App voor prijsbescherming op elektronicavoorraad laten maken

Prijsbescherming is een afspraak met een korte houdbaarheid. De leverancier verlaagt zijn prijs, u heeft nog voorraad tegen de oude inkoopprijs, en binnen een venster van doorgaans enkele dagen tot weken mag u het verschil claimen over wat er op dat moment lag. Mist u het venster, dan is de claim weg.

Het lastige is niet de rekensom maar het moment. U moet weten dat de prijs is gedaald, wat u op dat exacte moment op voorraad had, en welk deel daarvan onder de regeling van die leverancier valt. In de praktijk komt de prijslijst binnen als een bestand, ziet iemand het pas een week later, en is de voorraadstand van toen niet meer te reconstrueren.

De kern is een voorraadstand die per moment terug te halen is, gekoppeld aan prijswijzigingen per leverancier.

• Prijslijsten van leveranciers inlezen en vergelijken met de vorige versie.
• Een prijsdaling als gebeurtenis vastleggen, met datum, artikel en het verschil.
• De voorraadstand op dat moment reconstrueren, per artikel en per inkoopprijs.
• De claimwaarde berekenen volgens de regeling van die specifieke leverancier.
• Termijnbewaking: hoeveel dagen heeft u nog om deze claim in te dienen.
• Claimdossier met de onderbouwing die de leverancier vraagt, en de status van afhandeling.

Dit is de reden dat een standaardpakket hier zelden past. De ene leverancier beschermt alleen voorraad die korter dan dertig dagen geleden is ingekocht, de andere alle voorraad maar met een plafond, en een derde alleen bij dalingen boven een bepaald percentage. Sommige eisen een voorraadtelling als bewijs, andere nemen uw opgave aan.

Wij modelleren die regels per leverancier als instelbare voorwaarden in plaats van ze in de code vast te leggen. Verandert een leverancier zijn beleid, dan past u dat aan zonder dat er ontwikkelwerk aan te pas komt. Dat is hier geen luxe: deze afspraken wijzigen regelmatig en staan zelden in een contract dat lang meegaat.

Veel voorraadsystemen kennen alleen het nu. Wat er vorige dinsdag lag, is dan af te leiden uit mutaties, maar dat is rekenwerk dat niemand doet als er een claim ingediend moet worden. Voor prijsbescherming heeft u die stand juist nodig, en per inkoopprijs, want u claimt het verschil tussen wat u betaalde en de nieuwe prijs.

Wij houden daarom de voorraad bij op een manier die per moment terug te lezen is, met de inkoopprijs per partij. Dat is meer werk dan een saldo bijhouden, maar het is het onderdeel dat de claim mogelijk maakt. Zonder die historie is elke claim een schatting die uw leverancier kan afwijzen.

De prijslijsten komen van uw leveranciers, in wisselende vormen: een bestand per mail, een portaal om in te loggen of soms een koppeling. Het inlezen en vergelijken daarvan is vaak het praktische startpunt, omdat daar het signaal ontstaat.

Aan de andere kant staat uw voorraad- en inkoopadministratie, waar de standen en inkoopprijzen vandaan komen. Welke koppelingen haalbaar zijn hangt af van uw pakketten en van wat uw leveranciers aanbieden; dat inventariseren we vooraf. Reken erop dat er leveranciers tussen zitten waar handmatig inlezen de enige route blijft.

De winst zit bij een handvol leveranciers en een handvol artikelgroepen. Begin daar en breid uit, in plaats van eerst alle leveranciers te willen modelleren. Bij de meeste bedrijven is tachtig procent van de claimwaarde afkomstig van een klein deel van het assortiment.

Let ook op de relatie met uw leverancier. Een systeem dat elke claim automatisch indient, kan die relatie belasten. Wat in de praktijk werkt is dat het systeem de claim voorbereidt en onderbouwt, en dat een mens beslist of hij hem indient.

Drie dingen: het aantal leveranciers waarvan de regels worden gemodelleerd, of prijslijsten automatisch worden ingelezen, en of de voorraadhistorie er al is of moet worden opgebouwd. Alleen claims berekenen op basis van bestaande gegevens is een overzichtelijk traject; automatisch inlezen met een historie die u nog niet heeft, is een veelvoud.

Wat in de praktijk het meeste tijd kost, staat in geen functielijst: het uitzoeken van wat er precies met elke leverancier is afgesproken. Die afspraken zijn vaak mondeling of staan in een oude mail, en ze moeten expliciet worden voordat ze in software kunnen.

1. We kijken welke leveranciers en artikelgroepen het grootste deel van uw claimwaarde bepalen.
2. We leggen per leverancier de regels vast, inclusief termijnen en uitzonderingen.
3. We bouwen de voorraadhistorie per inkoopprijs, want zonder die stand is er geen claim.
4. Daarna het inlezen van prijslijsten en de claimberekening, met termijnbewaking.
5. We draaien een aantal prijsdalingen mee en dragen over aan uw inkoop.

• Serienummerregistratie en garantie
• Assortimentsplanning-software
• Alle software op maat