Lesrooster- en trainerplanning-app laten maken

Bij groepslessen lopen twee planningen door elkaar. Aan de ene kant de deelnemers: inschrijven, afmelden, wachtlijst, en of hun abonnement deze les dekt. Aan de andere kant de trainers: wie is bevoegd voor welke les, wie is beschikbaar, en wie vervangt er bij ziekte. Standaardpakketten doen meestal één van die twee goed.

Het knelpunt zit op het snijvlak. Een les zonder trainer moet niet open blijven staan voor inschrijving. Een trainer die uitvalt, moet niet stilzwijgend van het rooster verdwijnen terwijl er twintig mensen zijn ingeschreven. En een zaal die wordt verbouwd, haalt in één klap een week aan lessen onderuit. Die samenhang is precies wat maatwerk hier oplost.

• Een terugkerend rooster opbouwen met lessen, zalen, tijden en capaciteit per les.
• Trainers koppelen aan lessen waarvoor zij bevoegd zijn, met hun beschikbaarheid.
• Deelnemers laten inschrijven en afmelden, met een wachtlijst die automatisch doorschuift.
• Controleren of het abonnement of de strippenkaart van de deelnemer deze les dekt.
• Uitval en vervanging afhandelen, met bericht aan de ingeschreven deelnemers.
• Presentie registreren, zodat verbruik en no-shows zichtbaar worden.

De twee dingen die het meeste effect hebben op uw bezetting zijn de wachtlijst en de afmeldregel. Een wachtlijst die pas doorschuift als iemand handmatig kijkt, is geen wachtlijst. En als afmelden tot vijf minuten voor aanvang gratis kan, is een volle les alsnog half leeg.

Wij bouwen die twee als instelbare regels. De wachtlijst schuift automatisch door zodra er een plek vrijkomt, met een bericht en een termijn waarbinnen de volgende moet bevestigen. De afmeldtermijn en wat er gebeurt bij te laat afmelden, bepaalt u zelf: een les van de strippenkaart af, een waarschuwing, of niets. Dat is beleid en geen techniek, maar het systeem moet het kunnen.

Presentie registreren maakt beide zichtbaar. Zonder die registratie weet u wel wie zich inschreef maar niet wie er kwam, en dat is het getal waar uw roosterbeslissingen op zouden moeten rusten.

In de praktijk koppelt dit aan uw ledenadministratie voor de abonnementen, aan uw betaalprovider voor losse lessen en strippenkaarten, en aan de agenda van uw trainers. Draait er al een ledensysteem, dan is dat de bron voor wie er mag inschrijven; een tweede ledenbestand loopt gegarandeerd uit de pas.

Voor deelnemers werkt inschrijven op de telefoon het beste, met een overzicht van wat er vandaag draait en wat er nog vrij is. Trainers hebben iets anders nodig: hun eigen rooster, de deelnemerslijst en de mogelijkheid om presentie af te tekenen. Dat zijn twee verschillende schermen op dezelfde gegevens.

Let op de terugkerende structuur. Een rooster dat elke week hetzelfde is, is eenvoudig; een rooster met vakantieweken, feestdagen, blokken van acht weken en incidentele workshops is dat niet. Hoe u met die uitzonderingen omgaat, bepaalt de helft van het bouwwerk en hoort vooraf besproken te worden.

Denk ook na over wie het rooster mag wijzigen. Als elke trainer zijn eigen les kan verzetten, ontstaat er ruis in de zaalplanning. Meestal werkt het beter als trainers hun beschikbaarheid doorgeven en één persoon het rooster vaststelt.

Het aantal locaties, of er meerdere abonnementsvormen zijn met eigen regels, en of betalen onderdeel wordt van het systeem. Eén locatie met een vast rooster en een bestaande ledenadministratie is een overzichtelijk traject. Meerdere vestigingen met wisselende roosters, strippenkaarten en losse verkoop is een veelvoud.

De post die het vaakst wordt onderschat is de afhandeling van uitzonderingen: feestdagen, vakantieroosters, een trainer die twee lessen tegelijk zou moeten geven. Dat zijn de gevallen die in de praktijk elke week voorkomen en die in een eerste functielijst nooit staan.

1. We brengen uw rooster in kaart, inclusief de uitzonderingen die er elke week zijn.
2. We leggen de regels vast: capaciteit, wachtlijst, afmeldtermijn en bevoegdheden.
3. We bouwen het rooster met inschrijving, want daar zit het meeste dagelijkse gebruik.
4. Daarna de trainerkant met beschikbaarheid, vervanging en presentie.
5. We koppelen aan uw ledenadministratie en dragen over aan de mensen die het beheren.

• Sportclub-software laten maken
• Dienstroosterapps: de volledige gids
• Ledenadministratie: de volledige gids