applatenmaken.com/projectkostenbeheer-software laten maken
Projectkostenbeheer-software laten maken
Aan het einde van een project blijkt vaak pas of de marge klopte, zodra de nacalculatie eindelijk rond is. Software die begroting, uren, materiaal en facturatie per project samenbrengt, geeft dat inzicht al terwijl het project nog loopt.
Waar dit om draait
Bij projectgedreven organisaties, van bouwbedrijven en installatietechniek tot engineeringbureaus en zakelijke dienstverleners, valt of staat de winstgevendheid met een simpele vraag: wat kost dit project werkelijk, ten opzichte van wat er begroot was? Zolang die vergelijking pas bij de eindafrekening wordt gemaakt, stuurt u achteraf bij in plaats van tijdens de rit.
Spreadsheets en generieke boekhoudpakketten houden begroting en realisatie zelden vanzelf naast elkaar. Onderhanden werk, de waarde van projecten die nog niet zijn afgerond of gefactureerd, wordt dan handmatig berekend, meestal pas rond de maand- of jaarafsluiting. Maatwerksoftware brengt begroting, urenregistratie, materiaalkosten en facturatie samen op projectniveau, zodat u tussentijds weet waar u staat, per project en over uw hele portfolio.
Wat we voor u bouwen
Welke onderdelen precies nodig zijn, verschilt per branche en per manier van werken. Onderstaand overzicht laat zien waar generieke oplossingen vastlopen en wat maatwerk daar tegenover zet.
| Onderdeel | Spreadsheets en generieke pakketten | Maatwerk projectkostenbeheer |
|---|---|---|
| Begroting vs realisatie | !Los bijgehouden, sluit niet vanzelf op elkaar aan | ✓Automatisch naast elkaar, per projectfase bijgewerkt |
| Onderhanden werk | !Handmatige berekening, meestal achteraf | ✓Doorlopend inzicht, aansluitend op de waardering uit RJ 221 |
| Uren en materiaal | !Vastgelegd los van de projectadministratie | ✓Direct gekoppeld aan de projectkaart |
| Prognose en marge | !Verwachte einduitkomst pas laat zichtbaar | ✓Doorlopende prognose, marge per project bewaakt |
| Meer- en minderwerk | !Moeilijk te onderscheiden van de oorspronkelijke opdracht | ✓Apart vastgelegd, apart gefactureerd |
| Facturatie op voortgang | !Termijnen handmatig bewaakt | ✓Gekoppeld aan voortgang en boekhouding |
Naast deze onderdelen bouwen we vaak dashboards per project en op portfolioniveau, zodat een projectleider inzoomt op een enkel project terwijl de directie in een oogopslag ziet welke projecten boven of onder begroting draaien.
Onze aanpak, stap voor stap
- We brengen uw projectadministratie in kaart
Samen bekijken we hoe begroting, uren, materiaal en facturatie nu worden vastgelegd, en waar de meeste onduidelijkheid over de marge ontstaat.
- Kleinste werkende versie eerst
We bouwen eerst de kern die begroting en realisatie per project zichtbaar maakt, zodat er snel iets bruikbaars staat in plaats van te wachten op een compleet systeem.
- Bewezen bouwstenen waar het kan
Inloggen, rechten, koppelingen met de boekhouding en meldingen hoeven niet opnieuw te worden uitgevonden. Maatwerk reserveren we voor de projectlogica die uw organisatie onderscheidt.
- Testen met projectleiders en administratie
De mensen die dagelijks uren boeken, meerwerk vastleggen of facturen opstellen, wijzen aan wat beter moet. Dat sturen we bij voordat we verder bouwen.
- Doorbouwen op bewijs
Een koppeling met uw ERP, extra dashboards of een uitgebreider prognosemodel voegen we toe zodra de basis zich heeft bewezen, niet vooruit op aanname.
Waarom maatwerk hier loont
Een generiek boekhoudpakket registreert transacties, maar kent uw projectstructuur niet. Het weet niet wat meerwerk is ten opzichte van de oorspronkelijke opdracht, en het rekent onderhanden werk zelden door zoals uw controller dat wil zien, bijvoorbeeld aansluitend op de waarderingsgrondslag uit RJ 221 voor onderhanden projecten in opdracht van derden.
Doordat u eigenaar bent van de code, zit u nergens aan vast. Een nieuwe koppeling met Exact Online, AFAS of Twinfield, een extra dashboard voor de directie of een aangepaste rekenregel voor marge voegt u toe wanneer uw organisatie daar behoefte aan heeft, zonder afhankelijk te zijn van een leverancier voor elke wijziging.
Herkent u dit?
Voordat we een systeem ontwerpen, bespreken we liever eerst waar het nu misgaat. Deze punten komen in vrijwel elk gesprek terug.
Herkent u een van deze punten? Dat is precies waar we in het eerste gesprek induiken.
Veelgestelde vragen
Kan de software koppelen met onze boekhouding of ERP?
Ja. Koppelingen met pakketten als Exact Online, AFAS of Twinfield zijn gangbaar, zodat uren, facturen en projectgegevens niet dubbel worden ingevoerd. Welke koppeling nodig is, bepalen we in het gesprek.
Hoe helpt dit bij onderhanden werk?
Onderhanden werk, de waarde van projecten die nog niet zijn afgerond of volledig gefactureerd, wordt continu bijgehouden in plaats van achteraf berekend. Zo sluiten de tussentijdse cijfers beter aan op de waardering die u aan het einde van het jaar nodig heeft.
Kunnen we meerwerk en minderwerk apart bijhouden?
Ja. Meerwerk en minderwerk leggen we los van de oorspronkelijke begroting vast, zodat duidelijk blijft wat de originele opdracht was en wat daarna is gewijzigd, inclusief de bijbehorende facturatie.
Werkt dit ook op portfolioniveau, met meerdere projecten tegelijk?
Ja. Naast een dashboard per project bouwen we vaak een overzicht op portfolioniveau, zodat u in een oogopslag ziet welke projecten boven of onder begroting draaien.
Van wie is de software na oplevering?
Van u. Code en omgeving staan op uw naam, zodat u niet vastzit aan een leverancier voor elke wijziging of koppeling.