Financiele CRM-software laten maken

Een CRM voor financiele dienstverlening houdt de relatie met de klant bij, maar dan met de eisen die uw sector stelt. Naast contactgegevens en afspraken draait het om het complete klantdossier: de adviezen die zijn gegeven, de producten die lopen, de documenten die zijn vastgelegd en het clientenonderzoek dat is uitgevoerd. Waar een algemeen CRM stopt, begint hier het echte werk.

Het verschil met een generiek pakket zit in de compliance-laag en de aansluiting op advies- en portefeuilleprocessen. Zoekt u een breed klantsysteem zonder die specifieke plichten, dan is een algemener klantsysteem vaak passender; voor de financiele sector is maatwerk juist waardevol omdat de verplichtingen zo bepalend zijn.

Afhankelijk van uw rol zijn dit de kernonderdelen:

• Klantdossier met adviezen, producten, correspondentie en documenten op een plek.
• Ondersteuning van clientenonderzoek (KYC): identificatie, verificatie en het vastleggen van de uitgevoerde stappen.
• Portefeuille- of polisbeheer: welke producten lopen, met welke voorwaarden en welke actiedata.
• Taken en signalen: verlengingen, herbeoordelingen en verplichte periodieke toetsing.
• Rapportage en een audit-trail voor toezicht en interne controle.

Financiele dienstverleners vallen onder strikte regels. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht instellingen tot clientenonderzoek (ook wel CDD of KYC) bij acceptatie en periodiek daarna, en tot het melden van ongebruikelijke transacties. Daarnaast gelden de eisen uit de Wet op het financieel toezicht (Wft). Het toezicht ligt bij de Autoriteit Financiele Markten (AFM) en, afhankelijk van de activiteit, De Nederlandsche Bank.

Voor de software betekent dit: leg de stappen van het clientenonderzoek vast, maak periodieke herbeoordeling afdwingbaar, en zorg voor een audit-trail. Wij bouwen die ondersteuning; de inhoudelijke naleving en beoordeling blijven bij uw eigen compliance-functie. En omdat u met bijzondere en gevoelige gegevens werkt, is een strikte inrichting onder de AVG (toegangsrechten, bewaartermijnen) geen sluitpost maar uitgangspunt.

Financiele CRM koppelt vaak aan een adviespakket of rekentool, aan een documentsysteem, aan een boekhoud- of provisieadministratie en soms aan externe verificatiediensten voor identiteit. Bij vermogensbeheer komen koersen en portefeuilledata erbij. We bouwen de koppelingen die uw proces echt dragen en houden gevoelige stromen goed afgeschermd.

De grootste risico's zijn het missen van een verplichte herbeoordeling en het te ruim toegankelijk maken van klantdata. Maak periodieke toetsing daarom een afdwingbare taak met signalen, en regel per rol wie welke gegevens ziet. Verzamel niet meer dan de wet vraagt: bij clientenonderzoek geldt een grondslag, geen vrijbrief om alles op te slaan.

Bepalend zijn de omvang van het clientenonderzoek dat u moet ondersteunen, of u portefeuille- of polisbeheer nodig heeft, de koppelingen met advies-, document- en verificatiesystemen, en de eisen aan toegangsrechten en audit-trail. Een adviesdossier met KYC-ondersteuning is lichter dan een volledig vermogensbeheersysteem met portefeuilledata. We starten bij het onderdeel dat uw compliance en advies het meeste handwerk kost.

We beginnen met het klantdossier en de manier waarop u nu adviseert en vastlegt. Daarna bouwen we de KYC-ondersteuning en de afdwingbare herbeoordeling, gevolgd door portefeuille- of polisbeheer en de rapportage. Vervolgens komen de koppelingen en de fijnmazige toegangsrechten. Elke stap maakt uw dossier vollediger en beter aantoonbaar.

• Klantenservice-software laten maken
• Boekhoud- en finance-software
• Alle software op maat