App voor bulkvoorraad in loods en veld laten maken

Bij bulkgoederen is de voorraadeenheid geen artikel maar een plek: een hoop op het erf, een vak in de loods, een silo of een veldopslag. Wat daar ligt heeft een herkomst, een samenstelling en een gewicht, en die drie veranderen los van elkaar. Zolang uw administratie alleen totalen per artikel kent, ziet u niet welke partij waar ligt en kunt u een klacht achteraf niet herleiden.

Het verschil tussen boekvoorraad en werkelijke voorraad loopt daardoor stil op. Bij een jaarlijkse inventarisatie komt dat verschil in één keer naar boven en wordt het afgeboekt, zonder dat iemand kan zeggen waar het is ontstaan. Wie per hoop registreert, ziet het verschil ontstaan op het moment dat het ontstaat.

De kern is een voorraad die aan plaatsen hangt in plaats van aan artikelnummers, met bewerkingen die de samenstelling kunnen veranderen.

• Voorraad per hoop, vak, silo of veldopslag, met herkomst en datum van aanleg.
• Inname met weegbrugbon, waarbij bruto, tarra en netto per vracht worden vastgelegd.
• Menging als expliciete handeling: twee of meer partijen in, één nieuwe partij uit, met een berekende samenstelling.
• Vochtpercentage per partij, met de mogelijkheid om naar een standaardvocht te herrekenen.
• Uitgifte per vracht, met terugkoppeling naar de hoop waaruit is geladen.
• Verschil tussen boekvoorraad en gemeten voorraad, met de mogelijkheid om te corrigeren en de reden vast te leggen.

Zodra u twee partijen samenvoegt, ontstaat er iets nieuws. Het gewicht is de som, maar de samenstelling is een gewogen gemiddelde en de herkomst is meervoudig. Standaardpakketten kennen meestal wel een voorraadmutatie maar geen bewerking die de eigenschappen van het resultaat berekent.

Wij modelleren menging daarom als een aparte gebeurtenis met invoer en uitvoer. Van elke gemengde partij is terug te zien waar hij uit is opgebouwd, in welke verhouding, en wat de berekende waarden zijn. Komt er later een klacht op een geleverde vracht, dan is de weg terug naar de oorspronkelijke partijen één handeling in plaats van een reconstructie.

Werkt u onder een kwaliteitsregeling die traceerbaarheid eist, dan is dit ook het onderdeel waar de auditor naar kijkt. Een menging zonder vastgelegde verhouding is geen traceerbaarheid.

Bij veel bulkgoederen is het gewicht dat u meet niet het gewicht waarop u handelt. Een partij die bij inname zeventien procent vocht had en na een maand droog ligt, weegt minder terwijl er niets weg is. Rekent u af op droge stof of op een standaardvocht, dan hoort die omrekening in het systeem en niet in een spreadsheet naast het systeem.

Praktisch betekent dat: vochtpercentage vastleggen bij inname en bij hermeting, en per partij zowel het gemeten als het herrekende gewicht bijhouden. Het verschil daartussen is geen fout maar informatie, en het voorkomt dat een droogverlies in de jaarcijfers als voorraadverschil wordt weggeboekt.

De gegevens ontstaan buiten: op de weegbrug, bij de shovel, in het veld. Dat betekent invoer op een telefoon of tablet die ook werkt zonder bereik, met synchronisatie zodra er verbinding is. Wie wacht tot hij terug is op kantoor, typt over en maakt fouten.

Aan de systeemkant gaat het om de weegbrug of weeginstallatie, uw boekhouding voor de facturatie en soms een laboratoriumuitslag voor de samenstelling. Wat koppelbaar is hangt af van uw apparatuur en pakketten; dat inventariseren we voordat we iets toezeggen. Een weegbrug die alleen een bon print, vraagt een andere aanpak dan een die een bestand wegschrijft.

De zwakste schakel is de registratie bij de shovel. Als iemand drie vrachten laadt en pas aan het einde van de dag opschrijft uit welke hoop, verdwijnt precies de informatie waar het om gaat. Reken erop dat dit een werkwijzeverandering op het erf vraagt en niet alleen software.

Let ook op de startvoorraad. Wat er nu ligt, weet niemand precies, en dat wordt met dit systeem niet met terugwerkende kracht juist. De werkbare aanpak is een nulmeting bij invoering en vanaf dat moment zuiver bijhouden; binnen een seizoen is het beeld dan betrouwbaar.

Drie dingen: of menging meemoet, of er met vochtcorrectie wordt gerekend, en of de weegbrug gekoppeld wordt. Alleen voorraad per plek bijhouden is een overzichtelijk traject. Menging met berekende samenstelling en een gekoppelde weegbrug is een veelvoud daarvan, omdat de rekenregels expliciet moeten worden gemaakt.

Wat in de praktijk het meeste tijd kost, staat in geen functielijst: vastleggen hoe úw rekenregels werken. Naar welk vochtpercentage u herrekent, wat er gebeurt bij een gedeeltelijke uitname en hoe u omgaat met een hoop die op is maar administratief nog bestaat, zijn keuzes die nu impliciet in iemands hoofd zitten.

1. We lopen uw erf en loods door en leggen vast welke opslagplaatsen er zijn en hoe ze nu worden bijgehouden.
2. We maken de rekenregels expliciet: vochtcorrectie, mengverhoudingen en hoe u afboekt.
3. We bouwen de registratie bij inname en uitgifte, want daar begint de keten.
4. Daarna menging en vochtcorrectie, en pas als die staan de koppeling met de weegbrug.
5. We doen een nulmeting en dragen over aan het erf, met afspraken over wie wat vastlegt.

• Seizoensvoorraad onderdelen landbouw
• Toegangscontrole en weegbrug op het terrein
• Alle software op maat