App voor seizoensbezetting in een attractiepark laten maken

Een dienst in een park is niet uitwisselbaar. Voor de ene attractie moet een medewerker ingewerkt en afgetekend zijn, voor de andere volstaat een instructie, en voor een derde is een leeftijdsgrens of een certificaat nodig. Een rooster dat alleen telt hoeveel mensen er staan, zegt daarom niets over of het park open kan.

Daar komt het verloop bij. Van de honderden krachten die in mei beginnen, is in augustus een deel gestopt en een deel bijgekomen, en die nieuwe mensen zijn nog niet afgetekend. De bezetting die op papier klopt, kan in de praktijk betekenen dat er niemand met de juiste bevoegdheid bij de achtbaan staat.

De kern is de koppeling tussen medewerker, kwalificatie en positie, met een rooster dat die koppeling afdwingt.

• Kwalificaties per medewerker, met wie ze heeft afgetekend en wanneer ze verlopen.
• Posities per attractie met de kwalificaties die er minimaal voor nodig zijn.
• Beschikbaarheid die medewerkers zelf doorgeven, per week of per dag.
• Rooster dat waarschuwt wanneer een positie niet bezet kan worden met bevoegde mensen.
• Inwerktrajecten volgen: wie is bezig, wie moet nog worden afgetekend en door wie.
• Snel schuiven op de dag zelf, wanneer iemand ziek is of het druk wordt.

Dit is het onderdeel waar generieke roostersoftware tekortschiet. Daar is een kwalificatie een label dat iemand heeft of niet heeft. In de praktijk is het een traject: instructie gevolgd, meegelopen, zelfstandig gedraaid onder toezicht, afgetekend door een leidinggevende, en daarna periodiek opnieuw bevestigd.

Wij leggen daarom vast wie heeft afgetekend en wanneer, en of er een geldigheidstermijn aan hangt. Loopt die af, dan verdwijnt de medewerker niet zomaar uit het rooster maar komt er een signaal ruim van tevoren. In een seizoen waarin elke week nieuwe mensen instromen, is dat het verschil tussen sturen en achteraf constateren.

Welke eisen er precies gelden voor het bedienen van uw attracties, bepaalt uw eigen beleid en de regels die daarop van toepassing zijn. Wij bouwen het systeem dat uw eisen vastlegt en afdwingt; de eisen zelf stelt u vast met uw veiligheidskundige.

Uw personeelsbestand bestaat grotendeels uit mensen met een andere hoofdbezigheid. Tentamens, vakanties, bijbanen en vervoer bepalen wanneer iemand kan, en dat verandert per week. Een rooster dat een maand vooruit vaststaat, klopt niet.

Wat werkt is dat medewerkers hun beschikbaarheid zelf doorgeven op hun telefoon, met een sluitingsmoment per week, en dat het rooster daaruit wordt opgebouwd. Ruilen onderling kan daarbij, maar alleen met iemand die dezelfde kwalificatie heeft; dat is precies de controle die in een appgroep ontbreekt.

Aan de ene kant staat uw salarisadministratie, waar gewerkte uren naartoe moeten. Aan de andere kant de bezoekersverwachting, want de benodigde bezetting hangt af van hoe druk het wordt. Werkt u met tijdsloten, dan is die verwachting al bekend; zie capaciteitsplanning met tijdsloten, die over de bezoekerskant gaat waar deze pagina over de personeelskant gaat.

Voor de medewerker zelf gaat het om een telefoon: beschikbaarheid doorgeven, rooster bekijken, inklokken en een ruil aanvragen. Alles wat een computer vereist, wordt door deze doelgroep niet gebruikt. Welke koppelingen haalbaar zijn hangt af van uw pakketten; dat inventariseren we vooraf.

Onderschat het inwerkproces niet. De grootste winst zit meestal niet in het roosteren maar in het zicht op wie er bijna inzetbaar is. Als u in juni weet dat er twintig mensen één aftekening missen voor de drukste attractie, kunt u daarop sturen.

Let ook op de gegevens van minderjarige medewerkers. Wat u vastlegt over leeftijd, beschikbaarheid en schooltijden valt onder de privacywetgeving en vraagt bewuste keuzes over bewaartermijnen en wie wat mag zien. Die keuzes maakt u met uw functionaris gegevensbescherming; wij zorgen dat het systeem ze uitvoert.

Drie dingen: of inwerktrajecten worden gevolgd, of medewerkers zelf beschikbaarheid en ruilen regelen, en of er gekoppeld wordt met de salarisadministratie. Een rooster met kwalificatiecontrole is een overzichtelijk traject; hetzelfde met een medewerkersapp, inwerktrajecten en koppelingen is een veelvoud.

Wat in de praktijk het meeste tijd kost, staat in geen functielijst: het vastleggen van welke kwalificatie bij welke positie hoort. Dat zit nu bij uw teamleiders in het hoofd en verschilt soms per attractie zonder dat iemand dat had opgeschreven.

1. We lopen uw attracties door en leggen per positie vast welke kwalificatie nodig is.
2. We brengen het huidige inwerkproces in kaart en bepalen wie mag aftekenen.
3. We bouwen kwalificaties en het rooster met controle, want dat is de kern.
4. Daarna de medewerkersapp voor beschikbaarheid en ruilen, en pas als die staat de inwerktrajecten.
5. We draaien een piekperiode mee en dragen over aan de teamleiders.

• Capaciteitsplanning met tijdsloten
• HR- en personeelssoftware
• Alle software op maat