applatenmaken.com/kennisbank/wie heeft u nodig aan uw eigen kant
Wie heeft u nodig aan uw eigen kant
Software uitbesteden betekent niet dat het project bij u weggaat. Er zijn beslissingen te nemen, vragen te beantwoorden en resultaten te beoordelen, en dat kan de leverancier niet voor u doen. Wie die rollen invult en hoeveel tijd ze krijgen, bepaalt het tempo van het hele traject.
Waarom projecten stilvallen aan de kant van de opdrachtgever
Vraag een leverancier waar zijn projecten vertraging oplopen en het antwoord is zelden de techniek. Het is wachten: op een beslissing, op een antwoord over hoe een uitzondering hoort te werken, op iemand die kan beoordelen of het klopt.
Dat is begrijpelijk. De mensen die die vragen kunnen beantwoorden zijn precies de mensen die het druk hebben, en het project komt bovenop hun gewone werk. Zolang dat niet erkend is in tijd en mandaat, wordt het project een restpost.
De rekening komt later. Een leverancier die geen antwoord krijgt, maakt een aanname en bouwt door. Blijkt die aanname verkeerd, dan is het herstel duurder dan het antwoord had gekost.
De rollen die u invult
Deze drie zijn in vrijwel elk traject nodig. Ze mogen bij één persoon liggen als de organisatie klein is, zolang duidelijk is wie wat besluit.
| Rol | Wat die persoon doet | Waar het misgaat |
|---|---|---|
| Beslisser | ✓Kiest bij afwegingen, bewaakt scope en budget, hakt knopen door | !Iemand met de titel maar zonder mandaat, waardoor elk besluit een ronde extra kost |
| Inhoudelijk kenner | ✓Kent het werkproces met alle uitzonderingen en beoordeelt of het klopt | !De persoon die het beste weet hoe het werkt, is meestal ook de drukste |
| Aanspreekpunt | ✓Verzamelt vragen, plant de sessies, houdt het overzicht van wat er openstaat | !Niet benoemd, waardoor vragen bij de leverancier blijven liggen |
Hoeveel tijd het werkelijk kost
De inschatting die het vaakst misgaat, is die van de eigen inzet. Een ruwe verdeling die in de praktijk aardig klopt, voor een traject van enkele maanden.
De inhoudelijk kenner is aan het begin het zwaarst belast: in de analysefase is een dag per week reëel, want daar wordt het proces uitgeplozen. Daarna zakt dat naar een paar uur per week voor vragen en het beoordelen van tussenversies, met een piek rond de oplevering.
Het aanspreekpunt zit op een paar uur per week, redelijk constant. De beslisser is de minst belaste maar moet wel bereikbaar zijn: een besluit dat twee weken wacht, kost meer dan de vergadering waarin het genomen wordt.
Wordt die tijd niet vrijgemaakt, dan schuift het project op met ongeveer dezelfde hoeveelheid. Dat is geen dreigement maar rekenkunde: het werk moet gedaan worden en er is niemand anders die het kan doen.
Wat u regelt voordat het project begint
Deze zes punten kosten een uur om af te spreken en voorkomen het grootste deel van de vertraging.
De vierde afspraak is wederkerig: u mag hem ook van uw leverancier vragen.
Wat u niet hoeft te doen
Er is ook een omgekeerde valkuil: opdrachtgevers die zoveel meesturen dat de leverancier geen ruimte houdt om zijn werk te doen.
U hoeft geen technische keuzes te maken. Welke database, welk framework, hoe de code is ingedeeld: dat is precies waarvoor u een leverancier inschakelt. Waar u wél iets van vindt, is of u er later mee verder kunt en of uw eigen mensen het kunnen beheren. Dat is een andere vraag dan het merk.
U hoeft ook niet elke week een voortgangsrapportage te lezen. Vraag in plaats daarvan regelmatig werkende software te zien. Een rapportage vertelt u wat iemand denkt dat de stand is; een werkend scherm laat het zien.
Veelgestelde vragen
Hoeveel tijd kost een softwareproject onze eigen organisatie?
Meer dan verwacht, en het meeste aan het begin. Reken voor de inhoudelijk kenner op ongeveer een dag per week tijdens de analysefase en een paar uur per week daarna, met een piek rond de oplevering. Het aanspreekpunt zit op enkele uren per week. Wordt die tijd niet vrijgemaakt, dan loopt het project met ongeveer dezelfde hoeveelheid uit.
Kan één persoon alle rollen doen?
Bij een kleine organisatie vaak wel, mits die persoon zowel mandaat heeft als het werkproces kent. Het wordt lastig als besluiten en inhoudelijke kennis bij verschillende mensen liggen en niemand daar de brug tussen slaat. Benoem dan in elk geval expliciet wie wat besluit.
Wat als onze inhoudelijk kenner geen tijd heeft?
Dan is dat het eerste wat u oplost, vóór het project begint. Een traject zonder iemand die de uitzonderingen kent, leidt tot software die het gemiddelde geval aankan en de praktijk niet. Maak die tijd expliciet vrij en leg het vast met de leidinggevende, anders wint het dagelijkse werk altijd.
Moeten wij zelf technische kennis hebben?
Niet om het project te laten slagen. Wel is het prettig als iemand meeleest bij de technische keuzes die u later raken: waar draait het, wie kan het beheren, kunt u eruit als u wilt wisselen. Dat kan ook iemand van buiten zijn die u een paar uur meekijkt.
Hoe weet ik of het project op koers ligt?
Door regelmatig werkende software te zien in plaats van rapportages te lezen. Een demo van vijftien minuten waarin u zelf klikt, zegt meer dan een statusoverzicht. Kan er geen werkende versie getoond worden, dan is dat op zichzelf de informatie die u zocht.