App voor redactieplanning en editiedeadlines laten maken

Redactieplanning is ketenplanning. Kopij moet binnen zijn voordat er geredigeerd kan worden, redactie voordat er beeld bij gezocht wordt, beeld voordat er wordt opgemaakt, en opmaak voordat het naar de drukker gaat. Elke stap heeft een eigenaar en een doorlooptijd, en de laatste stap heeft een datum waar niet mee te onderhandelen valt.

In de praktijk staat die keten zelden ergens. Er is een lijst met artikelen, een mailwisseling per auteur en een hoofdredacteur die het overzicht in zijn hoofd heeft. Dat werkt tot iemand ziek wordt of tot er twee edities tegelijk lopen, en dan blijkt dat niemand anders kan zien wat de stand is.

De kern is een editie met een vaste einddatum waaraan artikelen hangen, elk met een eigen status en een eigen keten van deadlines.

• Edities met een drukdatum, waarvan de overige deadlines worden teruggerekend.
• Artikelen met een auteur, een rubriek, een geplande omvang en een status.
• Statusovergangen die de keten volgen: toegezegd, kopij binnen, geredigeerd, beeld compleet, opgemaakt, akkoord.
• Zicht op wat er per rol openstaat, zodat een eindredacteur ziet wat er op zijn bureau ligt.
• Signalering wanneer een artikel zijn deadline mist en wat dat verderop in de keten raakt.
• Ruimte voor de pagina-indeling: hoeveel pagina's zijn gevuld en waar zit een gat.

Dit is het onderdeel waarop een generieke takenlijst tekortschiet. In een takenlijst zet iemand per artikel een datum, en die datum staat los van de rest. Bij een editie hoort het andersom: u zet de drukdatum vast en het systeem rekent terug hoeveel dagen opmaak, beeld en redactie nodig hebben, en komt zo uit op de datum waarop kopij binnen moet zijn.

Het voordeel zit in wat er gebeurt als iets schuift. Levert een auteur twee dagen te laat, dan is meteen zichtbaar of dat binnen de marge past of dat het de opmaak in het gedrang brengt. Dat is een ander gesprek dan achteraf constateren dat het weekend eraan is gegaan.

Doorlooptijden verschillen per rubriek: een kort nieuwsbericht heeft minder redactietijd nodig dan een achtergrondverhaal met beeldresearch. Die tijden horen instelbaar te zijn per rubriek, niet als één getal voor de hele editie.

Een groot deel van de kopij komt van freelancers die u niet kunt aansturen zoals een collega. Zij hebben geen account in uw interne systemen en willen er ook geen. Wat wel werkt is een eenvoudige plek waar zij zien wat er van hen wordt verwacht en wanneer, en waar zij hun tekst kunnen aanleveren.

Daaraan hangt de zakelijke kant: wat is er afgesproken over omvang en vergoeding, en is het stuk geaccepteerd. Wie dat in dezelfde omgeving bijhoudt, hoeft aan het einde van de maand geen facturen te vergelijken met een planning die inmiddels drie keer is gewijzigd.

Redactieplanning staat zelden alleen. Aan de ene kant zit het systeem waarin de teksten daadwerkelijk worden geschreven en opgemaakt, aan de andere kant de advertentieverkoop die bepaalt hoeveel redactionele pagina's er overblijven.

Wij koppelen wat koppelbaar is en zorgen dat de planning de bron blijft van wie wat wanneer doet. Welke koppelingen haalbaar zijn hangt af van uw redactiesysteem en uw advertentieadministratie; dat inventariseren we vooraf. Werkt u ook online, dan speelt bovendien dat een artikel twee publicatiemomenten kan hebben met verschillende deadlines.

De grootste valkuil is te fijnmazig plannen. Een keten met twaalf statussen per artikel wordt niet bijgehouden en dan klopt het overzicht niet meer, wat erger is dan geen overzicht. Begin met vier of vijf statussen die iedereen herkent en breid pas uit als daar vraag naar is.

Let ook op wie de planning bijhoudt. Als dat alleen de hoofdredacteur is, verandert er niets ten opzichte van de spreadsheet. Het werkt pas wanneer auteurs en eindredacteuren hun eigen status bijwerken, en dat vraagt dat het in seconden kan.

Drie dingen: het aantal edities dat tegelijk loopt, of freelancers een eigen ingang krijgen, en of er gekoppeld wordt met het redactie- of advertentiesysteem. Een planning voor één titel zonder koppelingen is een overzichtelijk traject; meerdere titels met een auteursportaal en koppelingen is een veelvoud.

Wat in de praktijk het meeste tijd kost, staat in geen functielijst: vastleggen hoe uw redactieproces echt loopt. Bij welke stap iets wordt teruggestuurd, wie akkoord geeft en wat er gebeurt als een artikel doorschuift naar de volgende editie, zijn afspraken die nu impliciet zijn.

1. We lopen één afgeronde editie na en tekenen de keten zoals hij werkelijk liep.
2. We leggen de doorlooptijden per rubriek vast en bepalen de statussen.
3. We bouwen de editieplanning met terugrekenende deadlines, want dat is de kern.
4. Daarna het overzicht per rol, en pas als dat staat een eventueel auteursportaal.
5. We draaien een editie mee en dragen over aan de redactie.

• Redactie- en newsroom-software
• Mediaverkoop-software laten maken
• Alle software op maat