Bibliotheek-apps: de volledige gids

Elke collectie die wordt uitgeleend, heeft dezelfde vragen: wat hebben we, waar is het, wie heeft het, en wanneer komt het terug. Een bibliotheek-app beantwoordt die vragen voor de lener én voor wie de collectie beheert.

Een bibliotheek-app is een uitleenadministratie met een gezicht naar de lener toe.

Het woord bibliotheek is breder dan het gebouw met de boeken. Een school heeft een mediatheek met boeken, laptops en instrumenten. Een advocatenkantoor heeft een vakbibliotheek met losbladige werken die niemand mag meenemen zonder dat het bekend is. Een museum heeft een documentatiecentrum. Een gereedschapsuitleen, een speelgoedbibliotheek of een kledingbank werkt precies zo: items, leners, uitleen, retour. Het patroon is hetzelfde; de items verschillen.

De openbare bibliotheken in Nederland werken met een landelijk gedeeld bibliotheeksysteem en een landelijke bibliotheekpas. Voor hen is een eigen app zelden de vraag; de vraag is hoogstens een aanvulling die het landelijke systeem niet biedt. Deze gids gaat over de collecties die daar niet in zitten: de school, het bedrijf, de instelling, de vereniging.

Wat het niet is: een app om te lezen. Digitale boeken en tijdschriften uitlenen is een licentiekwestie met uitgevers, en dat is een ander project. Het is ook geen documentbeheer: een bibliotheek leent uit, documentbeheer bewaart versies. Wie beide wil, houdt ze uit elkaar.

Wat de app moet doen, staat op het briefje naast de balie. Tel een week lang wat mensen komen vragen; dat is de eerste versie.

Zoeken

op titel, auteur, onderwerp, en zien of het er is en waar het staat

Reserveren

een uitgeleend item vastleggen en bericht krijgen als het terug is

Lenen

zelf scannen bij het pakken, met de eigen pas op de telefoon

Verlengen

vanuit huis, zolang niemand anders wacht, tot het maximum

Zoeken lijkt het eenvoudigst en is het lastigst. Een lener zoekt op een halve titel, een verkeerd gespelde auteur of een onderwerp dat nergens zo is beschreven. De catalogus bepaalt of hij iets vindt: elk item heeft een titel, een maker, een onderwerp, een plaats in de kast en een unieke code. Zonder die beschrijving is de zoekfunctie een lege huls.

Lenen en inleveren zijn de handelingen die de balie vervangen. Een lener scant de barcode van het item met zijn telefoon, de app koppelt het aan zijn pas en zet de inleverdatum. Inleveren gaat via een scanner bij de inleverbak of via de app, met een controle door de beheerder. Dat werkt alleen als elk item een unieke, leesbare code heeft; een collectie zonder codes begint met stickeren.

Reserveren en verlengen zijn wat leners thuis doen. Reserveren vraagt een wachtrij per item en een bericht als het terug is. Verlengen vraagt regels: hoe vaak, hoe lang, en niet als iemand anders wacht. Die regels zijn van de bibliotheek; de app voert ze uit.

Wat iemand leent, is een persoonsgegeven dat meer zegt dan het lijkt: over gezondheid, geloof, politiek, gezinssituatie. Een bibliotheek-app hoort daar terughoudend mee om te gaan, ook als niemand ernaar vraagt.

De AVG raakt een bibliotheek-app op één punt scherp: de uitleenhistorie. Er is een goede reden om te weten wie een item nu heeft; er is zelden een reden om te bewaren wie het twee jaar geleden had. Bouw de app zo dat de koppeling tussen lener en item verdwijnt zodra het item terug is, en bewaar alleen de uitleentelling per item voor het collectiebeheer. Wie een leeslijst wil bijhouden, doet dat zelf, in zijn eigen profiel, en kan hem wissen.

Een app die zegt dat een boek aanwezig is terwijl de kast leeg is, is erger dan geen app. De lener loopt voor niets naar de kast en vertrouwt de app daarna niet meer. Drie patronen komen steeds terug.

Het tweede patroon is het hardnekkigst. Inleveren is de handeling die niemand leuk vindt en die het vaakst blijft liggen. Een scanner bij de inleverbak die het item meteen op 'terug' zet, of een app waarin de lener zelf inlevert met een foto van het item in de bak, haalt de vertraging weg. Wat u ook kiest: de status moet op het moment van de handeling veranderen.

Het derde patroon is de app die te vroeg te veel wil: boetes, leeslijsten, recensies, aanschafverzoeken en een koppeling met het leerlingvolgsysteem in de eerste versie. Een eerste versie met zoeken, lenen en inleveren, die klopt, wint het van een complete versie waarin de catalogus niet klopt.

De app kent een item alleen als het een code heeft die een telefoon of scanner kan lezen. Welke code, en waar de gegevens erachter vandaan komen, bepaalt hoeveel werk het opzetten is.

Voor boeken is de invoer het makkelijkst: het ISBN scannen haalt titel, auteur en vaak de omslag op uit een openbare bron. Daarna krijgt elk exemplaar een eigen sticker met een unieke code, want twee exemplaren van hetzelfde boek zijn twee items. Voor laptops, instrumenten en gereedschap is er geen ISBN; die voert u in met een beschrijving en een foto, en krijgen dezelfde sticker.

De koppeling met het leerling- of personeelssysteem is de tweede stap die het verschil maakt. Zonder die koppeling voert iemand elk jaar de nieuwe klassen in en vergeet de vertrokken leerlingen te verwijderen. Met de koppeling zijn de leners altijd de mensen die er nu zijn, en hun rol (leerling, docent, medewerker) komt vanzelf mee.

Duizend of vijftigduizend items maakt voor de bouw weinig uit. Wat de prijs drijft, is hoeveel er vooraf moet worden beschreven en gestickerd, en hoeveel de app met andere systemen moet uitwisselen.

Catalogus

een bestaande lijst met codes is een import; een kast zonder lijst is stickeren en invoeren

Techniek

barcodes en telefoons is bekend werk; RFID met poortjes is apparatuur plus koppeling

Leners

een lijst uploaden is eenvoudig; een koppeling met het leerling- of HR-systeem is een stuk werk

Regels

één leentermijn is een instelling; termijnen per rol, per item en met uitzonderingen is een model

Wat meestal meevalt: de app zelf. Zoeken, scannen, uitlenen, inleveren, reserveren: dat zijn bekende onderdelen. Wat tegenvalt: de collectie in de app krijgen. Elk item beschrijven, stickeren en op de juiste plank zetten is werk dat niemand kan overslaan, en het is werk voor u of voor mensen die u daarvoor inhuurt.

Vraag ook wat er al bestaat. Voor schoolbibliotheken en kleine collecties zijn er pakketten die dit doen. Zelf bouwen wordt interessant als uw items geen boeken zijn, als de regels afwijken, als de app in een grotere omgeving moet passen (een schoolapp, een intranet, een ledenomgeving), of als u de gegevens in eigen hand wilt.

De volgorde hieronder begint niet bij de app maar bij de kast. Als de kast niet klopt, klopt de app niet.

1. Kies de eerste collectieDe items die het vaakst worden uitgeleend. Niet alles; dat komt later.
2. Sticker en beschrijfElk exemplaar een unieke code, een titel, een plaats. Boeken via ISBN, de rest met de hand.
3. Leg de regels vastLeentermijn, aantal items, verlengen, reserveren, per rol. Op één A4.
4. Bouw zoeken, lenen, inleverenMet de pas op de telefoon en de scanner bij de bak. Reserveren en verlengen erbij als die drie kloppen.
5. Koppel de lenersUit het leerling- of personeelssysteem, zodat de lijst vanzelf meebeweegt.
6. Tel en meetNa een half jaar: telling met de scanner, en het aantal vragen aan de balie vóór en na.