Verzekeringscompliance-software laten maken

Compliance in de verzekeringssector is grotendeels registratie- en bewijswerk: bijhouden dat medewerkers vakbekwaam zijn, dat producten volgens een vast proces zijn goedgekeurd en herbeoordeeld, dat klachten tijdig en aantoonbaar zijn afgehandeld, dat relaties tegen sanctielijsten zijn gescreend, en dat ICT-risico's en uitbestedingen in beeld zijn. Elk onderdeel is op zichzelf te overzien; het probleem is de optelsom, verspreid over afdelingen en bestanden.

Software op maat brengt die registers samen in een omgeving die past bij hoe uw organisatie werkt: een gevolmachtigde heeft andere processen dan een advieskantoor of een verzekeraar. Het doel is niet meer administratie, maar minder: een plek waar de vastlegging vanzelf ontstaat uit het dagelijkse werk, en waar u bij een uitvraag van de toezichthouder snel het juiste overzicht trekt.

De invulling verschilt per rol in de keten, maar dit zijn de registers en functies die vaak terugkomen:

• Vakbekwaamheid: per medewerker de Wft-diploma's, PE-status en geldigheidsdatums bijhouden, met signalering ruim voordat iets verloopt.
• Productgoedkeuring (POG): het ontwikkel- en reviewproces van producten vastleggen, met doelgroepbepaling, beoordelingen en periodieke herbeoordeling.
• Klachtenregistratie: klachten vastleggen, termijnen bewaken, de afhandeling documenteren en rapporteren over aantallen en oorzaken.
• Sanctiewet-screening: relaties periodiek en bij wijzigingen toetsen aan sanctielijsten, met vastlegging van de uitkomst en opvolging van mogelijke treffers.
• ICT-risico- en uitbestedingsregisters: informatiesystemen, leveranciers en contracten registreren, met risico's, maatregelen en incidenten.
• Rapportage: overzichten die aansluiten op interne verantwoording en op uitvragen van toezichthouders.

Het kader wordt gevormd door bestaande wetten en verordeningen. De Wet op het financieel toezicht (Wft) stelt onder meer eisen aan vakbekwaamheid van adviseurs en aan een zorgvuldige klachtafhandeling. Regels voor productontwikkeling en doelgroepbepaling (POG) komen voort uit de Europese richtlijn verzekeringsdistributie. De Sanctiewet verplicht financiele ondernemingen hun relaties te screenen tegen sanctielijsten. En sinds de Europese DORA-verordening gelden er eisen aan ICT-risicobeheer, incidentregistratie en een register van contracten met ICT-dienstverleners.

Het toezicht is verdeeld: de AFM houdt gedragstoezicht en DNB prudentieel toezicht. Wat u precies moet rapporteren en registreren hangt af van uw vergunning en rol; dat bepaalt uw compliance-functie of adviseur. De software legt vast en rapporteert, de juridische duiding blijft mensenwerk. Wij bouwen bewust langs die lijn: het systeem dwingt het proces af en maakt het aantoonbaar, zonder zelf juridische conclusies te trekken.

Compliance-registraties leunen op gegevens die elders al bestaan: relaties en polissen in uw administratiesysteem, medewerkers in HR, incidenten in een servicedesk. Koppelingen voorkomen dubbel invoerwerk en, belangrijker, verschillen tussen systemen. Voor sanctiescreening is een koppeling met een actuele sanctielijst-bron nodig, met een proces voor het beoordelen van mogelijke treffers.

Omdat het om gevoelige gegevens gaat, horen rollen en rechten, logging van wie wat inzag en wijzigde, en een zorgvuldige bewaartermijn tot de basis. Zo is het register zelf ook op orde als ernaar gevraagd wordt.

De grootste valkuil is een systeem dat naast het werk staat: als medewerkers hun gewone werk in het ene systeem doen en de compliance-vastlegging apart moeten bijhouden, veroudert die vastlegging snel. Laat registraties zoveel mogelijk ontstaan uit het proces zelf, bijvoorbeeld doordat een klacht bij binnenkomst direct in het register valt.

Let daarnaast op proportionaliteit: registreer wat nodig is voor uw verplichtingen en verantwoording, en niet meer persoonsgegevens dan daarvoor nodig zijn, in lijn met de AVG. Een register vol overbodige data is zelf een risico.

Bepalend zijn het aantal registers dat u wilt samenbrengen, de koppelingen met uw administratie-, HR- en screeningsbronnen, het aantal gebruikers en rollen, en de diepte van de rapportages. Een vakbekwaamheids- en klachtenregister voor een advieskantoor is aanzienlijk lichter dan een volledige compliance-omgeving voor een gevolmachtigde met POG, screening en DORA-registers. We beginnen bij het register dat u nu het meeste handwerk of onzekerheid kost.

We starten met een inventarisatie van uw verplichtingen, huidige registers en de plekken waar het nu wringt, samen met uw compliance-verantwoordelijke. Daarna bouwen we het eerste register met de bijbehorende signalering en rapportage, gevolgd door de koppelingen die dubbel invoerwerk wegnemen. Vervolgens breiden we uit naar de overige registers, in de volgorde die voor u het meeste oplevert. Elke stap is op zichzelf bruikbaar en aantoonbaar.

• Acceptatie- en tarifering-software
• Verzekeringsplatform laten maken
• Alle software op maat