Evenementenplanning-apps: de volledige gids

Wie een evenement organiseert, werkt met spreadsheets, een appgroep en een map met pdf's. Dat werkt tot de dag zelf, en op de dag zelf werkt het niet meer.

Een evenementenplanning-app is het draaiboek dat iedereen op de dag in zijn hand heeft, en de voorbereiding die ernaartoe leidt.

Het onderscheid met een bezoekersapp is scherp. De bezoekersapp verkoopt tickets, toont het programma en stuurt een push als de band begint. De planningsapp weet dat de band om vier uur soundcheckt, dat de geluidsman van een ander bedrijf komt, dat de stroomkast op podium twee pas om drie uur wordt aangesloten en dat de vergunning zegt dat het geluid om elf uur uit moet. Die twee werelden raken elkaar op het programma, maar verder niet.

De gebruikers van de planningsapp zijn even divers als het evenement. De organisator en zijn productieleider bouwen het draaiboek. Crewleden krijgen hun eigen dienst met plek, tijd en contactpersoon. Leveranciers zien hun levermoment en het losadres. De beveiliging ziet de plattegrond met de posten. De gemeente ziet, als u dat wilt, het veiligheidsplan. Niemand van hen heeft een account bij uw organisatie, en de meesten zien de app maar één keer.

De toepassingen lopen van een festival met tien podia tot een bedrijfsjubileum in een loods, van een sportevenement met duizend vrijwilligers tot een beurs met tweehonderd standhouders. Wat ze delen: een datum die niet schuift, mensen die elkaar niet kennen en een lijst die tot de laatste dag verandert.

Een draaiboek in een spreadsheet is één waarheid die niemand op tijd leest. Een draaiboek in een app is dezelfde waarheid, gefilterd per persoon en bijgewerkt op het moment dat het verandert.

Tijdlijn

per dag en per locatie een reeks momenten, van opbouw tot afbouw, met een verantwoordelijke per moment

Taken

wat er op elk moment moet gebeuren, door wie, met welk materiaal, en wat ervoor klaar moet zijn

Locaties

podia, tenten, ingangen, parkeer- en losplekken op een plattegrond die iedereen kan openen

Wijziging

een verschuiving verandert alles wat eraan hangt en meldt het aan wie het raakt, niet aan iedereen

De kunst zit in de afhankelijkheden. De soundcheck kan niet voordat de stroom is aangesloten; de stroom kan niet voordat de kast is geleverd; de kast kan niet geleverd worden voordat het hek open is. Een app die die keten kent, laat zien wat er misgaat als de kast een uur later komt, en wie dat moet weten. Een spreadsheet weet dat niet, en dus belt iedereen iedereen.

Het draaiboek moet ook terug in de tijd werken. Na het evenement is het de basis voor de evaluatie: wat liep uit, wat ging goed, welke leverancier was te laat. En het is het sjabloon voor de volgende editie. Een organisator die elk jaar hetzelfde festival doet, wil het draaiboek van vorig jaar kopiëren en aanpassen, niet opnieuw beginnen.

Het grootste verschil met een gewone planningstool is de gebruiker: honderden mensen die u niet in dienst heeft, die de app één keer zien en die op de dag geen tijd hebben om iets uit te zoeken.

Toegang zonder account is geen gemak maar een voorwaarde. Een vrijwilliger die een wachtwoord moet aanmaken, haakt af; een leverancier die moet inloggen, belt liever. Een link met een persoonlijke code, geldig voor dit evenement, is genoeg. De keerzijde is dat zo'n link te delen is; daarom staat er niets in dat niet met de hele crew gedeeld mag worden, en staan telefoonnummers van de organisatie alleen bij de rol die ze nodig heeft.

Voor vrijwilligers geldt nog iets: hun gegevens zijn persoonsgegevens, en een festival dat elk jaar dezelfde vrijwilligers wil vragen, bewaart die gegevens een jaar. Dat kan, met een grondslag en een bewaartermijn, en met de mogelijkheid om je uit te schrijven. Een app die dat vanaf het begin goed doet, bespaart de organisator een discussie die anders in de week voor het evenement komt.

Een evenementenvergunning is een document met tientallen voorwaarden dat in een map ligt. De app haalt de voorwaarden eruit en zet ze op de plek in het draaiboek waar ze gelden.

Op de dag zelf verschuift de app van plannen naar sturen. De productieleider ziet welke taken lopen, welke te laat zijn en wie waar is. Een crewlid meldt een probleem met een foto, en dat komt bij de juiste persoon terecht in plaats van in een appgroep met driehonderd mensen. Een leverancier die vastzit in het verkeer, meldt het en het draaiboek schuift wat ervan afhangt.

Dat alles werkt alleen als de app werkt zonder bereik. Een festivalterrein met vijftigduizend telefoons heeft geen netwerk, een loods heeft geen ontvangst en een tent in het bos heeft niets. De app moet het draaiboek, de plattegrond en de contactlijst op de telefoon hebben, meldingen opslaan en verzenden zodra er verbinding is. Wat alleen online werkt, bestaat op de dag niet.

Een evenementenorganisatie heeft al systemen: ticketing, een boekhouding, soms een CRM voor sponsors. De planningsapp hoort daar tussen te passen, niet ze te vervangen.

Ticketing

verkochte aantallen per dag en per zone, als invoer voor de capaciteit en de bezetting van ingangen

Personeel

vaste medewerkers uit de personeelsplanning; crew en vrijwilligers leven in de app zelf

Inkoop

leveranciersorders met levermomenten, zodat het draaiboek weet wat wanneer komt

Uren

gewerkte uren van crew en vrijwilligers naar de vergoedingen en de urenfacturatie van leveranciers

De koppeling met ticketing is de meest gevraagde en de minst nodige. Wat het draaiboek moet weten, is hoeveel mensen er komen en wanneer de piek is; dat is een getal per dag, geen live verbinding. De koppeling met inkoop is zinvoller: een leverancier die is besteld, hoort met zijn levermoment in het draaiboek te verschijnen zonder dat iemand hem overtikt.

Terugschrijven is waar de meeste waarde zit. De uren die crewleden op de dag hebben gemaakt, bepalen de vergoeding en de factuur van het uitzendbureau. De leveringen die te laat waren, horen in de evaluatie en in het gesprek met de leverancier. Een app die dat vastlegt en exporteert, betaalt zich terug bij de afrekening.

Een festival met tien podia en een bedrijfsfeest in een loods hebben hetzelfde draaiboek nodig. Wat de prijs drijft, is hoeveel soorten gebruikers de app kent en hoe ver hij zonder netwerk moet werken.

Rollen

organisator, crew en leverancier zijn drie schermen; beveiliging, gemeente en sponsor zijn er drie bij

Offline

een draaiboek dat op de telefoon staat en later synchroniseert, is meer werk dan een website

Kaart

een plattegrond met posten en routes die op de dag klopt, vraagt een eigen kaartlaag per evenement

Herhaling

één evenement per jaar is een sjabloon; twintig per jaar is een systeem met een kalender

Wat meestal meevalt: het draaiboek zelf. Een tijdlijn met taken en verantwoordelijken is bekend werk. Wat tegenvalt: de toegang zonder account voor honderden mensen die de app één keer gebruiken, met alles wat daar aan beveiliging en eenvoud bij komt. Dat is waar een generieke planningstool het laat afweten en waar het maatwerk zit.

Vraag ook wat u al heeft. Organisaties die met een projectplanner of een roostertool werken, kunnen daarmee een draaiboek maken. Waar die tools stoppen, is bij crew zonder account, bij leveranciers die alleen hun eigen regel mogen zien, en bij de dag zelf zonder bereik. Als dat uw probleem is, is een eigen app het antwoord; als het draaiboek uw probleem is, misschien niet.

De volgorde hieronder begint bij wat u al heeft: het draaiboek van de vorige keer, met alle fouten die erin zaten. Die fouten zijn de specificatie.

1. Lees het oude draaiboekWat ging mis, wie belde wie, welke leverancier was te laat. Dat is de lijst van wat de app moet oplossen.
2. Bouw de tijdlijnEén dag, één locatie, met taken, verantwoordelijken en afhankelijkheden. Laat de productieleider hem vullen.
3. Voeg de crew toeDiensten met plek en tijd, bereikbaar via een link. Test met tien crewleden op een klein evenement.
4. Leveranciers erbijLevermomenten met losadres en tijdvak, uit de inkoop of ingevoerd. De leverancier ziet zijn eigen regel.
5. Vergunning en kaartDe voorwaarden op de plek waar ze gelden, en de plattegrond met posten. Offline op de telefoon.
6. Draai en evalueerEén editie met de app, daarna de evaluatie uit de app zelf. Wat is bijgewerkt op de dag, is wat er volgend jaar anders moet.