Maatwerk-CMS laten maken

Een CMS is de plek waar redacteuren content beheren. Standaardpakketten gaan uit van pagina's en berichten; dat werkt goed voor een blog of brochure-site. Het gaat knellen zodra uw content eigenlijk gestructureerde gegevens zijn: vestigingen met openingstijden, regelingen met voorwaarden, cursussen met roosters, of producten met varianten. Dan ontstaat het bekende beeld van tientallen plugins, kopieën van dezelfde tekst op meerdere plekken en redacteuren die om elke aanpassing moeten vragen.

Een maatwerk-CMS draait het om: het datamodel volgt uw content, niet andersom. Elke soort content krijgt eigen velden, eigen regels en een eigen plek, en wordt vanuit een bron uitgeleverd aan uw website, app of andere kanalen. Redacteuren voeren iets een keer in, en het klopt overal.

De inrichting volgt uw organisatie, maar dit zijn de bouwstenen die vrijwel altijd terugkomen:

• Eigen contentmodellen: elke contentsoort met eigen velden, validatie en onderlinge verwijzingen.
• Workflows en rechten: concept, redactie en publicatie gescheiden, met fijnmazige rechten per rol, afdeling of taal.
• Een headless API die dezelfde content uitlevert aan uw website, app en bijvoorbeeld narrowcasting-schermen.
• Meertaligheid met vertaalstatus per item, zodat zichtbaar is wat nog vertaald moet worden.
• Previews en publicatieplanning, zodat redacteuren zien wat er live gaat en wanneer.
• Mediabeheer met verplichte alt-teksten en hergebruik van beeld over kanalen heen.

Eerlijk is eerlijk: voor een website met vooral pagina's en nieuwsberichten is WordPress of een gehost CMS meestal de betere keuze. Volwassen, bekend bij redacteuren en snel ingericht; maatwerk voegt daar weinig aan toe. Ook een open-source headless CMS kan een verstandige tussenweg zijn, waarbij wij de inrichting, de koppelingen en de site eromheen bouwen in plaats van het CMS zelf.

Maatwerk loont wanneer uw contentmodellen, workflows of koppelingen echt afwijken: veel gestructureerde content, strenge rechten en goedkeuring, meerdere kanalen uit een bron, of integraties met interne systemen. In een eerste gesprek zeggen we het gewoon als een standaardpakket voor u volstaat; daar heeft u meer aan dan aan een onnodig project.

Voor de (semi-)overheid is digitale toegankelijkheid verplicht volgens de norm EN 301 549, die de WCAG-richtlijnen op niveau A en AA omvat; in Nederland heet dit kader Digitoegankelijk. Een CMS bepaalt een flink deel van die toegankelijkheid: het kan verplichte alt-teksten afdwingen, een logische koppenstructuur bewaken en templates gebruiken die aan de eisen voldoen, zodat redacteuren bijna niet anders kunnen dan toegankelijk publiceren.

Meertaligheid vraagt meer dan een vertaalknop: per item bijhouden welke taalversies bestaan en welke verouderd zijn, terugvallen op de basistaal waar een vertaling ontbreekt, en vertaalwerk klaarzetten voor een bureau of collega. Dat bouwen we in de workflow in, zodat talen niet stilletjes uit de pas gaan lopen.

De redacteurservaring bepaalt het succes. Een technisch perfect CMS waar redacteuren niet mee overweg kunnen, wordt omzeild met documenten en mailtjes. Betrek de redactie daarom vroeg bij het ontwerp van de invulschermen, en houd verplichte velden beperkt tot wat er echt toe doet.

Onderschat ook de migratie niet: bestaande content overzetten naar nieuwe modellen is vaak meer werk dan de bouw zelf. En zorg dat uw content altijd exporteerbaar is in een open formaat, zodat u ook bij uw eigen maatwerk nooit klem zit.

Bepalend zijn het aantal contentmodellen en hun onderlinge samenhang, de complexiteit van workflows en rechten, het aantal kanalen en talen, de omvang van de contentmigratie en de eisen rond toegankelijkheid. Een CMS met een handvol modellen en een website als kanaal is een stuk lichter dan een meertalig platform met goedkeuringsstappen en meerdere afnemers. We beginnen bij de contentsoort die nu het meeste dubbelwerk veroorzaakt.

We beginnen met de contentmodellen en de workflows: welke soorten content zijn er, wie mag wat, en waar moet het landen. Daarna bouwen we het beheer en de API voor de belangrijkste contentsoort en sluiten we het eerste kanaal aan. Vervolgens komen meertaligheid, previews en de migratie van bestaande content, en ten slotte de overige kanalen. Redacteuren werken zo al vroeg in het echte systeem en sturen bij waar nodig.

• Contentmoderatie-software
• E-learning-content-software
• Alle software op maat