Apps voor bouwkundige keuringen: de volledige gids

Een aankoopkeuring duurt een ochtend en het rapport kost de avond. De keurder typt over wat hij op papier schreef, zoekt de foto's bij de juiste ruimte en plakt teksten uit een vorig rapport. Dat overtikken is wat de app weghaalt.

Een app voor bouwkundige keuringen is een opnameformulier per bouwdeel dat onderweg het rapport al opbouwt.

Het onderscheid met de buren zit in wat er wordt beoordeeld en waarvoor. De keuring-app gaat over arbeidsmiddelen die periodiek worden goedgekeurd tegen een norm, met een certificaat en een volgende datum. De inspectie-app gaat over objecten met een conditiescore voor een onderhoudsplan. De bouwkundige keuring gaat over een gebouw op één moment, voor een koper, een eigenaar of een verzekeraar, met gebreken en herstelkosten als uitkomst.

De gebruikers zijn de keurder en het kantoor. De keurder loopt het gebouw door met de telefoon of een tablet, fotografeert en beoordeelt. Het kantoor maakt het rapport af, bewaakt de kwaliteit en stuurt het naar de opdrachtgever. Bij grotere bureaus kijkt een tweede keurder mee voordat het rapport de deur uit gaat.

De toepassingen lopen van de aankoopkeuring voor een particulier tot de nulmeting vóór heiwerk in een straat, van de opname bij een verzekeringsschade tot de conditieopname van een woningportefeuille en de oplevering van nieuwbouw. Wat ze delen: iemand loopt een gebouw door, en er moet een rapport uit komen waar een ander op vertrouwt.

De keurder loopt van buiten naar binnen, van boven naar beneden. Een app die hem de indeling van het rapport laat volgen, laat hem drie keer dezelfde trap op.

Bouwdeel

dak, gevel, kozijnen, vloeren, installaties, riolering en vocht, elk met een vaste set punten

Staat

goed, aandacht of herstel nodig, met een korte toelichting die in het rapport terechtkomt

Gebrek

wat er mis is, met foto, ruimte of gevel, ernst en de vraag of het direct moet of kan wachten

Herstel

een inschatting per gebrek, uit een eigen lijst met eenheidsprijzen die het kantoor beheert

De foto is het bewijs en tegelijk het lastigste onderdeel. Een rapport met veertig foto's zonder onderschrift is onbruikbaar; een keurder die per foto een tekst typt, is een uur langer bezig. De oplossing is de foto koppelen aan het gebrek dat hij al heeft vastgelegd, zodat het onderschrift uit de beoordeling komt en niet uit extra werk.

De herstelkosten zijn wat de opdrachtgever het eerst leest en waar de discussie over gaat. Een app die per gebrek een bedrag uit een eigen lijst voorstelt, maakt de rapporten van verschillende keurders vergelijkbaar. Het kantoor beheert die lijst en past hem aan als de markt verandert; de keurder kan afwijken, met een reden.

De opname is het vak; het rapport is de handel. Een bureau dat het rapport dezelfde dag levert, heeft een argument dat geen concurrent met een avondje typen kan evenaren.

De sjabloon van het rapport is van het bureau, niet van de app. Elk bureau heeft een eigen indeling, huisstijl en toonzetting, en die is onderdeel van de dienst. De app hoort een sjabloon te vullen dat het bureau zelf kan aanpassen, niet een rapport op te leggen dat er bij elk bureau hetzelfde uitziet.

De tweede lezing hoort erin. Bij bureaus met meerdere keurders kijkt een collega het rapport na voordat het weggaat: zijn de foto's scherp, klopt de ernst, ontbreekt er een voorbehoud. De app maakt daar een stap van met een status, zodat niemand een concept naar een klant stuurt.

Vier opdrachten die er op locatie hetzelfde uitzien en waarvan de rapporten door verschillende mensen om verschillende redenen worden gelezen.

Bij nulmetingen telt volledigheid boven alles. Elke gevel, elke scheur, elke datum. De app hoort de keurder te dwingen alle gevels af te lopen en waarschuwt als er een ontbreekt, want de foto die niet is gemaakt, is het gebrek dat later wordt geclaimd.

Bij portefeuilles verschuift het werk naar vergelijkbaarheid: twintig panden, drie keurders, één meerjarenplan. Dan gaat het niet om het rapport per pand maar om dezelfde beoordeling per pand, en komt de conditiescore uit de inspectiewereld in beeld. Bureaus die beide doen, bouwen vaak één app met twee opnamevormen.

Een keurder die het adres overtypt, is de eerste plek waar het misgaat. De opdracht bestaat al: in de agenda, in het kantoorsysteem of in de mailbox.

Opdracht

adres, opdrachtgever, soort keuring en afspraaktijd uit het kantoorsysteem of de agenda; de app opent de juiste opname

Kadaster

bouwjaar en oppervlakte uit openbare bronnen als startpunt, zodat de keurder het niet overtypt

Kosten

de eigen lijst met eenheidsprijzen voor herstel, beheerd door het kantoor en per rapport vastgelegd

Oplevering

het rapport als bestand naar de opdrachtgever en het dossier, plus de factuurregel naar de boekhouding

De koppeling met openbare bronnen scheelt de keurder werk en voorkomt fouten: bouwjaar, oppervlakte en soms de bouwtekeningen zijn er al. Het blijft een startpunt dat de keurder bevestigt; een bouwjaar uit een bestand dat niet klopt, staat anders ongecontroleerd in het rapport.

Bij schade-opnames komt de verzekeraar erbij, en die wil zijn eigen formulier of zijn eigen portaal. Een app die het dossier kan exporteren in de vorm die de verzekeraar vraagt, scheelt het kantoor het meeste werk. Dat is per verzekeraar anders en hoort in de scope van het project te worden afgebakend.

Een formulier met foto's is snel gebouwd. Een app die op een zolder zonder bereik blijft werken, een rapport in de huisstijl van het bureau oplevert en vier soorten keuringen kent, is meer ontwerp dan code.

Soorten

één soort keuring is één formulier; aankoop, nulmeting, schade en portefeuille zijn vier stromen met eigen velden

Rapport

één sjabloon in de huisstijl is werk; een sjabloon dat het kantoor zelf aanpast, is een tweede app in de app

Offline

foto's en formulieren offline bewaren en later synchroniseren is standaard werk, maar het moet vanaf het begin in het ontwerp

Koppeling

een kantoorsysteem met koppelvlak is werk; een verzekeraarsportaal per verzekeraar is een eigen post

Wat meestal meevalt: de opname, de foto's en de kostenlijst. Wat tegenvalt: het rapport. Elk bureau heeft eisen aan opmaak, volgorde en toon die pas tijdens het project boven water komen. Lever daarom vroeg een echt rapport op uit een echte opname, en laat het bureau erop schieten voordat de rest wordt gebouwd.

Vraag ook wat u al heeft. Er zijn pakketten voor bouwkundige opnames met vaste sjablonen, en voor een eenmansbureau met één soort keuring zijn die vaak genoeg. Waar ze stoppen, is bij een eigen rapport, bij meerdere soorten keuringen naast elkaar en bij een koppeling met het eigen kantoorsysteem. Daar begint het maatwerk.

De volgorde hieronder begint bij de keurder op locatie, want een opname die op zolder niet werkt, maakt de rest waardeloos. Het eindigt bij de tweede keuringsoort, die pas aan de beurt is als de eerste een dag na de opname de deur uit gaat.

1. Eén keuringsoort kiezenDe meest voorkomende. Met twee keurders de bouwdelen en de punten per bouwdeel vastleggen.
2. De opname in looprouteVan buiten naar binnen, van boven naar beneden, met de camera waar een foto hoort. Getest op een echt pand.
3. Vroeg een echt rapportUit een echte opname, in de huisstijl. Het bureau schiet erop; dat bespaart later een herbouw.
4. Offline en synchronisatieKruipruimte en zolder zonder bereik, foto's die wachten, en een keurder die het niet merkt.
5. Kostenlijst en voorbehoudenEenheidsprijzen die het kantoor beheert, en de voorbehouden als vast onderdeel van elk rapport.
6. Tweede soort en kantoorNulmeting of schade erbij, de tweede lezing als status, en de koppeling met het kantoorsysteem.