Overstappen van clouddienst wordt goedkoper

De Europese datawet regelt onder meer het wisselen tussen dataverwerkingsdiensten: cloud, hosting, opslag en alles wat daarop lijkt. De kern is een verbod op obstakels. Een aanbieder mag geen drempels opwerpen — commercieel, technisch, contractueel of organisatorisch — die overstappen naar een andere aanbieder bemoeilijken.

Dat is breder dan het klinkt. Het gaat niet alleen over de rekening voor het exporteren van gegevens, maar ook over contracten die u onnodig lang vasthouden, exportformaten die alleen de aanbieder zelf kan lezen, en processen die maanden duren omdat er niemand beschikbaar is.

Het doel is om leveranciersafhankelijkheid te beperken. U moet uw gegevens eruit kunnen halen in een bruikbare vorm, binnen een redelijke termijn, en u moet ook naar meerdere aanbieders tegelijk kunnen of terug naar eigen apparatuur.

• De regels over het wisselen van dienst gelden sinds september 2025.
• Er loopt een overgangsperiode tot januari 2027 waarin aanbieders hun overstapkosten geleidelijk afbouwen.
• Vanaf september 2027 mogen er helemaal geen kosten meer worden gerekend voor het overstappen.
• Voor verbonden producten geldt vanaf september 2026 een ontwerpverplichting: ze moeten zo worden gemaakt dat de gegevens die ze produceren toegankelijk zijn.

De wet haalt de drempels weg; ze doet uw migratie niet. Wat u terugkrijgt zijn gegevens, geen draaiende dienst. Het opnieuw inrichten van alles wat de aanbieder onzichtbaar voor u deed, blijft uw werk en uw kosten.

Ook de vorm waarin u de gegevens krijgt, is niet tot in detail voorgeschreven. Er staat dat het bruikbaar moet zijn, en over wat bruikbaar betekent kan discussie ontstaan. Een export in een gangbaar formaat voldoet; een export die technisch klopt maar door geen enkel ander systeem is in te lezen, is een gesprek waard.

En de wet beschermt u tegen een aanbieder die u wil vasthouden, niet tegen een aanbieder die er ineens niet meer is. Continuïteit blijft een aparte vraag, met een apart antwoord in uw contract.

De belangrijkste verandering is niet dat u gaat overstappen, maar dat uw aanbieder weet dat u het kunt. Een leverancier die ervan uitging dat vertrekken u een jaar en veel geld zou kosten, heeft minder ruimte om na drie jaar fors te verhogen.

Dat werkt alleen als u het ook aantoonbaar kunt. Een export die u nog nooit heeft geprobeerd, is geen onderhandelingspositie maar een aanname. Wie één keer heeft getest wat eruit komt en hoe lang het duurt, voert een ander gesprek.

Neem die test daarom op in uw jaarlijkse ritme, samen met het terugzetten van uw back-up. Het kost een dagdeel, u heeft de uitkomst toch nodig, en het verandert de toon bij de eerstvolgende prijsverhoging.

U hoeft niet te wachten tot alle bepalingen zijn ingegaan om er iets aan te hebben. Bij de eerstvolgende verlenging kunt u vragen hoe uw aanbieder zich verhoudt tot deze regels: wat rekent u nu, hoe bouwt u dat af, en wat legt u daarover vast in ons contract?

Dat gesprek levert meestal meer op dan de discussie over de prijs zelf. Een aanbieder die hier goed op antwoordt, laat zien dat hij zijn zaken op orde heeft. Een aanbieder die er vaag over doet, geeft u informatie die u anders pas over drie jaar had gekregen.

Neem de uitkomst schriftelijk op, ook als het antwoord u bevalt. Toezeggingen in een gesprek zijn over twee jaar en drie accountmanagers verder niet meer terug te vinden.

• In welk formaat krijgen wij onze gegevens, en kunnen wij dat vooraf testen?
• Binnen hoeveel dagen na een opzegging is de export beschikbaar?
• Welke onderdelen van onze omgeving zijn specifiek voor uw platform en niet mee te nemen?
• Wat rekent u vandaag voor een overstap, en hoe bouwt u dat af richting september 2027?
• Blijft u na opzegging nog een periode leveren zodat wij de overgang kunnen maken, en tegen welk tarief?

De gegevens zelf zijn zelden het probleem. Wat tijd kost is alles wat de dienst onzichtbaar voor u deed: gebruikersbeheer, wachtwoordherstel, bestandsopslag, e-mailverkeer, achtergrondtaken, bewaking. Dat is per onderdeel een paar dagen en het zijn er vaak zeven of acht.

Daarna komt het testen, en dat is het deel dat wordt onderschat. U weet pas dat de overstap geslaagd is als de dingen die zelden gebeuren ook werken: een wachtwoord vergeten, een document van vorig jaar openen, een factuur die 's nachts wordt aangemaakt.

Reken daarnaast op een moment waarop gebruikers merken dat er iets verandert. Wachtwoorden zijn vaak niet mee te verhuizen, omdat ze versleuteld zijn opgeslagen op een manier die de nieuwe partij niet kan lezen. Dat is geen storing maar het vraagt wel om communicatie vooraf.

Naast het technische werk zit er een kant die op geen enkele begroting staat: de tijd van uw eigen mensen. Iemand moet beslissen, iemand moet testen, iemand moet de vragen van collega's beantwoorden in de weken erna.

Reken erop dat de periode rond de overstap productiviteit kost, ook als er technisch niets misgaat. Mensen zoeken hun weg opnieuw, en dingen die iedereen blindelings deed, moeten even worden opgezocht.

Dat is geen argument om niet over te stappen. Het is een argument om het niet in uw drukste kwartaal te doen, en om de mensen die het gaan merken vooraf te betrekken in plaats van achteraf te informeren.

• Uw kosten stijgen structureel sneller dan uw gebruik.
• U loopt tegen een grens aan die de aanbieder niet kan of wil oprekken.
• Uw klanten stellen eisen — over locatie van gegevens, certificering of beschikbaarheid — waar de aanbieder niet aan voldoet.
• De aanbieder is overgenomen en de voorwaarden of de dienstverlening veranderen merkbaar.
• Niet: omdat een andere aanbieder nieuwer oogt, of omdat een probleem dat u nu heeft daar toevallig ook zou bestaan.

Neem de rechten die de wet u geeft expliciet op, ook al gelden ze sowieso. Dat scheelt een discussie over interpretatie op het moment dat u ze nodig heeft, en het maakt zichtbaar of uw aanbieder ze kent.

Voeg toe dat u het exportformaat vooraf mag testen, en dat u het recht heeft om na opzegging nog een afgesproken periode door te leveren tegen een vastgelegd tarief. Die twee samen zijn wat een overstap in de praktijk uitvoerbaar maakt.

En leg vast wie wat doet bij een migratie. Niet omdat u van plan bent te vertrekken, maar omdat een afspraak die u maakt terwijl de relatie goed is, aanzienlijk redelijker uitpakt dan een afspraak die u maakt op het moment dat u weg wilt.

• Van softwarebureau wisselen
• Broncode-escrow: zin of onzin?
• Soevereine cloud of niet

Wilt u eerst weten of het idee werkt voordat u groot investeert? Bij OneDayBuild laat u in één dag een werkend prototype bouwen.