Tijdslot- en capaciteitsplanning-app laten maken

Capaciteit sturen op tijdsloten is iets anders dan tickets verkopen. De vraag is niet hoeveel kaarten er weg zijn, maar hoeveel mensen er tussen elf en twaalf daadwerkelijk binnen zijn en wat dat betekent voor de horeca, de parkeerplaats en de wachttijden bij de attracties. Die aantallen komen uit verschillende stromen die elkaar niet kennen.

Standaard ticketpakketten gaan uit van een boeking per bezoeker. In de praktijk heeft u abonnementhouders die niet boeken, groepen die als één regel in het systeem staan, kinderen die wel meetellen voor de capaciteit maar niet voor de omzet, en no-shows die een slot bezet houden dat u had kunnen verkopen. Maatwerk begint bij het optellen van al die stromen tot één getal per slot.

• Sloten definiëren per dag en per periode, met een eigen capaciteit die u per dag kunt aanpassen.
• Reserveringen, abonnementhouders en groepen bij elkaar optellen in dezelfde telling.
• Groepen als één boeking beheren maar als hun werkelijke omvang laten meetellen.
• Ruimte reserveren voor abonnementhouders die niet vooraf boeken, met een marge die u zelf instelt.
• Overboeken binnen een afgesproken percentage, omdat een deel van de reserveringen niet komt opdagen.
• Live zicht op wie er binnen is, zodat u tijdens de dag kunt bijsturen.

Een abonnementhouder heeft betaald voor toegang en verwacht binnen te kunnen. Tegelijk wilt u weten hoeveel er komen, anders is uw capaciteitsplanning een schatting. De oplossing zit meestal niet in verplicht reserveren maar in een combinatie: een deel van elk slot vrijhouden voor abonnementhouders, op basis van wat historisch komt opdagen op dat type dag.

Dat vraagt om een systeem dat leert van uw eigen cijfers in plaats van uit te gaan van een vast percentage. Een zonnige woensdag in de meivakantie gedraagt zich anders dan een regenachtige dinsdag in november. Wij bouwen die reservering per slot in als een instelbare regel, zodat uw planner hem kan bijstellen als het patroon verschuift.

Loopt het slot vol met abonnementhouders, dan wilt u dat zien voordat de balie mensen moet wegsturen. Dat is een signaal tijdens de dag, niet een constatering achteraf.

De telling is alleen zo goed als wat er binnenkomt. Dat betekent koppelen met uw ticketverkoop, uw abonnementenadministratie en de toegangspoortjes of scanners bij de ingang. Zonder die laatste weet u wel wat er is verkocht maar niet wie er binnen is, en dat is precies het verschil dat telt.

Verder komen er in de praktijk koppelingen bij met kassasystemen in de horeca, met parkeerbeheer en soms met een weerdienst voor de prognose. Welke daarvan haalbaar zijn, hangt af van wat uw huidige systemen aanbieden; dat inventariseren we voordat we iets toezeggen.

Let op wat er gebeurt bij een storing. Als de capaciteitsapplicatie uitvalt tijdens een drukke dag, moet de ingang door kunnen draaien. Dat betekent dat scanners lokaal moeten kunnen werken en later synchroniseren, en dat de balie een terugvaloptie heeft. Dat is een ontwerpeis, geen detail achteraf.

Denk ook na over wat u doet als een slot vol is en er staat een gezin voor de deur. De techniek kan dat afdwingen, maar de vraag is of u dat wilt. Die keuze bepaalt hoe hard de grenzen in het systeem zijn, en dat is een beleidsbeslissing die vóór de bouw hoort te vallen.

Drie dingen: het aantal stromen dat in de telling meemoet, of er live koppelingen met toegangscontrole bij komen, en of bezoekers zelf een slot moeten kunnen kiezen of wijzigen. Een intern planbord voor uw eigen mensen is een overzichtelijk traject; een systeem dat ook de boeking richting de bezoeker afhandelt, is aanzienlijk meer.

Wat vaak wordt onderschat is de piekbelasting. Een systeem dat op een gewone dag prima werkt, moet ook overeind blijven op de drukste zaterdag van het jaar, wanneer duizenden mensen tegelijk scannen. Dat vraagt aandacht bij het ontwerp en het is een reden om dat vroeg te bespreken.

1. We brengen uw bezoekersstromen in kaart en tellen welke er nu wel en niet zichtbaar zijn.
2. We leggen de regels per slot vast: capaciteit, reservering voor abonnementhouders, overboeking.
3. We bouwen het planbord met de telling, zodat uw planner er meteen mee kan werken.
4. Daarna de koppelingen met toegangscontrole, want dan wordt de telling live.
5. Pas als dat staat, komt de kant richting de bezoeker aan de beurt.

• Hotelreservering-software laten maken
• Reserveringsapps: de volledige gids
• Alle software op maat