Prijsverhoging in uw softwarecontract

De eerste is indexatie: de prijs volgt een gepubliceerd cijfer, meestal een prijsindex. Dat is navolgbaar en zelden een verrassing.

De tweede is een verhoging naar redelijkheid, waarbij de leverancier zelf bepaalt wat redelijk is en u een opzegrecht krijgt als u het er niet mee eens bent. Dat klinkt schappelijk maar betekent in de praktijk: meebewegen of verhuizen.

De derde is een verhoging door herindeling: het pakket verandert van naam, functies verschuiven naar een duurder abonnement en de prijs stijgt zonder dat er formeel een verhoging is doorgevoerd.

Wat deze drie gemeen hebben, is dat ze bij het tekenen nauwelijks aandacht krijgen en na een paar jaar het grootste deel van uw kostenstijging verklaren. Een indexering van een paar procent per jaar lijkt klein en verdubbelt uw kosten in een jaar of twintig; een tariefwijziging bij verlenging kan dat in één keer doen.

Reken bij elk softwarecontract vanaf het begin met een jaarlijkse stijging, ook als er dat jaar niets is aangekondigd. Wie dat niet doet, wordt elk jaar verrast door een post die structureel is en die zich over de looptijd van een contract flink opstapelt.

Maak daarnaast één overzicht van al uw softwarecontracten met de verlengingsdatum, de opzegtermijn en de indexeringsclausule erin. De meeste organisaties hebben dat niet en missen daardoor het moment waarop ze iets kunnen. Een contract dat stilzwijgend verlengt terwijl u het wilde heroverwegen, is de duurste vorm van vergeten.

Zet in dat overzicht ook per contract wat het systeem voor u doet en hoe kritiek het is. Bij de volgende verhoging kunt u dan binnen een dag beoordelen of dit een gesprek waard is of dat u beter uw energie ergens anders in steekt.

• Koppel de verhoging aan een gepubliceerde index en benoem welke, met de peildatum.
• Spreek een bovengrens af, ook als de index hoger uitvalt.
• Leg vast dat een verhoging minimaal een aantal maanden van tevoren wordt aangekondigd, zodat u tijd heeft om te reageren.
• Neem op dat een wijziging van pakketindeling niet geldt als prijswijziging maar als contractwijziging, waarvoor u moet instemmen.
• Regel wat er gebeurt als u niet instemt: opzeggen zonder boete en met medewerking aan de overgang.

De eerste is de index zelf: welke index, wie stelt die vast, en per wanneer wordt hij toegepast. Een verwijzing naar een openbaar gepubliceerd cijfer is controleerbaar; 'marktconforme aanpassing' is dat niet.

De tweede is een maximum. Ook als u een index accepteert, kunt u afspreken dat de verhoging in enig jaar een bepaald percentage niet overschrijdt. Dat beschermt u tegen uitschieters zonder dat u de indexering ter discussie stelt.

De derde is de aankondigingstermijn. Een verhoging die u drie maanden van tevoren hoort, kunt u nog meenemen in uw begroting en desnoods aangrijpen om te heronderhandelen. Een verhoging die met de factuur meekomt, kunt u alleen betalen.

De vierde is een opzegrecht bij een verhoging boven een bepaald percentage. Dat is de clausule die u het meeste onderhandelingsruimte geeft, juist omdat u hem zelden gebruikt: het bestaan ervan houdt de verhoging redelijk.

Een leverancier kan verhogen omdat overstappen u meer kost dan de verhoging. Die drempel bestaat uit uw gegevens, uw koppelingen en de gewenning van uw mensen.

Als u die drempel verlaagt, verliest de verhoging haar vanzelfsprekendheid. Zorg dat u uw gegevens er in een bruikbaar formaat uit krijgt, dat uw koppelingen gedocumenteerd zijn en dat niet één persoon de enige is die weet hoe het is ingericht.

Een leverancier die weet dat overstappen u een jaar en veel geld kost, heeft weinig reden om terughoudend te zijn. Alles wat die drempel verlaagt, verbetert uw positie, ook als u nooit van plan bent te vertrekken.

Het meest effectief is dataportabiliteit: het recht om uw gegevens in een bruikbaar formaat te krijgen, en de mogelijkheid om dat vooraf te testen. Doe die test één keer, bewaar het resultaat en weet wat u heeft. Dat verandert het gesprek meer dan welke clausule ook.

Daarnaast helpt het om afhankelijkheid van maatwerk te beperken. Elke aanpassing die specifiek voor u is gebouwd, is een aanpassing die u bij een overstap opnieuw moet laten bouwen. Dat is soms de moeite waard en het is altijd een keuze die u bewust wilt maken.

Reageer in elk geval, ook als u de verhoging accepteert. Een leverancier die nooit iets terughoort, gaat ervan uit dat er ruimte is. Een korte, zakelijke reactie waarin u om onderbouwing vraagt, kost u tien minuten en verandert de verwachting voor volgend jaar.

Let daarbij op de termijn waarbinnen u kunt reageren of opzeggen. Die staat vaak in dezelfde brief, in kleinere letters, en is regelmatig korter dan u denkt.

• Zoek op waar de verhoging in het contract op is gebaseerd en of de aankondigingstermijn is gehaald.
• Vraag om een onderbouwing. Die hoeft niet te worden gegeven, maar het antwoord zegt iets.
• Vraag wat er tegenover staat: nieuwe functies, meer opslag, betere ondersteuning. Zo niet, benoem dat.
• Onderhandel over de looptijd in plaats van over het percentage. Een langere verlenging tegen de oude prijs is voor beide partijen vaak aantrekkelijker.

Begin met de vraag waarop de verhoging is gebaseerd en vraag om de onderbouwing. Niet als verwijt, maar omdat het antwoord uw ruimte bepaalt. Een verhoging op basis van een gepubliceerde index is moeilijk te bestrijden; een verhoging omdat 'de kosten zijn gestegen' is een openingsbod.

Kom vervolgens met iets dat u wel kunt bieden in ruil voor matiging. Een langere contractduur, een referentie, of een uitbreiding die toch op uw lijst stond. Dat is aantoonbaar effectiever dan alleen bezwaar maken, omdat de accountmanager tegenover u ook iets moet kunnen laten zien.

En leg de uitkomst schriftelijk vast, ook als het gesprek prettig verliep. Een toezegging dat er dit jaar geen tweede verhoging komt, is over acht maanden alleen bruikbaar als hij ergens staat.

• Als licentievoorwaarden veranderen
• Het onderhoudscontract
• Van softwarebureau wisselen

Wilt u eerst weten of het idee werkt voordat u groot investeert? Bij OneDayBuild laat u in één dag een werkend prototype bouwen.