Inventarisatie-apps: de volledige gids

Inventarisatie wordt vaak in één adem genoemd met voorraadtelling, en dat is de eerste bron van verwarring. Voorraad is wat u inkoopt en weer verkoopt; die telt u op aantal en waarde en hij wisselt dagelijks. Inventaris is wat u gebruikt om te werken: machines, gereedschap, laptops, meubilair, voertuigen. Die staan jaren op de balans en verplaatsen zich zelden, maar wel ongemerkt.

Een inventarisatie-app registreert objecten, geen aantallen. Elk middel is uniek en heeft een eigen geschiedenis.

Dat verschil zit diep in het ontwerp. Bij voorraad wilt u weten hoeveel er ligt; bij inventaris wilt u weten welk exemplaar waar staat, sinds wanneer, in welke staat en onder wiens hoede. Een laptop is niet inwisselbaar met een andere laptop zodra hij is uitgegeven aan een medewerker en er bedrijfsgegevens op staan.

De toepassingen lopen van klein naar zwaar. Een installatiebedrijf dat wil weten welke meetapparatuur in welke bus ligt, heeft aan een lijst met een scan genoeg. Een zorginstelling met duizenden hulpmiddelen over twintig locaties, waarvan een deel onder een keuringsplicht valt, bouwt in feite een register met een historie per object. Beide heten inventarisatie, maar het zijn verschillende apps.

De inventarisatie is geen interne hobby. Wat u aan bedrijfsmiddelen op de balans zet, moet u kunnen onderbouwen, en bij een schade wil de verzekeraar weten wat er precies stond. Dat stelt eisen aan wat de app vastlegt.

Bestaan

een activum op de balans moet aantoonbaar aanwezig zijn

Plaats

waar het staat, en op welke locatie het verzekerd is

Waarde

aanschafdatum en aanschafprijs, de basis voor afschrijving

Afvoer

wanneer en hoe een middel is afgestoten of afgeschreven

De accountant kijkt bij de jaarrekening of de activa die in de boeken staan er ook echt zijn. Bij een klein bedrijf is dat een steekproef, bij een groter bedrijf een vraag om een sluitend register met een datum van de laatste controle per object. Een app die per scan vastlegt wie wanneer welk middel heeft gezien, levert precies dat.

De verzekeraar heeft een andere vraag: wat stond er op de locatie op het moment van de brand of de inbraak? Een register dat per object de locatie bijhoudt, maakt een schadeclaim onderbouwd. Een spreadsheet van twee jaar oud doet dat niet, en dan wordt het een discussie over aannemelijkheid.

De functies die het verschil maken zijn er weinig. Wat erna komt, zoals onderhoudsplanning of contractbeheer, is nuttig maar hoort niet in de eerste versie.

Het label verdient meer aandacht dan het lijkt te verdienen. Een sticker op een laptop overleeft; een sticker op een gereedschapskist in een bus niet. Voor buitenmateriaal zijn er metalen plaatjes en voor kleine dure objecten soms een chip. Kies per categorie, en laat de app met beide overweg kunnen.

Wat er bewust niet in hoeft: een eigen onderhoudsmodule, een eigen inkoopflow en een eigen documentbeheer. Die functies bestaan al elders, en het is beter een koppeling te bouwen dan een tweede versie van iets dat u al heeft.

Een foto bij elke registratie is de goedkoopste verzekering tegen discussie. Niet alleen bij uitgifte en inname, maar ook bij een verhuizing of een schade. Een foto met tijdstip en locatie zegt meer dan een keuze uit 'goed, redelijk, slecht', en hij is in een seconde gemaakt door iemand die toch al met de telefoon in de hand staat.

De meeste inventarisatie-apps sterven niet aan een technisch gebrek maar aan de werkwijze eromheen. Twee patronen komen steeds terug.

De uitgifte aan een medewerker is het moment dat het vaakst wordt overgeslagen. Een laptop of een telefoon gaat de deur uit met een handtekening op papier, en dat papier verdwijnt. Leg de uitgifte in de app vast, met de naam van de ontvanger, en laat de inname net zo verlopen. Dat is ook het moment waarop de staat van het middel wordt vastgelegd.

Een inventarisatie-app is een register, en een register is alleen nuttig als andere systemen erop kunnen bouwen. Drie koppelingen komen vrijwel altijd terug.

De koppeling met inkoop is de minst voor de hand liggende en de meest waardevolle. Als een nieuw middel automatisch in het register verschijnt zodra de factuur is geboekt, hoeft niemand eraan te denken. Het label wordt geprint, het object wordt gescand bij de eerste plaatsing, en vanaf dat moment klopt de historie.

Bouw de koppelingen in deze volgorde: eerst inkoop, dan personeel, dan boekhouding. Onderhoud komt pas als u middelen heeft met een keurings- of onderhoudsplicht, en dan is het vaak verstandiger het onderhoudssysteem leidend te maken en het register te laten volgen.

Zorg ook voor een export die op zichzelf leesbaar is: een bestand per jaar met per object de gegevens die de accountant en de verzekeraar nodig hebben. Wie dat pas bij de eerste vraag moet bouwen, is te laat. En het is de eenvoudigste manier om bij een wisseling van systeem uw historie mee te nemen.

Het aantal objecten in het register doet er voor de bouw nauwelijks toe. Tweehonderd of twintigduizend is hetzelfde werk. Wat de prijs drijft, is de variatie.

Soorten

laptops, machines en meubilair vragen elk andere velden en andere regels

Labels

sticker, metalen plaatje of chip; elke techniek is een eigen stuk werk

Locaties

één pand of twintig, met of zonder bereik in de kelder

Koppelingen

elke verbinding met een bestaand systeem is een eigen traject

Werken zonder verbinding komt hier vaker voor dan men denkt. Kelders, technische ruimtes en bedrijfshallen hebben zelden goed bereik, en juist daar staat de dure apparatuur. Als de telling daar moet werken, is dat een eis die het hele ontwerp raakt en niet een knop die u later aanzet.

Wat meestal meevalt: de telling zelf, de foto's en de historie per object. Dat zijn bekende onderdelen. Wat tegenvalt is het schoonmaken van de startlijst, en dat werk is voor u, niet voor de bouwer.

De volgorde hieronder begint niet bij software. De eerste twee stappen gaan over uw eigen lijst, en daar wordt bepaald of het register ooit gaat kloppen.

1. Verzamel wat er isDe activalijst van de boekhouding, de lijst van de verzekering en wat er in hoofden zit. U zult drie verschillende aantallen zien.
2. Kies wat u registreertNiet alles. Duur, verplaatsbaar en onderhoudsplichtig eerst. Een bureaustoel hoeft geen eigen historie.
3. Kies de labeltechniek per soortSticker voor kantoor, plaatje voor werkplaats en buiten. Test of de scan werkt met handschoenen en bij slecht licht.
4. Label en scan de eerste locatieEén pand of één afdeling helemaal, inclusief de uitgifte aan medewerkers. Half is hier niets.
5. Laat de mutaties lopenVerhuizing, uitgifte, inname en afvoer, op het moment zelf. Na een paar maanden ziet u of het register nog klopt.
6. Doe een telling en meet het verschilHet aantal afwijkingen bij de eerste echte telling is de maat voor hoe goed de werkwijze werkt.