applatenmaken.com/overheidsinkoop laten maken
Overheidsinkoop-software laten maken
Een aanbesteding die aantoonbaar eerlijk en navolgbaar moet verlopen, terwijl de onderbouwing verspreid zit over mailwisselingen en losse documenten. Overheidsinkoop-software op maat maakt het proces controleerbaar, van eerste behoefte tot gegund contract.
Waar dit om draait
De Aanbestedingswet 2012 verplicht (semi-)publieke instellingen tot een inkoopproces gebaseerd op non-discriminatie, gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit. PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden, ondersteunt overheden bij het professionaliseren van dat proces. Aanbestedingen boven de Europese drempel moeten bovendien digitaal worden aangekondigd via TenderNed, het verplichte aankondigingsplatform van de Rijksoverheid, sinds de wettelijke publicatieplicht van 2013.
Software voor overheidsinkoop vervangt TenderNed niet, maar ondersteunt het proces eromheen: het voorbereiden van een aanbesteding, het beoordelen van leveranciers, het vastleggen van onderbouwde keuzes en het beheren van contracten na gunning. Precies de stappen waar losse mailwisselingen en documenten in de praktijk het lastigst navolgbaar zijn.
Wat we voor u bouwen
- Voorbereiding aanbesteding
- Vastleggen van behoefte, geraamde waarde en gekozen procedure per traject.
- Leveranciersbeoordeling
- Overzicht van uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en eerdere prestaties per leverancier.
- Onderbouwing en navolgbaarheid
- Vastleggen waarom een keuze is gemaakt, herleidbaar voor interne controle of bezwaar.
- Contractbeheer
- Bijhouden van looptijd, verlengopties en verplichtingen na gunning.
- Koppeling met TenderNed
- Waar relevant een koppeling met het verplichte aankondigingsplatform.
- Rapportage
- Overzicht van lopende en afgeronde trajecten voor management of accountant.
Onze aanpak, stap voor stap
- We brengen uw inkoopproces in kaart
Welke stappen doorloopt een traject nu, en waar ontstaat het meeste risico op onvolledige onderbouwing.
- Kleinste werkende versie eerst
We starten met het vastleggen van onderbouwing en leveranciersgegevens, de kern van navolgbaarheid.
- Bewezen bouwstenen waar het kan
Inloggen, rechten en documentbeheer hoeven niet opnieuw uitgevonden te worden. Maatwerk reserveren we voor uw specifieke inkoopproces.
- Testen met echte trajecten
Inkopers gebruiken de eerste versie op een lopend traject en wijzen aan wat beter moet.
- Doorbouwen op bewijs
Uitgebreidere koppelingen of rapportages voegen we toe zodra de basis zich bewijst.
Waarom maatwerk hier loont
Inkoopprocessen verschillen per overheidslaag en per organisatie: andere mandaten, andere goedkeuringsstructuren, andere risicoprofielen. Een generiek pakket dwingt vaak een workflow op die niet aansluit op uw mandatering.
Omdat u eigenaar bent van de code, past u workflows, goedkeuringsstappen of koppelingen aan zodra uw inkoopbeleid of regelgeving verandert.
Veelgestelde vragen
Vervangt dit TenderNed?
Nee. TenderNed is het officiële, wettelijk voorgeschreven aankondigingsplatform van de Rijksoverheid voor Europese en nationale aanbestedingen. Onze software ondersteunt uw eigen inkoopproces eromheen: voorbereiding, leveranciersbeoordeling en contractbeheer, en kan waar relevant koppelen aan TenderNed.
Is dit alleen voor aanbestedingen boven de Europese drempel?
Nee. Ook onderhandse en meervoudig onderhandse inkooptrajecten onder de Europese drempel vragen om een navolgbaar proces. De software ondersteunt beide, met een proces dat past bij het type inkoop.
Kan het systeem helpen bij het toepassen van de vier basisbeginselen?
De Aanbestedingswet 2012 is gebaseerd op non-discriminatie, gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit. Software kan deze niet garanderen, maar wel ondersteunen door het proces, de gestelde criteria en de onderbouwing van keuzes consistent vast te leggen.
Kan het leveranciersbeoordelingen bijhouden over meerdere trajecten?
Ja. Een centraal overzicht van eerdere prestaties, referenties en uitsluitingsgronden per leverancier voorkomt dat die informatie bij elk nieuw traject opnieuw verzameld moet worden.
Werkt dit voor gemeenten, provincies en andere overheidslagen?
Ja, de Aanbestedingswet 2012 geldt voor aanbestedingen door alle (semi-)publieke instellingen. We bouwen het proces op maat van de inkoopstructuur van uw organisatie, of dat nu een gemeente, provincie of ander overheidsorgaan is.
Kan het rapporteren richting een accountant of toezichthouder?
Ja. Een navolgbaar dossier per aanbesteding, met onderbouwde keuzes en gevolgde stappen, is te exporteren voor interne controle of externe verantwoording.