Certificaatbeheer-software: de volledige gids

In veel technische bedrijven staat het overzicht van certificaten in een spreadsheet bij de KAM-coördinator. Het klopt op de dag dat hij het bijwerkt. Een week later is er een monteur bij gekomen en een certificaat verlopen.

Certificaatbeheer-software is het systeem dat per medewerker de certificaten, diploma's, kwalificaties en aanwijzingen vastlegt met bewijs en vervaldatum, op tijd waarschuwt voor verlopen, en per project laat zien wie aan de eisen voldoet.

Het verschil met een leermanagementsysteem zit in waar het bewijs vandaan komt. Een LMS biedt cursussen aan en registreert wie ze heeft afgerond. De meeste certificaten in techniek, bouw en logistiek komen van buiten: een extern examen, een erkende opleider, een keuring. Certificaatbeheer registreert ze allemaal, ongeacht waar ze vandaan komen.

De gebruikers zijn de KAM-coördinator of HR, de planner, de leidinggevende en de medewerker. HR registreert en plant herhalingen. De planner kijkt wie op een project mag. De leidinggevende ziet wat er in zijn team verloopt. De medewerker ziet zijn eigen certificaten en laat ze zien bij de poort.

Het past bij installateurs, bouwbedrijven, onderhoudsbedrijven, transport en logistiek, industrie, en bij uitzend- en detacheringsbureaus die mensen met de juiste papieren moeten leveren. Hoe meer medewerkers en hoe strenger de eisen van opdrachtgevers, hoe minder een spreadsheet volstaat.

Een certificaat is meer dan een naam en een datum. Wie het goed vastlegt, kan later elke vraag beantwoorden: van wie, welk niveau, tot wanneer, en waar is het bewijs.

Soort

het type certificaat, diploma of aanwijzing, uit een vaste lijst zodat niemand varianten verzint

Niveau

waar van toepassing: basis of leidinggevend, een categorie, een lasproces of een bevoegdheid

Geldig

de datum van behalen en van verlopen, of de regel waarmee die wordt berekend

Bewijs

een scan of foto van het certificaat, of een verwijzing naar een centraal register

Verlengen

wat er nodig is om het te behouden: een herhalingscursus, een nieuw examen, of een periodieke aantekening

Een vaste lijst van soorten is de basis. Als de ene medewerker een 'VCA basis' heeft en de andere een 'B-VCA', en een derde 'VCA-B', weet het systeem niet dat het drie keer hetzelfde is. De lijst wordt één keer opgezet, met de gangbare namen als zoekterm, en daarna kiest iedereen eruit.

Niet elk bewijs heeft een vaste vervaldatum. Een aanwijzing onder de norm voor elektrotechnisch werk wordt door de werkgever gegeven en periodiek herzien. Een laskwalificatie blijft geldig zolang er periodiek wordt bevestigd dat er gelast is. De software moet die regels kunnen volgen, niet alleen een datum.

Een verlopen certificaat wordt meestal ontdekt op het slechtste moment: bij de poort van de klant, bij een inspectie, of na een ongeval. De software haalt dat moment naar voren.

De waarschuwing moet bij de juiste persoon terechtkomen. Een medewerker die zelf zijn certificaat moet verlengen, krijgt een melding op zijn telefoon. Een leidinggevende ziet het overzicht van zijn team. HR ziet het totaal en koopt in. Als alle meldingen naar één mailbox gaan, worden ze allemaal genegeerd.

Groeperen scheelt geld en planning. Als er in maart acht certificaten van dezelfde soort verlopen, is één cursus op locatie goedkoper en makkelijker te plannen dan acht mensen die elk een dag naar een opleider rijden. Dat ziet u alleen als het overzicht vooruitkijkt.

De planner wil niet weten wie welk certificaat heeft. Hij wil weten wie hij volgende week naar deze klant kan sturen. Dat is de vraag die de software het vaakst moet beantwoorden.

De controle hoort op de datum van het werk, niet op vandaag. Een monteur met een certificaat dat volgende week verloopt, mag vandaag, maar niet op het project dat over twee weken begint. De software rekent vooruit.

Bij de poort wil de opdrachtgever het bewijs zien. Een medewerker die zijn certificaten op zijn telefoon kan tonen, of een overzicht per project dat vooraf naar de klant gaat, voorkomt dat een ploeg bij de poort wacht terwijl iemand op kantoor een scan zoekt.

Certificaatbeheer is een kleine administratie met veel buren. Wie de koppelingen goed legt, voorkomt dat dezelfde gegevens op drie plekken worden bijgehouden.

HR

in- en uitdienst, functie en team, zodat een nieuwe medewerker direct in het overzicht staat en een vertrokken medewerker eruit gaat

Registers

centrale diplomaregisters waar ze bestaan, zodat het bewijs niet van een scan afhangt

Planning

per project de eisen en de geplande mensen, met een waarschuwing bij een tekort

Opleider

aanmelding en uitslag van cursussen, zodat het nieuwe certificaat vanzelf binnenkomt

Delen met een opdrachtgever vraagt een grondslag en een afspraak. Een klant die wil zien dat iedereen op zijn terrein een geldig veiligheidscertificaat heeft, heeft een gerechtvaardigd belang bij die bevestiging, maar niet bij een kopie van elk diploma. Een overzicht met naam, soort en geldigheid is vaak genoeg.

Een tabel met medewerkers, certificaten en datums is snel gebouwd. De regels per soort, de eisen per project en de koppelingen met HR en planning zijn waar het werk zit.

Soorten

certificaten met een vaste geldigheid zijn eenvoudig; aanwijzingen en kwalificaties met eigen regels vragen meer

Koppeling

medewerkers uit het HR-systeem lezen is standaard; aansluiten op een extern register hangt af van wat dat register toestaat

Projecten

eisen per opdrachtgever vastleggen en toetsen tegen de planning vraagt een koppeling met het planbord

Poort

een app waarin de medewerker zijn bewijs toont, met een controle of het echt en geldig is

Wat meevalt: de registratie en de waarschuwingen. Wat tegenvalt: de eerste invoer. Een bedrijf met honderd medewerkers heeft honderden certificaten in mappen, mailboxen en spreadsheets. Reken op een inventarisatieronde waarin elke medewerker zijn bewijzen aanlevert, en een controle door HR.

Vraag ook wat u al heeft. Veel HR-pakketten hebben een module voor opleidingen en certificaten, en een LMS registreert de eigen cursussen. Waar die stoppen, is bij externe certificaten met eigen regels, bij eisen per opdrachtgever en bij het koppelen met de planning.

De volgorde hieronder levert na de derde stap al op wat de spreadsheet nooit deed: een waarschuwing voordat het te laat is.

1. Soorten en regelsDe lijst van certificaten en aanwijzingen die ertoe doen, met per soort de geldigheid en wat verlengen vraagt.
2. Eén afdeling inventariserenElke medewerker levert zijn bewijzen aan, HR controleert, alles met een kopie en een datum.
3. Waarschuwingen aanNaar medewerker, leidinggevende en HR, met genoeg tijd om een cursus te plannen.
4. HR koppelenNieuwe en vertrokken medewerkers vanzelf in en uit het overzicht.
5. Eisen per projectPer opdrachtgever wat er nodig is, getoetst tegen de planning op de datum van het werk.
6. Het hele bedrijfDe andere afdelingen, en een app waarin medewerkers hun bewijs aan de poort tonen.