applatenmaken.com/kennisbank/wbso en subsidie voor software
WBSO en subsidie voor software
Bij maatwerksoftware komt de vraag vaak op of er een regeling is die meebetaalt. Die is er, en hij is smaller dan de meeste ondernemers denken. Deze pagina zet uiteen wat er wel en niet onder valt, en waarom uitbesteden de vraag ingewikkelder maakt.
Waar de grens ligt
De bekendste regeling voor softwareontwikkeling is de WBSO: een fiscale tegemoetkoming voor speur- en ontwikkelingswerk. Het woord dat telt is ontwikkelingswerk. De regeling vergoedt het oplossen van een technisch probleem waarvan de uitkomst vooraf niet vaststaat, niet het bouwen van software op zich.
Dat is een scherper onderscheid dan het lijkt. Een klantportaal bouwen met bestaande technieken is vakwerk, hoe knap ook uitgevoerd, en valt er in beginsel buiten. Een algoritme ontwikkelen waarvan u niet weet of het binnen de vereiste tijd tot een goed resultaat komt, kan er wel onder vallen.
De vraag die de beoordelaar stelt is dus niet of het moeilijk was, maar of er technische onzekerheid was die u met eigen onderzoek hebt weggenomen. Kon iemand met de bestaande kennis het gewoon bouwen, dan is het geen speur- en ontwikkelingswerk.
Wat er meestal wel en niet onder valt
Een ruwe indeling die in de praktijk aardig standhoudt. De beoordeling is altijd specifiek voor uw aanvraag.
| Soort werk | Waarom het kan meetellen | Waarom het vaak afvalt |
|---|---|---|
| Nieuw algoritme of model | ✓Er is onzekerheid of het gewenste resultaat technisch haalbaar is | !Als u een bestaande bibliotheek toepast, is de onzekerheid weg |
| Koppeling met een bestaand systeem | ✓Alleen als de koppeling zelf technisch onontgonnen terrein is | !Standaardkoppelingen zijn uitvoerend werk, hoe bewerkelijk ook |
| Portaal, app of dashboard bouwen | ✓Zelden, tenzij er een echt technisch vraagstuk in zit | !Bestaande technieken toepassen is geen ontwikkelingswerk |
Wat uitbesteden betekent voor uw aanvraag
Dit is het punt waar de meeste misverstanden ontstaan. De regeling vergoedt uw eigen loonkosten voor het ontwikkelingswerk, niet de factuur van uw leverancier.
Besteedt u het volledige project uit en levert u zelf alleen de wensen aan, dan is er aan uw kant geen speur- en ontwikkelingswerk en dus geen grondslag. Uw leverancier kan het voor zijn eigen ontwikkeling wel aanvragen, maar dat komt bij hem terecht en niet bij u.
Werkt uw eigen ontwikkelaar mee aan het technische vraagstuk, dan telt zijn tijd wel. Dat maakt de samenwerkingsvorm relevant: een gemengd team waarin uw eigen mensen meebouwen, geeft een grondslag die volledig uitbesteden niet heeft.
Bespreek dit vóór de start met uw adviseur, want de vorm van de samenwerking is achteraf niet meer te veranderen.
De administratie die erbij hoort
Wie de regeling gebruikt, moet kunnen aantonen wat er is gedaan. Dat is niet zwaar, maar wel doorlopend.
De vierde is contra-intuïtief en belangrijk: mislukte pogingen zijn het bewijs dat de uitkomst niet vaststond.
Andere routes dan de WBSO
Naast de WBSO bestaan er regelingen die op iets anders aangrijpen, en die zijn vaak relevanter voor een organisatie die software laat bouwen dan zelf ontwikkelt.
Voor samenwerkingsprojecten met een kennisinstelling of andere bedrijven bestaan er subsidies die niet naar de techniek kijken maar naar het samenwerkingsverband. Voor verduurzaming of digitalisering binnen een sector zijn er regelingen die per provincie of branche verschillen.
Wat die routes gemeen hebben, is dat ze aanvraagtermijnen kennen en een aanzienlijke administratieve inspanning vragen. De afweging is niet alleen of u in aanmerking komt maar ook of de opbrengst opweegt tegen het werk en de vertraging. Laat u daarin adviseren door iemand die de actuele regelingen volgt; ze veranderen jaarlijks.
Veelgestelde vragen
Komt mijn app in aanmerking voor WBSO?
Alleen als er technische onzekerheid in zit die u met eigen onderzoek wegneemt. Een app of portaal bouwen met bestaande technieken valt er in beginsel buiten, ook als het veel werk is. Zit er een technisch vraagstuk in waarvan de uitkomst vooraf niet vaststond, dan kan dat deel wel meetellen. De beoordeling is altijd specifiek voor uw aanvraag.
Kan ik de factuur van mijn leverancier opvoeren?
Nee. De regeling grijpt aan op uw eigen loonkosten voor het ontwikkelingswerk, niet op wat u aan een derde betaalt. Besteedt u volledig uit, dan is er aan uw kant geen grondslag. Werkt uw eigen ontwikkelaar mee aan het technische deel, dan telt diens tijd wel.
Kan ik met terugwerkende kracht aanvragen?
Nee, de aanvraag moet vóór de betreffende periode zijn ingediend. Dat maakt het een van de weinige dingen in een softwareproject die u echt aan het begin moet regelen. Ontdekt u halverwege dat u ervoor in aanmerking komt, dan kunt u hooguit het resterende deel nog aanvragen.
Welke administratie moet ik bijhouden?
Per medewerker de uren die aan het ontwikkelingswerk zijn besteed, plus een inhoudelijke vastlegging van welk technisch probleem u onderzocht en welke aanpakken u hebt geprobeerd. Bewaar juist ook de pogingen die niet werkten: die tonen aan dat de uitkomst vooraf niet vaststond.
Kan mijn leverancier dit voor mij regelen?
Hij kan meedenken over welk deel van het werk mogelijk kwalificeert en dat apart documenteren, en dat is nuttig. De aanvraag zelf en de beoordeling van uw situatie horen bij u en bij een adviseur die de regeling volgt. Wij geven daar geen fiscaal of subsidieadvies over.