Kapsalon-apps: de volledige gids

Een kapsalon leeft van een agenda die vol staat met de juiste behandelingen bij de juiste stylist. Alles wat de app doet, dient dat ene doel.

Een kapsalon-app is een agenda die de klant zelf vult, de stylist zelf leest en de salon zelf bewaakt.

Voor de klant is de app een manier om te boeken zonder te bellen: een behandeling kiezen, een stylist, een moment dat past, en een herinnering de dag ervoor. Voor de stylist is het de dag op de telefoon, met per klant de kaart: wat is er de vorige keer gedaan, welke kleurformule, waar moet hij op letten. Voor de eigenaar is het de bezetting per stylist en per dag, de no-shows, de omzet per behandeling en de klanten die te lang niet zijn geweest.

Wat het niet hoeft te zijn: een webshop, een socialmediatool of een boekhouding. Die bestaan, en de app kan ermee koppelen. Een salon die begint met een app die alles doet, krijgt een app die niets goed doet. Begin bij de agenda, en voeg toe wat de salon na drie maanden mist.

De toepassingen verschillen per salon. Een salon met één stoel wil een agenda en herinneringen. Een salon met acht stylisten wil bezetting, wachtlijst en een klantenkaart die meegaat als een klant van stylist wisselt. Een keten met vijf vestigingen wil één klant die overal kan boeken en één beeld van de omzet. Een barbier wil een wachtrij zonder afspraak. Al die salons hebben dezelfde agenda nodig en een andere schil eromheen.

Een agenda die elke afspraak als een blok van een half uur ziet, plant een kleuring verkeerd en laat een gat liggen dat een knipbeurt had kunnen vullen. De agenda van een salon is fijner dan die van een tandarts.

Duur

per behandeling en per stylist: een ervaren stylist knipt sneller, en de agenda weet dat

Pauze

bij een kleuring wacht de klant met de kleur in; de stoel en de stylist zijn dan vrij voor een knipbeurt

Combinatie

knippen en kleuren in één afspraak, met de duur en de pauzes van beide achter elkaar

Voorkeur

de klant kiest een stylist of laat het open; de agenda vult dan wie het eerst kan

De pauze in een kleuring is het onderdeel dat het verschil maakt tussen een salonagenda en een gewone agenda. Een kleuring van anderhalf uur heeft een half uur inwerktijd waarin de stylist een andere klant kan knippen. Een agenda die dat kent, biedt dat half uur aan als knipmoment; een agenda die dat niet kent, verliest het. Bij acht stylisten is dat per dag een aantal afspraken die niemand ziet.

Online boeken vraagt regels. Tot hoe laat kan een klant voor morgen boeken, hoe ver vooruit, welke behandelingen mogen online en welke alleen na overleg, en mag een nieuwe klant meteen een kleuring boeken of eerst een consult. Die regels zijn van de salon en verschillen per salon; de app voert ze uit. Wat de klant ziet, is een agenda met alleen de momenten die passen.

Elke salon kent de klant die niet komt en niet afzegt. De app kan dat niet verbieden, maar hij kan het zeldzaam maken en het gat vullen als het toch gebeurt.

De wachtlijst is de functie die salons het meest onderschatten. Een klant die belt voor een afspraak vandaag en te horen krijgt dat het vol is, is een klant die ergens anders gaat. Een klant die op de wachtlijst komt en om elf uur een bericht krijgt dat er om twee uur een plek is, is een klant die komt. De wachtlijst maakt van een no-show een kans in plaats van een verlies.

Herinneringen gaan per sms, e-mail of berichtenapp, en de klant kiest. Het bericht is kort: de tijd, de stylist, de behandeling en twee knoppen. Wat niet in het bericht hoort, is een aanbieding; een herinnering die op reclame lijkt, wordt niet gelezen. En een klant die zich afmeldt voor berichten, krijgt ze niet meer, ook geen herinnering; dat is de wet en het is ook verstandig.

In veel salons zit de klantenkaart in het hoofd van de stylist. Als hij vertrekt, vertrekt de kaart, en vaak de klant erachteraan. De app maakt de kaart van de salon.

De kleurformule is het waardevolste veld en het meest verwaarloosde. Een stylist die de formule op een briefje schrijft, heeft hem de volgende keer niet meer. Een formule op de kaart, met de producten en de inwerktijd, maakt dat een andere stylist dezelfde kleur kan maken. Dat is voor de klant de reden om bij de salon te blijven in plaats van bij de stylist.

Allergieën en huidgevoeligheid zijn gezondheidsgegevens. Die mag de salon vastleggen als de klant daar toestemming voor geeft en als het nodig is voor de behandeling, en dat is het. Maar het veld hoort niet op elk scherm en niet in elke export. Een app die het veld alleen aan de stylist toont bij het openen van de afspraak, doet het goed; een app die het in de klantenlijst zet, niet.

Een salon heeft meestal al een kassa, soms met een agenda erin. De app hoort daarbij aan te sluiten, niet ernaast te staan met een tweede klantenlijst.

Afrekenen

de afspraak wordt de bon: behandeling, producten, fooi, betaald met pin, contant of vooraf in de app

Producten

verkoop aan de klant en verbruik in de salon apart, met een voorraad die bij het afrekenen afloopt

Boeken

omzet per dag en per stylist naar de boekhouding, btw apart, zonder overtikken

Loyaliteit

een spaarregel per klant, uit de historie, zonder aparte spaarkaart

De keuze is: koppelen of vervangen. Een salon met een kassa die goed werkt, koppelt: de afspraak gaat naar de kassa, de betaling komt terug op de kaart. Een salon zonder kassa of met een kassa die alleen afrekent, laat de app de kassa zijn, met een pinkoppeling en een dagafsluiting. Wat niet werkt, is twee systemen die elk een deel van de klant kennen.

Omzet per stylist is een gevoelig cijfer. Het is nodig voor de bezetting en voor een salon met provisie, en het is een cijfer over een persoon. De eigenaar ziet het; de stylist ziet zijn eigen cijfer; collega's zien elkaar niet. Dat is een rechtenregel die vanaf de eerste versie vaststaat, niet iets dat later wordt toegevoegd.

Een agenda met behandelingen en stylisten is voor elke salon hetzelfde en daarmee betaalbaar. Wat de prijs drijft, is wat eromheen moet: kassa, vestigingen, stores.

Vestigingen

één salon is een agenda; vijf vestigingen met één klant die overal boekt is een keten met rechten per vestiging

Kassa

koppelen met een bestaande kassa is een koppelvlak; de kassa zijn is een pinkoppeling en een dagafsluiting

Stores

een webapp die de klant als icoon op de telefoon zet, is goedkoper dan een app in twee stores

Berichten

sms en e-mail zijn standaard; een berichtenapp met een zakelijk account vraagt goedkeuring en kost per bericht

Wat meestal meevalt: de agenda en de herinneringen. Dat is werk dat vaak is gedaan. Wat tegenvalt: de duur per behandeling per stylist en de regels voor online boeken. Dat is geen bouwwerk maar salonwerk, en het moet vóór de bouw klaar zijn. Een app die wordt gebouwd op een prijslijst met vaste duren, plant vanaf dag één verkeerd.

Vraag ook wat de salonpakketten al kunnen. Er zijn er genoeg, en voor een salon met één stoel is een abonnement meestal beter dan een eigen app. Maatwerk wordt interessant bij meerdere vestigingen, bij een eigen manier van werken die de pakketten niet kennen, of als de salon de klantgegevens in eigen hand wil hebben in plaats van bij een platform dat ze ook aan de concurrent laat zien.

De volgorde hieronder begint bij de stylisten, niet bij de klant. Een agenda die de stylisten niet vertrouwen, wordt omzeild, en dan boekt de klant online in een agenda die niet klopt.

1. Duren metenTwee weken lang per stylist per behandeling de echte duur. Dat is de tabel waar de agenda op draait.
2. Regels vastleggenWat mag online, hoe ver vooruit, tot hoe laat, en wat een nieuwe klant mag. Van de salon, niet van de bouwer.
3. Agenda bouwenBehandelingen, stylisten, pauzes en combinaties. De stylisten plannen er zelf een maand in.
4. Online boeken en herinnerenDe klant boekt, krijgt een bevestiging en een herinnering met knoppen. Meet de no-shows voor en na.
5. KlantenkaartHistorie uit de agenda, formule en voorkeuren door de stylist. Gezondheid alleen met toestemming.
6. Kassa en wachtlijstKoppelen of vervangen, en de wachtlijst die de gaten vult. Daarna weet u wat de volgende versie moet.