Evenementenbeurs-software laten maken

Een beurs of exhibition wijkt af van een gewoon evenement doordat exposanten een centrale rol spelen naast bezoekers: zij huren standruimte, hebben eigen wensen voor locatie en voorzieningen, en willen na afloop weten welke bezoekers interesse toonden. Dat vraagt om standindeling die overzichtelijk blijft bij tientallen tot honderden stands, exposantenbeheer met contracten en voorzieningen per stand, en een manier voor exposanten om leads te verzamelen zonder visitekaartjes te hoeven natypen.

Zonder een gekoppeld systeem ontstaat al snel een lappendeken van een plattegrond in een tekenprogramma, exposantcontracten in losse documenten, en badges of leadscanning via een los apparaat van de locatie of een externe leverancier.

Interactieve standindeling

Een digitale plattegrond waarop standruimte wordt toegewezen, met zicht op beschikbaarheid en beperkingen zoals stroomvoorzieningen.

Exposantenbeheer

Contracten, facturatie en specifieke wensen per exposant overzichtelijk bijhouden, van aanmelding tot afbouw.

Bezoekersregistratie en badges

Vooraf of ter plekke registreren van bezoekers, met een badge die meteen bruikbaar is voor toegang en leadscanning.

Leadscanning voor exposanten

Exposanten kunnen badges van bezoekers scannen en direct vastleggen met welke interesse of vervolgactie dat gepaard ging.

Sessie- en sprekersplanning

Tijdschema van lezingen of demo's naast de standindeling, zodat bezoekers hun bezoek kunnen plannen.

Rapportage na afloop

Overzicht van bezoekersaantallen, drukte per zone en verzamelde leads per exposant, bruikbaar voor evaluatie en verkoop van een volgende editie.

Bezoekersregistratie en leadscanning betekenen dat er persoonsgegevens van bezoekers worden verwerkt, vaak inclusief contactgegevens die direct aan een exposant worden doorgegeven. Zorg dat bezoekers vooraf duidelijk is welke gegevens worden gedeeld met welke exposant en waarvoor, en bouw in dat een bezoeker een badge kan laten scannen zonder dat dit verplicht is om het evenement te kunnen bezoeken. Verkoopt u ook toegangskaarten, dan raakt dat aan hetzelfde soort regels als bij reguliere ticketverkoop.

Een koppeling tussen standindeling en exposantenbeheer voorkomt dat een stand dubbel wordt verhuurd of dat wijzigingen in de plattegrond niet doorkomen bij de betrokken exposant. Voor leadscanning is een koppeling met het CRM-systeem van exposanten waardevol, zodat verzamelde contacten direct in hun eigen systeem terechtkomen in plaats van in een los exportbestand dat na de beurs nog verwerkt moet worden.

Een veelgemaakte misser is de standindeling en de exposantcommunicatie los van elkaar organiseren, waardoor wijzigingen niet synchroon lopen. Denk ook aan de dag van de beurs zelf: badges en leadscanning moeten ook werken bij een slechte internetverbinding op de locatie, dus een vorm van offline-werking of latere synchronisatie is geen overbodige luxe.

De belangrijkste factoren zijn het aantal stands en exposanten, of bezoekersregistratie en leadscanning nodig zijn naast standindeling, en de mate van koppeling met exposant-CRM-systemen. Een eenvoudige digitale plattegrond voor een kleine beurs is aanzienlijk beperkter dan een platform dat standindeling, badges, leadscanning en sessieplanning voor een grote meerdaagse exhibition combineert.

1. We brengen uw beurs en proces in kaart

   Aantal stands, aantal exposanten en bezoekers, en welk deel nu al digitaal loopt en welk deel nog los staat.

2. Kleinste werkende versie eerst

   We bouwen eerst de standindeling en exposantenbeheer, de basis waar de rest op voortbouwt.

3. Bewezen bouwstenen waar het kan

   Inloggen, rechten en meldingen hoeven niet opnieuw uitgevonden te worden. Maatwerk zit in uw specifieke beursopzet.

4. Testen met organisatie en exposanten

   Zij wijzen aan wat in de praktijk ontbreekt, ruim voor de eerstvolgende beurs.

5. Doorbouwen op bewijs

   Leadscanning, sessieplanning of uitgebreidere rapportage voegt u toe zodra de basis zijn waarde heeft bewezen.

• Kaartverkoop-software
• Gids: evenementen-app
• Alle app-gidsen