App voor stagebegeleiding en LOB-registratie laten maken

Er lopen drie ketens door elkaar. De eerste is de leerling: heeft hij een plek, is de overeenkomst getekend, loopt de periode zoals gepland. De tweede is het bedrijf: is het erkend, wie is de praktijkopleider, hoeveel plekken zijn er. De derde is de begeleider: welke leerlingen heeft hij, wanneer moet hij op bezoek, is dat verslag er.

Die drie raken elkaar per stageplaatsing, en juist daar zit meestal geen systeem. Het gevolg is dat niemand op één scherm ziet welke leerlingen risico lopen: geen plek, een aflopende overeenkomst, of een bezoek dat al twee maanden openstaat.

De kern is de plaatsing: één leerling, één bedrijf, één periode, met alles wat daaraan hangt.

• Bedrijvenbestand met contactpersoon, praktijkopleider en het aantal beschikbare plekken.
• Plaatsingen per leerling met periode, opleiding, leerjaar en toegewezen begeleider.
• Status van de praktijkovereenkomst: opgesteld, verstuurd, getekend door alle partijen.
• Bezoeken plannen en vastleggen, met een verslag dat aan de plaatsing hangt.
• Signalering op wat openstaat: leerlingen zonder plek, ontbrekende handtekeningen, achterstallige bezoeken.
• LOB-activiteiten en reflecties per leerling, zodat het loopbaandossier meegroeit.

Dit wordt vaak onderschat. Een school bouwt over jaren een netwerk op van bedrijven die goede begeleiding geven, en die kennis zit meestal in het hoofd van één of twee docenten. Vertrekken zij, dan begint het opnieuw.

Wat helpt is per bedrijf vastleggen wat de ervaring was: hoeveel leerlingen er zijn geweest, hoe de begeleiding werd beoordeeld, of er iets is misgegaan. Dan is de vraag welke plek geschikt is voor deze leerling geen geheugenkwestie meer. Let wel op dat een oordeel over een bedrijf iets anders is dan een oordeel over een persoon; hoe u dat formuleert en wie het mag zien, is een keuze die u vooraf maakt.

Werkt u in het mbo, dan speelt daarnaast de erkenning van het leerbedrijf. Of een erkenning nog geldig is, bepaalt de erkennende organisatie en niet uw systeem; wat wij wel doen is de status bijhouden en signaleren wanneer die om aandacht vraagt.

Elke begeleider heeft een aantal leerlingen en een aantal bezoeken per periode. In de praktijk schuiven die bezoeken op tot het einde van de stage, waarna er in twee weken twintig bezoeken moeten. Dat is niet op te lossen met een herinnering; het vraagt zicht op de spreiding.

Wat werkt is een overzicht per begeleider met wat er nog moet en hoeveel tijd er nog is, en de mogelijkheid om een verslag op de telefoon in te vullen terwijl je nog bij het bedrijf zit. Een verslag dat pas 's avonds op kantoor wordt getypt, wordt vaak helemaal niet getypt.

De leerlinggegevens staan in uw leerlingadministratie en die blijft de bron. Wij halen op wie er in welk leerjaar en welke opleiding zit, en schrijven niets terug wat daar thuishoort. Welke koppeling mogelijk is hangt af van uw pakket; dat inventariseren we vooraf.

Verder gaat het om invoer op een telefoon voor de bezoekverslagen, en om een eenvoudige ingang voor praktijkopleiders wanneer u die wilt laten meekijken of beoordelen. Dat laatste is een aparte keuze met eigen toegangsafspraken, geen bijproduct.

Let op de scheiding tussen begeleiding en beoordeling. Een bezoekverslag is een hulpmiddel voor de begeleider; een beoordeling telt mee voor het diploma en valt onder andere regels en andere toegang. Die twee door elkaar laten lopen in één systeem levert later problemen op.

Let ook op de gegevens die u vastlegt over minderjarige leerlingen en over medewerkers van bedrijven. Bewaartermijnen en wie wat mag zien zijn keuzes die u met uw functionaris gegevensbescherming maakt, niet met ons; wij zorgen dat het systeem die keuzes uitvoert.

Drie dingen: of praktijkopleiders een eigen ingang krijgen, of het LOB-dossier meemoet, en of er gekoppeld wordt met de leerlingadministratie. Alleen plaatsingen en bezoeken bijhouden is een overzichtelijk traject. Hetzelfde met een bedrijvenportaal, LOB en een koppeling is een veelvoud.

Wat in de praktijk het meeste tijd kost, staat in geen functielijst: vastleggen hoe uw proces echt loopt. Wie zoekt de plek, wie tekent de overeenkomst, wat gebeurt er als een stage voortijdig stopt. Dat verschilt per opleiding en is nu meestal niet opgeschreven.

1. We lopen één opleiding door van plaatsing tot afronding en tekenen het proces zoals het werkelijk loopt.
2. We bepalen wat er per plaatsing wordt vastgelegd en wie dat doet.
3. We bouwen plaatsingen, bedrijven en bezoeken, want dat is de kern.
4. Daarna de signalering op wat openstaat, en pas als die staat het LOB-dossier of een bedrijvenportaal.
5. We draaien een periode mee en dragen over aan de stagecoördinatie.

• Onderwijsadministratie-software
• Passend-onderwijs-software
• Alle software op maat