Theater- en zaalbeheer-software laten maken

Theater- en zaalbeheer is het geheel van plannen wat er speelt, waar het speelt en wie er komt. De agenda van de zalen, de programmering van voorstellingen, de verkoop van kaarten met stoelselectie, abonnementen en vriendenpassen, en de aansturing van techniek en horeca komen hier samen. Veel locaties werken met losse pakketten die niet met elkaar praten; maatwerk laat u die eilanden verbinden op de manier die bij uw organisatie past.

Dit is bewust breder dan alleen ticketing. Kaartverkoop is een onderdeel, maar de winst zit in het overzicht: welke zaal is wanneer bezet, welke techniek en welk personeel is nodig, en hoe staat een reeks voorstellingen ervoor qua bezetting.

De opzet verschilt per locatie, maar dit zijn de bouwstenen die vaak terugkomen:

• Zaal- en agenda-beheer: meerdere zalen, opbouw- en afbouwtijden, dubbelboekingen voorkomen.
• Programmering: voorstellingen, series, try-outs, met capaciteit per zaal en per bloktype.
• Kaartverkoop met interactieve stoelselectie, rangen en prijsklassen, plus staanplaatsen voor poppodia.
• Abonnementen, vriendenpassen en kortingsregelingen die automatisch de juiste prijs bepalen.
• Techniek- en personeelsplanning gekoppeld aan de voorstelling: licht, geluid, garderobe, bar.
• Rapportage over bezetting, opbrengst per voorstelling en no-shows.

Er bestaat losse kaartverkoop-software; als u vooral een kassa en online verkoop zoekt, is kaartverkoop-software laten maken de meer gerichte keuze. Zaalbeheer gaat een stap verder: het verbindt die verkoop met de programmering, de zaalagenda en de techniek, zodat een geboekte voorstelling automatisch de juiste zaal, capaciteit en bezetting meeneemt.

Bij verkoop hoort ook consumentenrecht. Let op dat het wettelijke herroepingsrecht bij aankoop op afstand niet geldt voor kaarten met een vaste datum voor vrijetijdsbesteding; uw eigen ruil- of terugbetaalvoorwaarden moeten daarom helder in het systeem en op de bevestiging staan.

Een zaalbeheersysteem koppelt vaak aan een betaalprovider voor iDEAL en creditcard, aan uw boekhouding voor de omzetverwerking, en aan e-mail voor bevestigingen en herinneringen. Voor grotere locaties zijn koppelingen met toegangscontrole (scannen bij de deur) en met een CRM voor bezoekersrelaties waardevol. We bouwen alleen de koppelingen die u echt gebruikt, zodat het systeem overzichtelijk blijft.

De piekbelasting is bijzonder: bij de start van een kaartverkoop voor een populaire voorstelling komen honderden bezoekers tegelijk binnen. Het systeem moet dat aankunnen zonder dubbel verkochte stoelen. Reserveer stoelen daarom tijdelijk zodra iemand ze in het mandje legt, en geef ze weer vrij als de betaling niet doorgaat.

Let ook op de gegevens van bezoekers: verzamel niet meer dan nodig en wees helder over waarvoor u e-mailadressen gebruikt, in lijn met de AVG.

Bepalend zijn het aantal zalen en de complexiteit van de programmering, of u stoelselectie en abonnementen nodig heeft, de piekbelasting bij verkoopstart, en de koppelingen met betalen, boekhouding en toegangscontrole. Een enkel podium met vrije plaatsen is lichter dan een schouwburg met genummerde rangen en abonnementen. We starten met de kern die uw verkoop en agenda op orde brengt.

We beginnen met de zaalagenda en programmering, zodat u overzicht heeft over wat waar speelt. Daarna komt de kaartverkoop met stoelselectie en betalen, gevolgd door abonnementen en kortingen. Vervolgens koppelen we techniek- en personeelsplanning en de rapportage. Elke stap is bruikbaar op zichzelf, zodat u niet hoeft te wachten op het geheel.

• Kaartverkoop-software laten maken
• Alle software op maat
• Alle app-gidsen