NEN 3140-registratie koppelen aan uw eigen systemen

NEN 3140 gaat over de veilige bedrijfsvoering van elektrische installaties en arbeidsmiddelen bij laagspanning. Twee dingen daaruit vragen om administratie: welke arbeidsmiddelen wanneer gekeurd moeten worden, en wie welke werkzaamheden mag uitvoeren.

Het eerste is geen vast schema. De norm schrijft geen vaste termijn voor maar verlangt dat u de frequentie bepaalt op basis van een risicobeoordeling, waarin gebruiksintensiteit, omgeving en het type arbeidsmiddel meewegen. Kantoorapparatuur in een schone, droge ruimte mag daardoor een langere termijn hebben dan handgereedschap op een bouwplaats.

Twee sporen die elkaar raken op het moment dat er iemand aan een installatie werkt. Beide moeten bij een controle te tonen zijn.

• Per arbeidsmiddel de risicobeoordeling en de termijn die daaruit volgt.
• De keuringen zelf, met datum, uitkomst en wie ze uitvoerde.
• Per aangewezen medewerker zijn identiteit, functie en personeelsnummer.
• De reikwijdte van de aanwijzing: welke taken, welke installatie of welke categorie.
• De geldigheidsduur van de aanwijzing en het moment waarop hij verloopt.
• De opleidingen en herhalingen die aan de aanwijzing ten grondslag liggen.

Een spreadsheet met keuringsdata werkt zolang alle middelen dezelfde termijn hebben. Zodra de frequentie per middel uit een beoordeling volgt, moet de lijst per regel een eigen termijn bijhouden en die opnieuw uitrekenen als de omstandigheden wijzigen. Een boormachine die van kantoor naar de bouwplaats verhuist, verandert daarmee van categorie.

Aan de personenkant loopt het op iets anders vast. Een aanwijzing verloopt, en dat gebeurt stil. Wie op de dag dat de Arbeidsinspectie langskomt niet kan tonen dat de monteur die aan de installatie werkte een geldige schriftelijke aanwijzing had, heeft een probleem dat niet met een reconstructie op te lossen is.

Wij bouwen die twee registraties als één systeem, met de koppeling naar de plek waar het werk wordt ingepland. Zo blokkeert een verlopen aanwijzing of een middel dat over de keuringsdatum is, voordat iemand ermee op pad gaat.

De winst zit in het moment waarop u het merkt. Een overzicht dat u maandelijks bekijkt, meldt een probleem nadat het is ontstaan. Een controle in de planning meldt het ervoor.

Er is nog een tweede reden om vroeg te signaleren. Een keuring die over de datum is, maakt niet alleen het middel onbruikbaar maar ook het werk dat ermee is gedaan discutabel. Bij een incident wordt teruggekeken naar de staat van het gereedschap op dat moment, en een registratie die dat per dag kan tonen, is dan het verschil tussen een verklaring en een aanname.

Aan de inkoopkant speelt hetzelfde: een nieuw arbeidsmiddel dat binnenkomt zonder dat er een risicobeoordeling aan hangt, valt buiten elke termijn. Door de registratie te koppelen aan de plek waar middelen worden geregistreerd, ontstaat de beoordeling bij binnenkomst in plaats van bij de eerstvolgende ronde.

Meestal koppelen we met drie kanten: de personeelsadministratie voor de mensen, het onderhouds- of voorraadsysteem voor de middelen, en de planning voor het moment van gebruik. Niet alles hoeft in één keer; de registratie werkt ook zelfstandig en groeit daarna naar de koppelingen toe.

Werkt u met externe keuringspartijen, dan komt hun uitkomst binnen als export of via een koppeling. Beheert u de middelen breder, dan sluit dit aan op asset management software. Hoe koppelingen in het algemeen werken staat op systemen koppelen met een api.

Let op de reikwijdte in de aanwijzing. Die moet aangeven welke taken en welke installatie of categorie arbeidsmiddelen het betreft, en dat is precies het veld dat in de praktijk vaag wordt ingevuld. Een aanwijzing die alles omvat, dekt bij een controle niets.

Let ook op wie de risicobeoordeling doet. Die kan worden uitgevoerd door een vakbekwaam persoon, en dat is een inhoudelijke rol en geen administratieve. Software kan de uitkomst vastleggen en bewaken, maar niet de beoordeling zelf maken.

Het aantal arbeidsmiddelen bepaalt vooral de invoer, niet de bouw. Wat de bouw bepaalt, is of de termijnen echt per middel uit een beoordeling volgen of dat u met een handvol categorieën werkt. Categorieën zijn eenvoudiger en voor veel bedrijven voldoende.

Daarnaast telt of de blokkade in de planning meemoet. Alleen registreren en signaleren is aanzienlijk kleiner dan ingrijpen in het moment waarop werk wordt toegewezen, omdat dat laatste aan een ander systeem raakt.

1. We leggen de categorieën vast en de termijn die per categorie uit uw beoordeling volgt.
2. We bouwen het middelenregister met keuringen en de eerstvolgende datum per middel.
3. Daarna de aanwijzingen, met reikwijdte en geldigheidsduur per persoon.
4. We koppelen met personeelsadministratie en onderhoudssysteem waar dat kan.
5. Pas als dat staat, bouwen we de signalering en eventueel de blokkade in de planning.

• Asset management software
• Bouwplaatsbeheer software
• Alle software op maat