applatenmaken.com/zorgcapaciteit-software laten maken

Zorgcapaciteit-software laten maken

Een OK-programma dat vol staat maar niet bemenst is, wachtlijsten die per specialisme anders lopen en roosters die aan wettelijke grenzen vastzitten. Software op maat brengt capaciteit en planning bij elkaar.

Plan een gesprek Meer software op maat

Waar dit om draait

Zorgcapaciteit-software gaat over de vraag hoeveel zorg u kunt leveren en wanneer. Dat betekent: OK-sessies en spreekuren plannen, bedden en behandelplekken verdelen, wachtlijsten beheren en de roosters maken waarmee die planning ook echt bemenst is. Het is logistiek, geen inhoud.

Die afbakening is hier belangrijk, want er grenst veel aan. Wat er over de patiënt wordt vastgelegd, hoort in het EPD. Verantwoorden en aanleveren van gegevens hoort bij zorgrapportage-software. Stuurinformatie en analyse over uw organisatie horen bij zorg-analytics-software, en het technisch uitwisselen van gegevens tussen systemen bij zorgkoppelingen-software. Hier draait het uitsluitend om plekken, tijd en mensen.

Wat we voor u bouwen

OK-planning: Sessies, blokken en ingrepen plannen, met zicht op benodigde tijd, team en materiaal.
Spreekuren en afspraken: Agenda's per specialisme en behandelaar inrichten en afspraken daarin plaatsen.
Bedden en plekken: Bezetting van bedden, kamers en behandelplekken bijhouden en vooruitkijken.
Wachtlijsten: Wachtenden per specialisme volgen, met signalering wanneer een norm dreigt te worden overschreden.
Roosters: Diensten toewijzen binnen contracturen, bevoegdheden en de wettelijke werk- en rusttijden.
Bezettingsbeeld: In één overzicht zien waar ruimte is en waar het knelt, per dag, week en locatie.

Wachttijden en werktijden

Capaciteitsplanning in de zorg loopt tegen twee harde grenzen aan. De eerste is de wachttijd. Zorgaanbieders en zorgverzekeraars hebben landelijk maximaal aanvaardbare wachttijden afgesproken, de Treeknormen. In de Regeling Aanleveren wachttijden medisch-specialistische zorg van de Nederlandse Zorgautoriteit staat het zo: de maximaal aanvaardbare wachttijd bedraagt voor de toegang tot de polikliniek en diagnostiek 4 weken, en voor behandeling 7 weken. Dezelfde regeling verplicht instellingen hun wachttijden periodiek aan te leveren en op hun website te publiceren. Een systeem dat wachtlijsten bijhoudt, moet die cijfers dus niet alleen intern kloppend hebben.

De tweede grens is de Arbeidstijdenwet. Voor werknemers van 18 jaar of ouder geldt ten hoogste 12 uur per dienst en 60 uur per week, en gemiddeld ten hoogste 48 uur per week over elke periode van 16 aaneengesloten weken. Tussen diensten hoort ten minste 11 uur onafgebroken rust te zitten, die eenmaal per periode van 7 maal 24 uur mag worden ingekort tot 8 uur. Voor nachtdiensten gelden strengere regels: ten hoogste 10 uur per nachtdienst, ten minste 14 uur rust na een dienst die na 02.00 uur eindigt, en ten minste 46 uur rust na een reeks van drie of meer nachtdiensten. De Nederlandse Arbeidsinspectie houdt hierop toezicht.

In het rooster komen die twee grenzen samen. Een wachtlijst korter maken lukt alleen als er plek en mensen zijn, en die mensen mag u niet onbeperkt inzetten. Software die alleen plekken plant zonder de roosterregels te kennen, levert een planning op die op papier klopt en in de praktijk niet uitvoerbaar is. Een cao kan bovendien aanvullende afspraken bevatten die verder gaan dan de wet, en ook die leggen we vast als toetsbare voorwaarde.

Waar u begint, hangt af van waar de druk het hoogst is:

Begin bij de wachtlijst

U weet dat wachttijden oplopen, maar niet precies waar. Eerst zicht: wie wacht waarop, sinds wanneer en bij welk specialisme.

Weinig zicht

Begin bij de planning

Het zicht is er, de verdeling niet. Sessies, spreekuren en plekken worden ingevuld op basis van beschikbare capaciteit in plaats van gewoonte.

Zicht, geen grip

Begin bij het rooster

Planning en bemensing worden samen gemaakt en getoetst aan werk- en rusttijden voordat een dienst wordt vastgezet.

Klaar om te sturen

Integraties en techniek

Zorgcapaciteit-software leunt op gegevens die elders staan. Afspraken en verwijzingen komen uit het zorginformatiesysteem, contracturen en bevoegdheden uit de personeelsadministratie, en verrichtingen uit de systemen van de afdelingen zelf. We koppelen alleen wat nodig is om te kunnen plannen en laten het dossier zelf ongemoeid.

Technisch bouwen we de roosterregels als toetsbare voorwaarden, niet als tekst in een handleiding. Een dienst die de rusttijd doorbreekt, hoort tijdens het plannen te worden gesignaleerd en niet pas bij de controle achteraf. Hetzelfde geldt voor bevoegdheden: wie een bepaalde plek of dienst niet mag invullen, verschijnt daar ook niet als optie.

De grootste valkuil is plannen op gemiddelden. Een OK-programma dat uitgaat van een gemiddelde ingreepduur loopt vast op de dagen die afwijken, en dat zijn er meer dan verwacht. We rekenen met spreiding en met de werkelijke uitloop uit uw eigen historie, zodat de planning ruimte houdt voor wat er daadwerkelijk gebeurt.

Onze aanpak, stap voor stap

We brengen uw proces in kaart
Samen bepalen we welke stap in uw proces de meeste tijd of fouten kost. Daar begint de eerste versie.
Kleinste werkende versie eerst
We bouwen de kern die direct waarde oplevert, in plaats van meteen elke wens. Zo is er snel iets bruikbaars.
Bewezen bouwstenen waar het kan
Inloggen, rechten, meldingen en koppelingen hoeven niet opnieuw uitgevonden te worden. Maatwerk reserveren we voor wat u onderscheidt.
Testen met echte gebruikers
De mensen die er dagelijks mee werken, wijzen aan wat beter moet. Dat sturen we bij voordat we verder bouwen.
Doorbouwen op bewijs
Uitbreiden doet u zodra een functie zich bewijst. De software groeit mee met uw organisatie, niet vooruit op hoop.

Waarom maatwerk hier loont

Geen twee zorgorganisaties plannen hetzelfde. Een ziekenhuis met OK-complexen plant anders dan een ggz-instelling met behandeltrajecten of een verpleeghuis met bedden en zorgzwaarte. De regels rond bevoegdheden, diensten en voorrang verschillen per afdeling, en juist die regels bepalen of een planning bruikbaar is.

De kosten hangen vooral af van het aantal locaties en afdelingen, het aantal koppelingen en de complexiteit van de roosterregels. Omdat code en omgeving op naam van uw organisatie staan, past u een planregel of een nieuwe afdeling aan zonder te wachten op een leverancier.

Veelgestelde vragen

Is dit hetzelfde als een EPD?

Nee. Een EPD legt vast wat er met een patiënt gebeurt. Deze software gaat over plekken, tijd en mensen: wie kan wanneer waar terecht en wie voert het uit.

Toetst het roosters aan de Arbeidstijdenwet?

Ja. Werk- en rusttijden leggen we vast als voorwaarden die tijdens het plannen worden gecontroleerd, zodat een onmogelijke dienst niet blijft staan.

Kunnen we wachttijden per specialisme volgen?

Ja. Wachtenden worden per specialisme en zorgvraag bijgehouden, met signalering wanneer een wachttijd de afgesproken norm nadert.

Plant het ook OK-sessies en bedden?

Ja. Sessies, bedden en behandelplekken worden in hetzelfde systeem gepland, zodat u ziet waar ruimte is en waar het knelt.

Werkt het samen met onze bestaande systemen?

Ja. Afspraken, verwijzingen en contractgegevens halen we op uit de systemen waar ze al staan, in plaats van ze opnieuw te laten invoeren.

Van wie is de software na oplevering?

Van u. Code en omgeving staan op uw naam, zodat u niet vastzit aan een leverancier voor elke wijziging.