Wegiz en gegevensuitwisseling in de zorg

De Wegiz wijst per algemene maatregel van bestuur gegevensuitwisselingen aan die verplicht elektronisch moeten verlopen. Voor sommige uitwisselingen geldt daarbovenop dat ze aan een norm moeten voldoen, zodat systemen elkaar ook echt begrijpen.

Het verschil is belangrijk. Elektronisch uitwisselen kan ook een pdf per beveiligde mail zijn. Genormeerd uitwisselen betekent gestructureerde gegevens die het ontvangende systeem kan verwerken zonder dat iemand ze overtypt.

De wet werkt gefaseerd: per gegevensuitwisseling wordt in een aparte regeling vastgelegd wat er verplicht wordt en vanaf wanneer. Dat betekent dat er niet één datum is waarop alles verandert, maar een reeks momenten die per uitwisseling verschillen.

Voor uw planning is dat gunstiger dan het klinkt. U kunt per uitwisseling bekijken of u erbij betrokken bent en wanneer, in plaats van een groot project te moeten optuigen. Wat u wel nodig heeft, is iemand die die reeks volgt en die uw leverancier erop bevraagt.

De wet verplicht tot elektronische uitwisseling en verwijst voor het hoe naar normen die per uitwisseling worden vastgesteld. Dat betekent dat het niet genoeg is dat twee systemen gegevens kunnen versturen: ze moeten hetzelfde bedoelen met wat ze versturen.

Dat is de reden dat dit trager gaat dan mensen verwachten. Afspreken hoe een medicatieoverzicht of een verpleegkundige overdracht is opgebouwd, welke velden verplicht zijn en welke terminologie er wordt gebruikt, is inhoudelijk werk waar zorgverleners bij nodig zijn.

Voor u als organisatie betekent het dat de verandering niet alleen in uw software zit maar ook in uw werkwijze. Velden die nu vrije tekst zijn, worden gestructureerd. Dat vraagt iets van de mensen die het invullen, en dat is het onderdeel dat het vaakst wordt onderschat.

• Welke aangewezen uitwisselingen ondersteunt u vandaag, en welke staan gepland?
• Voldoet u aan de norm die daarbij hoort, en kunt u dat aantonen?
• Zit deze functionaliteit in ons abonnement of is het een aparte module?
• Wat gebeurt er als een norm wordt aangepast: is dat regulier onderhoud of meerwerk?

Gestructureerd uitwisselen begint bij gestructureerd vastleggen. Waar nu vrije tekst staat, komen velden met een vaste betekenis. Dat vraagt iets van de zorgverleners die het invullen en het is het onderdeel dat over het hoofd wordt gezien in projecten die als ICT-project worden opgezet.

Reken daarom op begeleiding en op een periode waarin de kwaliteit van de vastlegging zichtbaar moet worden verbeterd. Wie dat overslaat, wisselt straks gegevens uit die technisch correct zijn en inhoudelijk onbruikbaar.

Wijs daarnaast iemand aan die inhoudelijk eigenaar is van de uitwisseling: iemand die kan beoordelen of wat er verzonden wordt klopt met wat er bedoeld is. Dat is geen ICT-rol maar een zorginhoudelijke, en zonder die persoon blijft het een technisch project met een zorginhoudelijk risico.

Een ECD dat de verplichte uitwisselingen niet ondersteunt, zet u voor de keuze tussen wachten op uw leverancier of zelf een tussenoplossing bouwen. Beide kosten meer dan het vooraf uitvragen.

Vraag daarom niet of het systeem 'kan koppelen', maar naar de specifieke uitwisselingen die voor uw zorgvorm gelden. Dat is een concrete lijst en geen open vraag.

Wat dit anders maakt dan eerdere afspraken in de zorg, is dat het geen streven meer is maar een verplichting met een tijdpad per gegevensuitwisseling. Een leverancier kan niet langer volstaan met 'wij zijn ermee bezig'. Wat u wilt weten is welke uitwisseling wanneer wordt ondersteund, en of dat binnen uw huidige contract valt of als meerwerk wordt gefactureerd.

Uitwisselen betekent dat gegevens uw organisatie verlaten. Daarmee komen de eisen rond toestemming, grondslag en logging in beeld: wie heeft welke gegevens gedeeld, met wie, en op basis waarvan.

Als uw logging dat niet vastlegt, kunt u achteraf niet aantonen dat de uitwisseling rechtmatig was. Dat is precies wat een auditor als eerste opvraagt.

Elektronische uitwisseling verandert niets aan de grondslag: u wisselt gegevens uit omdat dat noodzakelijk is voor de zorg en binnen de kaders die daarvoor gelden. Wat wel verandert, is dat het makkelijker en dus vaker gebeurt, en daarmee wordt inzichtelijkheid belangrijker.

Zorg dat uw systeem vastlegt wie welke gegevens heeft opgevraagd en wanneer. Dat is niet alleen een eis vanuit informatiebeveiliging maar ook wat een cliënt of patiënt mag weten. Een logboek dat alleen laat zien dát er is uitgewisseld en niet door wie, is onvoldoende.

Leg daarnaast vast hoe iemand bezwaar maakt tegen uitwisseling en wat er dan technisch gebeurt. Dat is een vraag die in het ontwerp van uw systeem thuishoort en niet in een procedure die iemand met de hand uitvoert.

• Welke uitwisselingen doet u vandaag, met welke partijen, en op welke manier?
• Welke daarvan zijn aangewezen of staan op de nominatie?
• Wie binnen uw organisatie besluit dat een uitwisseling mag plaatsvinden?
• Hoe lang bewaart u het spoor van wat er is uitgewisseld?

Meer uitwisseling betekent meer plekken waar gegevens langskomen en meer partijen die toegang hebben. Dat maakt de eisen uit NEN 7510 en de AVG niet strenger, maar wel concreter: u moet per uitwisseling kunnen zeggen welke gegevens er gaan, naar wie, en op welke grondslag.

Werk daarom uw verwerkingsregister bij zodra een nieuwe uitwisseling live gaat. Dat klinkt als administratie en het is de plek waar u bij een incident als eerste naar kijkt.

Controleer ook of uw autorisaties nog kloppen. Uitwisseling betekent dat gegevens van elders bij u binnenkomen, en de vraag wie daar bij mag is een andere dan bij uw eigen dossiers.

Vraag welke aangewezen uitwisselingen het systeem vandaag ondersteunt en welke gepland staan, met een datum erbij. Vraag daarna of die ontwikkeling binnen het bestaande abonnement valt of als aparte post wordt gefactureerd. Dat tweede antwoord is degene die u schriftelijk wilt.

Vraag ook hoe het systeem omgaat met een uitwisselingspartner die de norm nog niet ondersteunt. Er komt een periode waarin sommige partijen wel en andere nog niet aangesloten zijn, en u wilt weten of dat betekent dat u dan twee werkwijzen naast elkaar heeft.

En vraag naar het pad als u ooit overstapt: in welk formaat krijgt u uw dossiers mee. In de zorg is dat een zwaarder onderwerp dan elders, omdat bewaartermijnen lang zijn en de gegevens niet verloren mogen gaan.

• NEN 7510 in de zorg
• Een EPD kiezen
• Systemen koppelen met een API

Wilt u eerst weten of het idee werkt voordat u groot investeert? Bij OneDayBuild laat u in één dag een werkend prototype bouwen.