stranden vlak voor de eindstreep. Plan het als een eigen klus met een eigen verantwoordelijke, en begin met de opleidingen die verplicht zijn; de rest kan tijdens het gebruik binnendruppelen.

Blijf tot slot één cijfer volgen: het aantal medewerkers dat op dit moment niet aan zijn eigen opleidingseisen voldoet. Dat getal daalt zichtbaar zodra het systeem werkt, en het is het enige cijfer dat een auditor werkelijk interesseert.

1. Maak de eisenmatrix op papierFunctie tegen opleiding, met termijn en onderbouwing. Dit kan vandaag, zonder software.
2. Verzamel uw huidige bewijsU ontdekt dan hoe groot het gat werkelijk is. Dat cijfer maakt het gesprek intern eenvoudiger.
3. Bouw registratie en bewakingVastleggen wat er is, en signaleren wat verloopt. Meer niet in de eerste versie.
4. Koppel het personeelssysteemZonder die koppeling loopt uw deelnemerslijst binnen een kwartaal achter.
5. Richt het invoerpad kort inEen certificaat van een externe opleider moet er binnen een minuut in kunnen.
6. Voeg inschrijven en aanbod toePas als de registratie klopt. Anders plant u opleidingen op een lijst die niet klopt.