Serienummerregistratie en garantie-app laten maken

Een serienummer is de sleutel waar alles aan hangt: de inkooporder waarmee het binnenkwam, de verkooporder waarmee het de deur uitging, de garantietermijn die op dat moment gold, en elke reparatie of vervanging daarna. Zolang dat verspreid staat over uw boekhouding, een servicebestand en de mailbox van de servicedesk, moet iemand het bij elke claim opnieuw bij elkaar zoeken.

Het duurdere probleem zit aan de inkoopkant. Op veel componenten en apparaten geeft uw leverancier zelf garantie, met een eigen termijn en een eigen RMA-procedure. Als u niet ziet dat een defect exemplaar nog onder leveranciersgarantie valt, repareert u het op eigen kosten. Bij een paar procent van uw claims loopt dat snel op.

De kern is een register waarin elk exemplaar zijn eigen geschiedenis draagt, van ontvangst tot afvoer. Daaromheen zitten de processen die er gebruik van maken.

• Serienummers vastleggen bij ontvangst, met de inkooporder, de leverancier en diens garantietermijn.
• Koppelen aan de verkooporder en de klant op het moment van uitlevering, zodat de klantgarantie gaat lopen.
• Twee garantieklokken naast elkaar: die richting uw klant en die richting uw leverancier, want die lopen zelden gelijk.
• Claims van klanten registreren met klachtomschrijving, diagnose en uitkomst.
• RMA-aanvragen richting de leverancier, met het referentienummer dat hij teruggeeft en de status van de afhandeling.
• Historie per exemplaar, zodat een tweede claim op hetzelfde apparaat direct zichtbaar is.

Dit is het onderdeel waar standaardpakketten meestal op stuklopen. De garantie die u aan uw klant geeft, begint bij levering en duurt bijvoorbeeld twee jaar. De garantie die uw leverancier aan u geeft, begint vaak bij factuurdatum of bij productiedatum en kan korter of juist langer zijn. Tussen die twee zit uw risico.

Wij modelleren daarom beide termijnen op het exemplaar, met hun eigen startmoment. Bij een claim ziet uw servicemedewerker meteen of hij het intern oplost, of dat er eerst een RMA naar de leverancier moet. Verloopt de leveranciersgarantie binnenkort terwijl er een claim loopt, dan is dat een signaal en geen ontdekking achteraf.

Daarnaast speelt de wettelijke conformiteit richting consumenten, die losstaat van de commerciële garantietermijn. Hoe u dat inricht is een beleidskeuze; wij zorgen dat het systeem beide kan bijhouden zonder ze door elkaar te halen.

Serienummers ontstaan zelden in één systeem. Bij ontvangst komen ze binnen via een pakbon of een scan, bij verkoop hangen ze aan een order in uw boekhouding of webshop, en bij service komen ze uit een ticket. Wij koppelen die punten zodat er niets wordt overgetypt.

Praktisch betekent dat scannen met een handterminal of een telefoon, ondersteuning voor barcodes en QR-codes op het apparaat en op de doos, en een koppeling met uw order- en facturatiesysteem. Werkt u met een webshop, dan kan de klant zijn eigen garantie opzoeken op serienummer, wat een deel van de telefoontjes wegneemt. Welke koppelingen haalbaar zijn, hangt af van wat uw huidige pakketten aanbieden; dat inventariseren we vooraf.

De registratie bij ontvangst is de zwakste schakel. Als serienummers pas bij verkoop worden vastgelegd, mist u de leverancierskant en daarmee het grootste deel van de winst. Reken erop dat dit een werkwijzeverandering in het magazijn vraagt en niet alleen software.

Let ook op de bestaande voorraad en op wat er al bij klanten staat. Die krijgt u niet met terugwerkende kracht compleet in het systeem. De praktische aanpak is beginnen bij nieuwe ontvangsten en oude gevallen handmatig aanvullen wanneer er een claim binnenkomt.

Niet het register zelf, maar drie dingen eromheen: het aantal koppelingen met bestaande systemen, of de RMA-stroom richting leveranciers meemoet, en of klanten hun garantie zelf moeten kunnen inzien. Een intern register zonder koppelingen is een overzichtelijk traject; hetzelfde register met inkoop, verkoop, service en een klantportaal is een veelvoud daarvan.

Wat er in de praktijk het meeste tijd kost is niet zichtbaar in een functielijst: het bepalen hoe uw garantieregels precies werken. Uitzonderingen per leverancier, per productgroep en per afnemer zijn er altijd, en die moeten expliciet worden voordat ze in software kunnen.

1. We lopen uw huidige claimafhandeling door en kijken waar de tijd en het geld weglekken.
2. We leggen de garantieregels vast, inclusief de uitzonderingen per leverancier en productgroep.
3. We bouwen het register en de registratie bij ontvangst, want daar begint de keten.
4. Daarna de claim- en RMA-stroom, en pas als die staat een eventueel klantportaal.
5. We dragen over aan uw servicedesk en magazijn, met afspraken over wie wat vastlegt.

• Retail-taakbeheer-software
• Leveranciersrisico-software laten maken
• Alle software op maat