Online persruimte-software laten maken

Een online persruimte is de plek waar uw organisatie zelf publiceert: persberichten, achtergrondinformatie, beeldmateriaal in bruikbare formaten, wie de woordvoerder is en hoe die bereikbaar is. Het gaat dus om publiceren, niet om volgen. Wat er vervolgens over u geschreven wordt, valt onder mediamonitoring-software. Het redactieproces van een uitgever, met kopij, planning en eindredactie, is redactie-software, en het verkopen van advertentieruimte is mediaverkoop-software.

De gebruiker die u voor ogen moet houden is iemand van buiten met haast, die uw organisatie niet kent en geen account wil aanmaken. Een persruimte die het bericht, het beeld en de contactpersoon in enkele klikken geeft, wordt gebruikt. Een persruimte waar de mediakit achter een aanvraagformulier zit, levert een mail aan de woordvoerder op, en dat kost precies de tijd die u wilde besparen.

Persberichten

Publiceren met datum en tijdstip, in meerdere talen, met een vaste opmaak en een eigen URL.

Beeldbank

Foto's, logo's en video in bruikbare formaten, met bijschrift, fotograaf en gebruiksrechten.

Mediakit

Feiten, cijfers, portretten en huisstijlbestanden gebundeld, zonder inlog of aanvraagformulier.

Woordvoering

Wie waarover spreekt, in welke taal, en hoe die persoon buiten kantooruren bereikbaar is.

Embargo's

Een bericht klaarzetten voor een publicatiemoment, met vooraf toegang voor een beperkte groep.

Archief

Alles wat gepubliceerd is blijft chronologisch vindbaar, met tijdstempel en doorzoekbare tekst.

Voor een beursgenoteerde organisatie is de persruimte geen communicatiemiddel maar een wettelijke voorziening. Artikel 17 van de Europese verordening marktmisbruik verplicht een uitgevende instelling om voorwetenschap zo snel mogelijk openbaar te maken, en dat gebeurt via een persbericht. De Autoriteit Financiële Markten, die hierop toezicht houdt en die persberichten opneemt in een openbaar register, is er duidelijk over dat het niet volstaat om het bericht alleen op de eigen website te zetten. Die website is wel verplicht: de informatie moet komen te staan op de site die de organisatie gebruikt voor communicatie met haar aandeelhouders, met datum en tijdstip van openbaarmaking duidelijk aangegeven, chronologisch gerangschikt, en ten minste vijf jaar toegankelijk.

Dat maakt een paar dingen in de software niet-onderhandelbaar: een betrouwbare tijdstempel, een chronologisch archief dat jaren teruggaat, en een omgeving waar een klaargezet bericht niet vroegtijdig te bereiken is via een voorspelbare URL. De AFM beveelt uitdrukkelijk aan het bericht op een goed beveiligde website klaar te zetten, zodat er vóór het moment van openbaarmaking geen toegang toe kan worden verkregen. Uitstel van openbaarmaking mag alleen als aan drie cumulatieve voorwaarden wordt voldaan, en de organisatie moet schriftelijk vastleggen hoe daaraan is voldaan. Een embargofunctie is daarmee ook een logboek: wie zette wat wanneer klaar, en wie had er vooraf toegang toe.

Publiceert u namens een overheidsorganisatie, dan geldt een andere eis. Het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid is op 1 juli 2018 in werking getreden, als uitvoering van de Europese richtlijn 2016/2102, en verplicht overheidsinstanties hun websites en mobiele applicaties te laten voldoen aan de norm EN 301 549, die de eisen van WCAG 2.1 op niveau A en AA bevat. Daarnaast moet er per website en app een toegankelijkheidsverklaring worden gepubliceerd.

Voor een persruimte betekent dat iets heel concreets: alternatieve teksten bij het beeld in de beeldbank, koppen die een echte structuur vormen in plaats van vetgedrukte regels, voldoende contrast, en documenten die niet als ingescande afbeelding worden aangeboden. Dat is geen laag die u er achteraf overheen legt, het zit in de manier waarop de redactieomgeving is gebouwd: wat de invoer niet afdwingt, komt op de site niet goed terecht. Voor de bestanden die u daarnaast publiceert is documenttoegankelijkheid-software het aangrenzende onderwerp.

Een persruimte staat zelden los van de rest van uw website. Meestal deelt hij de huisstijl en de navigatie met de hoofdsite, maar heeft hij een eigen redactieomgeving, een eigen zoekfunctie en een eigen kanaal waarop journalisten zich kunnen abonneren. Waar uw bestaande systeem dat aankan, koppelen we daarop aan; waar dat knelt bouwen we een eigen omgeving, langs dezelfde lijn als bij een maatwerk-CMS.

Beeld is het onderdeel dat het vaakst misgaat. Een krant heeft een andere resolutie nodig dan een socialkanaal, en de rechten op een foto lopen af terwijl het bericht online blijft staan. We bouwen de beeldbank daarom met afgeleide formaten die automatisch worden aangemaakt en met bijschrift, fotograaf en gebruiksperiode als vaste velden, zodat de redactie niets hoeft na te vragen. Dat sluit aan op wat we bij fotobeheer-software doen.

De grootste valkuil is de persruimte inrichten als het nieuwsoverzicht van de marketingafdeling. Dan verdwijnen oude berichten bij een herontwerp, verandert de URL van een persbericht mee met de vormgeving, en blijkt het archief onbruikbaar op het moment dat iemand iets van jaren terug wil aanhalen. Behandel elke publicatie als een vaste registratie met een eigen URL en een tijdstempel, en pas de vormgeving daaromheen aan in plaats van andersom.

1. We brengen uw proces in kaart

   Samen bepalen we welke stap in uw proces de meeste tijd of fouten kost. Daar begint de eerste versie.

2. Kleinste werkende versie eerst

   We bouwen de kern die direct waarde oplevert, in plaats van meteen elke wens. Zo is er snel iets bruikbaars.

3. Bewezen bouwstenen waar het kan

   Inloggen, rechten, meldingen en koppelingen hoeven niet opnieuw uitgevonden te worden. Maatwerk reserveren we voor wat u onderscheidt.

4. Testen met echte gebruikers

   De mensen die er dagelijks mee werken, wijzen aan wat beter moet. Dat sturen we bij voordat we verder bouwen.

5. Doorbouwen op bewijs

   Uitbreiden doet u zodra een functie zich bewijst. De software groeit mee met uw organisatie, niet vooruit op hoop.

Persruimtes verschillen sterk in wat ze moeten kunnen. Een culturele instelling wil vooral beeld in hoge resolutie en een agenda, een beursgenoteerde onderneming heeft een sluitend tijdstempel, een langlopend archief en een streng embargo nodig, en een overheidsorganisatie moet aantoonbaar toegankelijk publiceren. Standaardpakketten dekken meestal één van die drie goed en de andere twee half.

De kosten hangen vooral af van het aantal talen, de omvang van de beeldbank en de eisen rond embargo, bewaartermijnen en toegankelijkheid. Omdat code en omgeving op naam van uw organisatie staan, blijft het archief van u, ook wanneer u later van bureau of van platform wisselt.

• Alle software op maat
• Mediamonitoring-software laten maken
• Fotobeheer-software laten maken
• Maatwerk-CMS laten maken