Kwaliteitscontrole-apps: de volledige gids

Kwaliteitscontrole gebeurt op veel plekken: bij de ontvangst van grondstoffen, tussen twee bewerkingen, bij de eindcontrole en soms bij de klant. Op elk van die momenten wordt iets gemeten en vergeleken met wat het had moeten zijn. Dat vergelijken is de kern, en dat is precies wat een papieren formulier niet doet.

Een kwaliteitscontrole-app registreert metingen, geen vinkjes. De grens zit in het systeem, niet in het hoofd van de controleur.

Een checklist vraagt of iets in orde is. Een kwaliteitscontrole vraagt hoeveel: de diameter, het gewicht, de temperatuur, het aantal fouten in een steekproef. Zodra het getal er is, kan de app zelf beoordelen of het binnen de tolerantie valt, en kan hij over maanden laten zien of de waarden verschuiven voordat ze erbuiten vallen.

De toepassingen lopen uiteen. Een metaalbewerker meet maten met een schuifmaat en legt ze vast per werkorder. Een voedingsbedrijf meet temperaturen en registreert ze per partij voor de traceerbaarheid. Een assemblagebedrijf doet een steekproef per honderd stuks. Dezelfde app, andere grenzen, andere instrumenten.

De steekproef is een eigen onderwerp. Wie honderd stuks maakt en er vijf meet, moet weten welke vijf, en wat er gebeurt als er één buiten de grens valt: de hele partij vasthouden, uitbreiden naar twintig, of doorlaten met een aantekening. Die regel hoort in het meetplan en de app past hem toe. Wie dat aan de controleur overlaat, krijgt honderd verschillende regels.

Wie werkt onder ISO 9001 of een sectornorm, kent de eisen: aantonen dat het product aan de eisen voldoet, vastleggen wie het heeft vrijgegeven en zorgen dat de meetmiddelen betrouwbaar zijn. Die eisen bepalen wat de app moet bewaren.

Conform

bewijs dat het product aan de acceptatiecriteria voldoet

Vrijgave

wie het product heeft vrijgegeven, terug te vinden per partij

Instrument

welk meetmiddel is gebruikt en of het gekalibreerd was

Afwijking

wat er met een afgekeurd product is gebeurd en wie dat besloot

De kalibratie is het punt dat het vaakst wordt vergeten. Een meting met een schuifmaat waarvan de kalibratie is verlopen, is bij een audit geen meting. De app moet dus weten welk instrument is gebruikt, en het moet mogelijk zijn een instrument te blokkeren zodra zijn kalibratiedatum is verstreken.

Voor sectoren met traceerbaarheidseisen, zoals voeding, medische hulpmiddelen of luchtvaart, komt daar de koppeling aan een partij of serienummer bij. Als een partij wordt teruggeroepen, moet u binnen korte tijd kunnen laten zien welke metingen erbij horen. Dat is geen rapportagefunctie maar een ontwerpeis.

De functies zijn overzichtelijk. Wat ze goed of slecht maakt, is hoe ze aanvoelen voor iemand die met een schuifmaat in de ene hand een telefoon in de andere heeft.

• Meetplan per product of bewerking. Welke kenmerken, welke grenzen, welke steekproefgrootte, welk instrument.
• Meting met context. Waarde, instrument, persoon, tijdstip en de partij of werkorder waar het om gaat.
• Oordeel door het systeem. Binnen of buiten de tolerantie, direct zichtbaar, zonder dat de controleur rekent.
• Afkeur met vervolg. Een afwijking krijgt een besluit: herbewerken, afkeuren, vrijgeven onder voorwaarde. Met naam.
• Trend per kenmerk. De waarden over weken, zodat een verschuiving zichtbaar is voordat hij een afkeur wordt.
• Foto bij de afwijking. Een beschrijving van een kras overtuigt niemand; een foto met maat wel.

De koppeling met het meetinstrument zelf is de stap daarna. Veel digitale schuifmaten, weegschalen en temperatuurmeters kunnen hun waarde draadloos doorgeven. Dat haalt de overtypfout eruit en versnelt de meting, maar het is per instrument een eigen stuk werk. Begin met handmatige invoer en koppel het instrument dat het vaakst wordt gebruikt.

Let op eenheden en decimalen. Een meetplan dat in millimeters is opgesteld en een instrument dat in inches staat, leveren samen een afkeur op die niemand begrijpt. Leg per kenmerk de eenheid en het aantal decimalen vast, en laat de app een waarde weigeren die daar niet bij past. Dat is een kleine regel die veel discussie voorkomt.

Een kwaliteitscontrole-app die alleen bewijs verzamelt, doet zijn werk half. Het bewijs is de voorwaarde; sturen op de waarden is de opbrengst.

Het notitieboekje is de hardnekkigste gewoonte. Op een werkvloer met olie, handschoenen en lawaai is een telefoon onhandig, en dan schrijft iemand de waarden op papier en voert ze later in. Dat is precies het moment waarop een 12,3 een 12,8 wordt. Ontwerp voor de werkvloer: grote invoervelden, een tablet in een hoes, of een instrument dat de waarde zelf doorgeeft.

Kwaliteitscontrole staat nooit op zichzelf. Het product komt uit een werkorder, de partij uit een ontvangst, het instrument uit een register. Zonder koppelingen typt de controleur al die nummers over, en dat is waar het dossier gaten krijgt.

Bouw de koppeling met het ERP als eerste. Zodra het meetplan vanzelf opent bij de werkorder die de controleur voor zich heeft, is de drempel om te meten weg. Het kalibratieregister volgt; dat is vaak een spreadsheet, en die is eenvoudig over te nemen.

De koppeling met het instrument is het meest zichtbare onderdeel en het minst urgente. Doe die pas als de rest loopt en als u weet welk instrument het vaakst wordt gebruikt.

Honderd of tienduizend metingen per dag maakt voor de bouw geen verschil. Wat de prijs drijft, is de variatie in wat er wordt gemeten en hoe zwaar het bewijs moet zijn.

Meetplannen

één productfamilie of honderden, elk met eigen kenmerken en grenzen

Traceerbaar

koppeling aan partij of serienummer, met terugzoeken bij een terugroepactie

Meetmiddel

elk draadloos gekoppeld meetmiddel is een eigen stuk werk

Werkvloer

handschoenen, olie en geen bereik stellen eisen aan het hele ontwerp

De eerlijke vraag vooraf: heeft uw ERP of uw kwaliteitssysteem al een module hiervoor? Bij grotere pakketten vaak wel. Die module is meestal ontworpen voor de kwaliteitsafdeling en niet voor de werkvloer, en daar zit het argument voor maatwerk: een app die op de werkvloer werkt, gekoppeld aan de module die het dossier bewaart.

Wat meestal meevalt: het meetplan zelf en de trend. Dat zijn bekende onderdelen. Wat tegenvalt, is het opschonen van de meetplannen die nu in formulieren staan: verouderde grenzen, kenmerken die niemand meer meet, instrumenten die niet meer bestaan. Dat werk is voor uw kwaliteitsafdeling, en het is nuttig ook zonder app.

De volgorde hieronder begint bij wat u al heeft: een meetplan, ook als dat nu een formulier is met vakjes. Dat formulier is het ontwerp.

1. Kies één product en één meetplanHet product dat het vaakst wordt gecontroleerd. Schrijf per kenmerk de grens en het instrument op.
2. Bouw de metingWaarde, instrument, persoon, werkorder. Het oordeel komt van het systeem, direct na de invoer.
3. Bouw de afkeur met vervolgHerbewerken, afkeuren of vrijgeven onder voorwaarde, met naam en reden. Half is hier niets.
4. Test op de werkvloerMet handschoenen, bij de machine, tijdens een echte dienst. Wat daar niet werkt, werkt nergens.
5. Koppel het ERP en het kalibratieregisterHet meetplan opent bij de werkorder, het instrument wordt gecontroleerd op geldigheid.
6. Kijk maandelijks naar de trendPer kenmerk. Een verschuiving die u ziet voordat hij een afkeur wordt, is de eigenlijke opbrengst.