App voor veldservice in de mechanisatie laten maken

Bij landbouwmechanisatie is de machine de eenheid en niet de klant of het pand. Een trekker of hakselaar heeft een serienummer, een urenstand, een garantietermijn en een servicehistorie, en die reist mee als de machine wordt doorverkocht. Zolang uw administratie op klantniveau werkt, valt die geschiedenis uiteen zodra een machine van eigenaar wisselt.

Daar komt de seizoensdruk bij. Buiten het seizoen is een storing een afspraak; in het seizoen is het stilstand die per uur geld kost. Dat verandert niet alleen de urgentie maar ook de werkwijze: er wordt gereden met wat er in de bus ligt, er wordt geïmproviseerd, en de administratie volgt later of niet.

De kern is dat een monteur op het perceel alles kan afhandelen zonder terug te hoeven bellen naar kantoor.

• De machine opzoeken op serienummer, ook als de klantnaam niet klopt.
• De servicehistorie en openstaande punten van die machine zien.
• Urenstand vastleggen, want daar hangen onderhoudsintervallen en garantie aan.
• Onderdelen uit de busvoorraad afboeken op de werkbon.
• Zien of dit onder garantie valt voordat het gesprek met de klant plaatsvindt.
• Volledig offline werken en later synchroniseren.

Bij mechanisatiebedrijven ligt een aanzienlijk deel van de voorraad in de servicebussen. Dat is praktisch en administratief lastig: die voorraad is niet geteld, wordt onderweg aangevuld bij een collega of een leverancier, en wordt pas afgeboekt als de werkbon op kantoor komt.

Het gevolg is dat uw voorraadwaarde niet klopt en dat een monteur niet kan zien of een collega het onderdeel heeft dat hij nodig heeft. In het seizoen is dat het verschil tussen twee uur stilstand en een dag. Wie de bus als locatie in de voorraad opneemt en de afboeking op het perceel laat gebeuren, lost beide op.

Wij bouwen de busvoorraad als volwaardige locatie, met overboekingen tussen bussen en een aanvulmoment dat past bij hoe er werkelijk wordt gereden.

De garantievraag is bij mechanisatie ongebruikelijk zwaar, omdat er drie partijen bij betrokken zijn: uw klant, uw bedrijf en de fabrikant. Wat u aan de klant vergoedt, moet u bij de importeur of fabrikant kunnen claimen, en dat lukt alleen met de gegevens die op het perceel zijn vastgelegd.

Het loont daarom om de claim als onderdeel van de bon te behandelen en niet als een aparte administratieve stap erna. Wie op kantoor moet reconstrueren welke urenstand de machine had, is afhankelijk van het geheugen van de monteur en van een foto die misschien op zijn eigen telefoon staat. Op het perceel kost het invullen enkele seconden.

In de praktijk sneuvelen claims op ontbrekende urenstanden, een serienummer dat verkeerd is overgetypt of een foto die er niet is. Door die velden verplicht te maken op het moment dat de monteur de bon afsluit, is de claim compleet voordat de machine weer draait.

De app hangt aan uw bestaande administratie: het pakket waarin klanten, machines en voorraad staan. Wij bouwen niet opnieuw wat u al heeft, maar zorgen dat de werkbon, de afboeking en de urenstand daarin terechtkomen zonder overtypen.

Aan de kant van de fabrikant verschilt het per merk of er een dealerportaal is waarmee gekoppeld kan worden. Dat inventariseren we per merk vooraf. Beheert u de voorraad breder, dan sluit dit aan op seizoensvoorraad onderdelen. Hoe koppelingen werken staat op systemen koppelen met een api.

Let op de invoerlast voor de monteur. Elk verplicht veld dat niet direct bijdraagt aan de werkbon of de claim, wordt in het seizoen overgeslagen of ingevuld met een willekeurige waarde. Houd het aantal velden klein en laat de app zelf invullen wat hij weet: machine, tijdstip, locatie en monteur.

Let ook op het bereik. Percelen liggen buiten de bebouwde kom en soms achter een dijk. Offline werken is hier geen randgeval maar de normale situatie, en een app die daar stilvalt, wordt vervangen door een appje naar kantoor.

De busvoorraad weegt het zwaarst. Alleen werkbonnen registreren is een overzichtelijk project; de bus als voorraadlocatie meenemen raakt aan uw hele voorraadadministratie en aan de manier waarop u aanvult.

Daarnaast telt of de garantieclaim mee moet. Een bon afsluiten kan snel; een bon die tegelijkertijd een complete claim oplevert, vraagt afspraken per merk over welke gegevens verplicht zijn.

1. We rijden een dag mee met een monteur en kijken waar de tijd en de fouten zitten.
2. We bouwen het machineregister met serienummer, urenstand en historie.
3. Daarna de werkbon op het perceel, offline en met zo min mogelijk velden.
4. Vervolgens de busvoorraad met afboeken en overboeken tussen bussen.
5. Pas als dat staat, maken we de garantieclaim compleet per merk.

• Seizoensvoorraad onderdelen landbouw
• Asset management software
• Alle software op maat