Polisadministratie-software laten maken (schadeverzekeringen)

Polisadministratie is de ruggengraat van een schadeverzekeringsbedrijf: hier leven de polissen, de dekkingen, de premies en de mutaties. Voor een gevolmachtigd agent komt daar de administratie namens een of meer verzekeraars bij; voor een nichespeler met een eigen product komt er de vrijheid bij om dekkingen te voeren die geen standaardpakket kent, van drone-verzekeringen tot evenementenpolissen.

Juist die twee groepen hebben het meest aan maatwerk. Grote verzekeraars hebben hun eigen kernsystemen; wie daartussen opereert, heeft software nodig die de eigen producten, acceptatieregels en afspraken met verzekeraars exact volgt, zonder jarenlange implementatie van een pakket dat op tachtig procent blijft steken.

De polislevenscyclus is de rode draad; daaromheen zitten geld, schade en documenten:

• De volledige levenscyclus per polis: offerte, acceptatie, afgifte, mutaties tussentijds, prolongatie op de vervaldatum en royement, met een sluitende historie van elke wijziging.
• Premieberekening per product en dekking, met toeslagen, kortingen en assurantiebelasting correct verwerkt.
• Premie-incasso en boekingen: incassoruns, rekening-courant met tussenpersonen of verzekeraars, en aansluiting op de boekhouding.
• Schadedossiers gekoppeld aan de polis, zodat dekking, eigen risico en schadeverloop per relatie direct zichtbaar zijn.
• Documenten genereren: polisbladen, prolongatie-aanhangsels, royementsbevestigingen en offertes vanuit sjablonen.
• Rapportage per verzekeraar en per portefeuille: productie, schadelast en verval, in het formaat dat uw volmachtgever vraagt.

Een gevolmachtigd agent accepteert en administreert polissen namens een verzekeraar en heeft daarvoor een vergunning onder de Wet op het financieel toezicht; de AFM houdt toezicht op die vergunning en op de bedrijfsvoering. Dat maakt de administratie geen interne aangelegenheid: de verzekeraar wil periodiek weten wat er in de portefeuille gebeurt, van productie en mutaties tot schadelast en premie-afdracht.

De software hoort die rapportage aan volmachtgevers als vast onderdeel te ondersteunen, met aansluiting op de datastandaarden die in de Nederlandse volmachtmarkt gangbaar zijn, zodat uitwisseling met verzekeraars en serviceproviders geen handwerk is. Een sluitende audittrail per polis en per boeking is daarbij geen luxe maar een voorwaarde: bij een portefeuille-audit moet elke stand herleidbaar zijn.

Polisadministratie staat midden in een keten. Gangbare koppelingen zijn de betaalkant (SEPA-incasso via uw bank of betaalprovider), de boekhouding voor grootboek en rekening-courant, e-mail en post voor polisdocumenten, en een mijn-omgeving waarin klanten hun polissen, groene kaarten en facturen zelf inzien. Voor sommige producten komt daar een vergelijker- of aanvraagstraat-koppeling bij.

Omdat polisdossiers persoonsgegevens en soms gezondheids- of strafrechtelijke gegevens raken (denk aan acceptatievragen en fraude-indicatoren), gelden de AVG en de gedragsregels van de branche onverkort: toegang per rol, logging van inzage en een helder bewaarbeleid horen in het ontwerp, niet in een latere fase.

Prolongatie is het piekmoment: op de vervaldatum moet een groot deel van de portefeuille correct verlengen, met de juiste premies, aanhangsels en incasso-opdrachten. Fouten daar raken direct klanten en verzekeraars. Test de prolongatierun daarom met uw echte portefeuillegegevens voordat het systeem live gaat.

De tweede horde is migratie. Uw bestaande portefeuille zit in een oud pakket of in spreadsheets, en die data is zelden schoon. Reken op een aparte migratiestap met controle-overzichten, waarin oude en nieuwe standen per polis naast elkaar staan totdat de tellingen sluiten.

Bepalend zijn het aantal producten en branches en de complexiteit van hun premie- en acceptatieregels, of u als gevolmachtigde voor meerdere verzekeraars rapporteert, de omvang van de migratie uit uw huidige systeem, en de koppelingen met betalen, boekhouding en klantomgeving. Een portefeuille met een enkel nicheproduct is overzichtelijker dan een brede volmacht met tien branches. We beginnen bij het product waar de pijn het grootst is.

We brengen eerst uw producten, acceptatieregels en volmachtafspraken in kaart en bepalen wat er uit het huidige systeem mee moet. Daarna bouwen we het polisdossier met de levenscyclus en premieberekening, gevolgd door incasso, boekingen en documentgeneratie. Vervolgens komen de schadekoppeling, de rapportage naar verzekeraars en de migratie van de bestaande portefeuille. Elke stap wordt met uw eigen cijfers gecontroleerd voordat de volgende begint.

• Acceptatie- en tarifering-software
• Verzekeringsplatform laten maken
• Alle software op maat