Medewerkersportalen: de volledige gids

Een kantoormedewerker opent het HR-systeem in de browser en vindt zijn loonstrook. Een verpleegkundige, een chauffeur of een winkelmedewerker heeft die browser niet, en dus belt hij HR.

Een medewerkersportaal-app is het loket van HR en planning op de telefoon van de medewerker, met alles wat hij zelf kan regelen.

Het portaal is geen nieuw systeem. De loonstrook komt uit de salarisverwerking, het verlofsaldo uit het HR-systeem, het rooster uit de planning, de declaratie gaat naar de declaratieflow. Het portaal is de laag erbovenop die de medewerker één inlog geeft en één scherm, en die terugschrijft wat hij invult: een verlofaanvraag, een declaratie, een wijziging van zijn rekeningnummer.

Wat het niet is: een intranet met alles. Organisaties die beginnen met een app die ook de kantine, de parkeerplaats, de vacatures en de jubilea bevat, krijgen een app die niemand opent. De medewerker zonder bureau opent de app voor zijn loonstrook en zijn rooster. Als die twee goed werken, komt hij terug; dan kan er iets bij.

De toepassingen zijn overal waar mensen niet achter een computer werken: zorg, retail, logistiek, bouw, productie, horeca, schoonmaak. Ook in organisaties met veel oproep- en uitzendkrachten, die geen zakelijk account hebben en toch hun rooster en hun uren moeten zien. En in organisaties met meerdere cao's of vestigingen, waar HR nu per groep een andere manier van communiceren heeft.

De vragen die HR het vaakst krijgt van medewerkers zonder bureau, zijn in elke organisatie hetzelfde: waar is mijn loonstrook, hoeveel verlof heb ik nog, wanneer werk ik, waar blijft mijn declaratie.

Loonstrook

elke maand in de app, met een melding, uit de salarisverwerking; ook de jaaropgave

Verlof

saldo zien, aanvragen met een datum, de goedkeuring van de leidinggevende volgen

Rooster

de eigen diensten uit de planning, ruilverzoeken, beschikbaarheid doorgeven

Declaratie

bon fotograferen, categorie kiezen, indienen; de status volgen tot uitbetaling

De vijfde functie is nieuws, en die is de lastigste. Niet omdat het technisch moeilijk is, maar omdat nieuws dat niet voor mij is, de app een reclamefolder maakt. Nieuws in het portaal is gericht: op vestiging, op team, op functie. Een bericht over de nieuwe kantine in Utrecht komt niet bij de chauffeur in Groningen. En een bericht dat ertoe doet, zoals een wijziging in de cao of een storing in de salarisverwerking, komt met een melding; de rest niet.

Elke functie heeft een bron en de bron blijft de waarheid. Het verlofsaldo in het portaal is het saldo in het HR-systeem, gelezen op het moment dat de medewerker kijkt. Een aanvraag gaat naar het HR-systeem en de goedkeuring komt daaruit terug. Als het portaal een eigen saldo bijhoudt, zijn er na een maand twee saldi, en HR krijgt de vraag welke klopt.

Het portaal draait op de eigen telefoon van de medewerker, naast zijn foto's en zijn bankapp. Dat stelt eisen aan wat de app mag, hoe hij beveiligd is en hoe hij weggaat.

De grens tussen werk en privé is hier een ontwerpregel. De app mag niet bij de foto's, de contacten of de locatie van de telefoon, behalve als een functie dat nodig heeft en de medewerker het toestaat: de camera voor een declaratiebon, en dat is het. Een portaal dat om meer vraagt, wordt terecht gewantrouwd, en een OR die het ziet, heeft gelijk.

Meldingen zijn de andere grens. Een melding dat de loonstrook er is, is welkom. Een melding om zeven uur 's avonds dat er een bericht van de directie is, niet. Het portaal kent tijden waarbuiten het zwijgt, en de medewerker kiest welke meldingen hij wil. Wie buiten werktijd niet gestoord wil worden, heeft daar recht op, en de app hoort dat te respecteren zonder dat hij het hoeft in te stellen.

Een medewerkersportaal zonder koppelingen is een lege huls. Alles wat de medewerker ziet, komt ergens vandaan, en alles wat hij doet, moet ergens landen.

De koppelingen zijn bekend werk voor systemen met een koppelvlak, en de meeste HR- en salarissystemen hebben dat. Het werk zit in de uitzonderingen: een medewerker met twee contracten, een uitzendkracht die in de planning staat maar niet in HR, een vestiging met een ander salarissysteem. Het portaal moet die gevallen kennen en er niet op vastlopen.

De ziekmelding verdient een eigen afweging. Een medewerker die zich via de app ziek meldt, is voor hem het gemakkelijkst en voor de leidinggevende het minst persoonlijk. Veel organisaties kiezen ervoor dat de melding in de app alleen de leidinggevende waarschuwt, en dat het gesprek daarna telefonisch is. De app kan beide; welke u kiest, is beleid.

De meeste medewerkersapps sterven aan de uitrol, niet aan de bouw. Een app die wordt aangekondigd in een e-mail die de doelgroep niet leest, is dood bij oplevering.

Eerste keer

de eerste keer openen moet iets opleveren: de loonstrook van deze maand, het rooster van volgende week

Leiding

leidinggevenden gebruiken het portaal eerst, zodat zij de vragen van hun team kunnen beantwoorden

Op de vloer

installatie op de werkplek, met een collega die helpt, niet met een handleiding per e-mail

Meten

hoeveel medewerkers de app na een maand nog openen, per vestiging; onder een grens is er iets mis

De meting is het belangrijkste onderdeel. Niet hoeveel mensen de app hebben geïnstalleerd, maar hoeveel hem in de tweede maand nog openen, en wat ze dan doen. Als de loonstrook wordt bekeken en verlof wordt aangevraagd, werkt het portaal. Als alleen het nieuws wordt geopend, is het een intranet geworden en gaat het gebruik dalen.

Het eerlijke verhaal aan de medewerker is ook een voorwaarde. Wat de app op de telefoon doet, wat hij niet doet, wat de organisatie ziet en wat niet: dat staat bij de installatie, in gewone taal. Een medewerker die weet dat de app zijn locatie niet ziet, installeert hem; een medewerker die het niet weet, vraagt het aan een collega die het ook niet weet.

Loonstrook, verlof, rooster, declaratie en nieuws zijn in elke organisatie hetzelfde. Wat de prijs drijft, is uit hoeveel systemen ze komen en hoe rommelig de dienstverbanden zijn.

Bronnen

één HR-systeem met salaris en planning erin is één koppeling; vier losse systemen is vier

Inlog

iedereen een zakelijk account is eenvoudig; oproep- en uitzendkrachten zonder account vragen een eigen inlog

Groepen

één cao en één vestiging is één regelset; meerdere cao's, vestigingen en talen is een matrix

Stores

een app in de App Store en Google Play is nodig voor meldingen en vingerafdruk; een webapp is goedkoper maar mist dat

Wat meestal meevalt: de schermen. Vijf functies met een duidelijk doel zijn snel gebouwd. Wat tegenvalt: de uitzonderingen. Medewerkers met twee contracten, vestigingen met een ander salarissysteem, uitzendkrachten die wel in de planning staan en niet in HR. Elke uitzondering is een regel in de koppeling, en die regels moeten vóór de bouw bekend zijn.

Vraag ook wat uw HR-systeem al heeft. De meeste hebben een medewerkersapp met loonstrook en verlof. Waar die stopt, is bij het rooster uit een ander systeem, bij de declaratie uit een derde, bij medewerkers zonder account en bij gericht nieuws. Als de app van het HR-systeem uw vragen beantwoordt, gebruik die. Als de medewerker nog steeds drie apps nodig heeft, is dat het portaal.

De volgorde hieronder begint bij de functie die elke medewerker elke maand nodig heeft. Als die werkt, wordt de app geopend; de rest bouwt op dat gebruik.

1. Vragen tellenEen maand lang de vragen van medewerkers aan HR, per onderwerp. Dat is de prioriteit en de nulmeting.
2. Loonstrook en verlofDe koppeling met HR en salaris, de inlog voor iedereen, ook wie geen account heeft. Eén vestiging als proef.
3. Uitrollen op de vloerLeidinggevenden eerst, dan installatie op de werkplek met hulp. Eerlijk verhaal over wat de app wel en niet ziet.
4. Meten na een maandWie opent de app nog, en wat doen ze. Onder de grens: uitzoeken waarom, voordat er iets bij komt.
5. Rooster en declaratieDe koppeling met planning en declaratie, met ruilen en de bon-foto. Opnieuw meten.
6. Nieuws en de restGericht nieuws per vestiging en team, met meldingen alleen waar het ertoe doet. Daarna weet u wat de volgende versie moet.